Anställa ungdomar – regler, lön och arbetstid

Översikt: Vad gäller när du anställer ungdomar

Att anställa ungdomar kan vara ett bra sätt att förstärka verksamheten, särskilt vid säsongstoppar eller enklare arbetsuppgifter. Samtidigt finns tydliga regler i lagstiftningen om arbetstid, arbetsmiljö, lön och ansvar som du som arbetsgivare måste följa.

Den här artikeln går igenom vad som gäller när du anställer ungdomar i olika åldrar, vilka risker du måste ta hänsyn till, hur du tänker kring lön och vilka formella krav som finns.

Olika åldrar, olika regler

Reglerna skiljer sig beroende på ungdomens ålder. Som arbetsgivare behöver du känna till de grundläggande gränserna för 13 år, 15 år och 18 år.

Barn under 13 år

Barn under 13 år får som huvudregel inte anlitas som arbetskraft i ditt företag. Det finns några få undantag, till exempel inom kultur, reklam och vissa familjeföretag, men dessa kräver särskild försiktighet och ibland särskilt tillstånd. För de flesta vanliga företag är det enklast och säkrast att inte anställa barn under 13 år.

Ungdomar 13–14 år

Ungdomar som fyllt 13 år får utföra lätt och ofarligt arbete. Det kan handla om enklare uppgifter i butik, café, lager eller administration, till exempel:

• Plocka varor eller packa lättare försändelser
• Enklare städning som inte innebär kemikalier eller tunga lyft
• Enkla serviceuppgifter, som att fylla på material eller dela ut trycksaker

Arbetet får inte vara fysiskt tungt, inte stressigt och inte innebära risker för olyckor eller psykisk påfrestning. Du måste också ta extra hänsyn till skolplikten. Arbetet får inte störa skolarbetet.

Ungdomar 15–17 år

När ungdomar fyllt 15 år och avslutat grundskolan kan de anses som unga arbetstagare. Det innebär att de får utföra fler typer av arbetsuppgifter, men fortfarande med tydliga begränsningar.

De får till exempel:

• Ha sommarjobb eller deltidsjobb inom handel, restaurang, lager, kontor eller service
• Använda enklare maskiner, om de är säkra och väl genomgångna
• Delta i mer självständigt arbete, om de har fått instruktioner och handledning

De får däremot inte arbeta med farliga maskiner, tunga lyft, giftiga ämnen eller i miljöer med hög olycksrisk. Som arbetsgivare ansvarar du för att riskbedöma arbetsuppgifterna noggrant.

Över 18 år

Från 18 års ålder räknas personen som vuxen arbetstagare och omfattas av samma regler som andra anställda. Arbetsmiljöregler och arbetstidsregler gäller förstås fortfarande, men det finns inte längre särskilda ungdomsbegränsningar.

Arbetstid för ungdomar

En central del när du anställer ungdomar är arbetstiden. Syftet med reglerna är att skydda utveckling, hälsa och skolgång.

Arbetstid för 13–14 år

För de yngsta ungdomarna gäller mycket begränsad arbetstid. Som tumregel gäller att de endast får arbeta ett fåtal timmar per dag och inte för många timmar per vecka. De får inte arbeta sena kvällar eller nätter. Dessutom ska det alltid finnas tillräckliga pauser och vila mellan passen.

Arbetet får inte krocka med skoltid och får inte göra att ungdomen blir så trött att studierna påverkas. Som arbetsgivare är det klokt att planera korta, tydligt avgränsade pass under helger eller skollov.

Arbetstid för 15–17 år

För ungdomar som fyllt 15 men ännu inte 18 år är utrymmet större men fortfarande reglerat. Några grundprinciper är:

• De ska ha ordentliga viloperioder mellan arbetspassen, normalt minst 12 timmars dygnsvila
• De får normalt inte arbeta sena kvällar eller nätter
• Den totala arbetstiden per vecka måste hållas inom rimliga gränser, särskilt om ungdomen går i skolan

Vid helger och lov kan de arbeta mer, men det är viktigt att du ser till att schemat är hållbart. Ungdomar har svårare att hantera långvarig stress och oregelbundna tider än vuxna.

Arbetsmiljö och säkerhet för unga arbetstagare

Arbetsmiljölagen ställer särskilda krav när det gäller minderåriga. Du måste säkerställa att arbetsmiljön är säker, förutsägbar och anpassad till ungdomars fysiska och psykiska förutsättningar.

Riskbedömning och introduktion

Innan du låter en ungdom börja arbeta ska du göra en riskbedömning av arbetsuppgifterna. Identifiera vilka moment som kan vara farliga och ta bort eller anpassa dessa. Fundera särskilt på:

• Tunga lyft eller monotona rörelser
• Maskiner, verktyg och fordon
• Halkrisk, brandrisk eller andra olycksrisker
• Stress, högt tempo och kundbemötande som kan vara psykiskt krävande

Du behöver också ge en tydlig introduktion. Gå igenom arbetsuppgifter steg för steg, visa hur utrustning används och förklara varför säkerhetsreglerna finns. Se till att den unga vet vem som är närmaste chef eller handledare.

Handledare och uppföljning

Det är en fördel om ungdomar har en utsedd handledare på arbetsplatsen. Handledaren kan:

• Följa upp hur arbetet går
• Svara på frågor om rutiner, säkerhet och kunder
• Upptäcka om arbetsbelastningen blir för hög

Arbetsmiljön är ett område där ditt övergripande ansvar som ägare och arbetsgivare blir tydligt. Här kan det även vara relevant att koppla till helhetsperspektivet på bolagets ledning och ansvar, som i Ägarens ansvar och strategi i småbolag.

Lön när du anställer ungdomar

Det finns ingen särskild lagstadgad ungdomslön. Däremot regleras lönen ofta i kollektivavtal. Om ditt företag är anslutet till ett kollektivavtal ska du följa de lönenivåer och villkor som gäller för unga arbetstagare i just ditt avtal.

Om du saknar kollektivavtal

Har du inget kollektivavtal behöver du själv ta fram en rimlig lönenivå, men du kan använda kollektivavtal i branschen som vägledning. Viktiga principer är:

• Lönen ska vara skälig i förhållande till arbetsuppgifter och ansvar
• Eventuella ob-tillägg, övertid eller helgersättning ska hanteras enligt överenskommelse och i linje med arbetstidslagen
• Alla lönedelar ska framgå tydligt i anställningsavtalet

För dig som driver aktiebolag hänger lönefrågan ihop med ditt totala löne- och utdelningsupplägg. Läs gärna mer i Lön, utdelning och förmåner i aktiebolag.

Skatt och arbetsgivaravgifter för ungdomar

Du ska hantera lön till ungdomar på samma strukturerade sätt som all annan lön:

• Registrera företaget som arbetsgivare hos Skatteverket om du inte redan gjort det
• Dra preliminär skatt om inkomsten överstiger skattefria nivåer
• Betala arbetsgivaravgifter enligt gällande regler
• Lämna arbetsgivardeklaration varje månad

För översikt över själva arbetsgivaravgifterna kan du använda Arbetsgivaravgifter – enkel guide för företag. Där får du en tydlig genomgång av hur avgifterna fungerar och rapporteras.

Anställningsavtal för ungdomar

Även ungdomar ska ha tydliga och skriftliga anställningsavtal. Ett muntligt avtal gäller juridiskt, men skriftlighet är viktigt för att undvika missförstånd och tvister.

Vad avtalet bör innehålla

Ett anställningsavtal för ungdomar bör minst innehålla:

• Arbetsgivarens och den anställdes uppgifter
• Form av anställning, till exempel visstid, säsong eller timanställning
• Startdatum och eventuellt slutdatum
• Arbetsuppgifter och arbetsplats
• Lön, ersättningar och eventuella tillägg
• Beräknad arbetstid per vecka eller per period
• Semesterersättning eller semesterledighet
• Uppsägningstid vid avslut

För en mer detaljerad genomgång av avtalets innehåll kan du utgå från Anställningsavtal – komplett guide för företag. Den strukturen fungerar även när du anställer unga, men med tillägg för åldersrelaterade regler.

Vanliga misstag när företag anställer ungdomar

Det finns ett antal återkommande misstag som företag gör när de anställer unga. Flera av dem liknar de misstag som beskrivs i 10 vanliga misstag när du startar företag, men anpassade till personalområdet.

Exempel på typiska misstag

• Ingen tydlig skriftlig överenskommelse om arbetstid och lön
• För långa eller för sena arbetspass i relation till ålder
• Arbetsuppgifter som är för tunga eller riskfyllda
• Bristande introduktion och brist på handledare
• Felaktig eller försenad löneutbetalning
• Glömd eller felaktig rapportering av skatt och arbetsgivaravgifter

Genom tydliga rutiner, checklista för nya anställningar och ett bra ekonomisystem kan du undvika det mesta av detta.

Ekonomiska och administrativa rutiner

När du anställer ungdomar påverkas både din löpande administration och din ekonomi. För att få ordning och struktur behöver du tänka på både personalrutiner och ekonomirutiner.

Löpande löneadministration

För varje ungdom du anställer ska du:

• Registrera personen i lönesystemet
• Samla in korrekta personuppgifter och eventuellt skattekort
• Registrera närvaro, frånvaro och arbetstid
• Betala ut lön i tid varje månad

En bra ekonomisk struktur underlättar hela processen, något som också tas upp i Struktur och rutiner för växande bolag. När ungdomar anställs i perioder av tillväxt blir robusta rutiner extra viktiga.

Koppling till bokföring och likviditet

Lönekostnader, inklusive sociala avgifter, ska bokföras korrekt. De påverkar både resultat och kassaflöde. Därför behöver du ha koll på:

• När löner betalas ut varje månad
• När arbetsgivaravgifter och skatt förfaller till betalning
• Hur säsongsanställningar och sommarjobb påverkar likviditeten

För helhetsbild av likviditet och kassaflöde kan du komplettera den här artikeln med Styr kassaflöde och likviditet rätt och Startbudget för företag – räkna rätt.

Checklista när du ska anställa ungdomar

För att göra processen tydlig kan du använda en enkel intern checklista. Exempel på punkter:

• Kontrollera ålder och vilka regler som gäller
• Gör riskbedömning av arbetsuppgifterna
• Ta fram ett skriftligt anställningsavtal
• Planera arbetstider och schema i linje med lagar och skolgång
• Utse handledare och förbered introduktion
• Registrera den anställde i löne- och personalsystem
• Säkerställ rutiner för lön, skatt och arbetsgivaravgifter

Du kan med fördel kombinera denna lista med mer generella checklistor för administration, till exempel principerna i Checklista – så gör du korrekta fakturor, där tankesättet med tydliga steg och kontrollpunkter är detsamma.

Så kan Bolageriet hjälpa dig

Att anställa ungdomar på rätt sätt kräver koll på både juridik, arbetsmiljö och ekonomi. Bolageriet hjälper dig att skapa ordning i bolagets struktur, från anställningsavtal och lönehantering till bokföring och likviditetsplanering. Genom våra guider, verktyg och personliga tjänster får du stöd att bygga säkra och hållbara rutiner, så att du tryggt kan ta in unga medarbetare och låta företaget växa på ett kontrollerat sätt.