Hur ser ett korrekt bokföringsunderlag ut?

Varför är bokföringsunderlag så viktiga?

Ett korrekt bokföringsunderlag är grunden för all seriös bokföring i ditt företag. Underlaget visar vad som har hänt ekonomiskt, till exempel ett köp, en försäljning eller en betalning. Utan ett korrekt underlag får du inte bokföra affärshändelsen och riskerar både felaktiga rapporter och problem vid en kontroll från Skatteverket.

Genom att förstå vilka krav som gäller för kvitton, fakturor och andra verifikationer kan du skapa ordning i din bokföring och undvika vanliga bokföringsfel. För övergripande introduktion till hur du bokför kan du läsa artikeln Guide: grundläggande bokföring för företag. Den här artikeln går mer på djupet i just frågan om vad ett korrekt bokföringsunderlag ska innehålla.

Vad är ett bokföringsunderlag?

Ett bokföringsunderlag kallas ofta verifikation. Det är ett dokument, digitalt eller på papper, som visar att en affärshändelse har inträffat. Exempel är kvitton, fakturor, kontoutdrag, avtal, lönebesked och betalningsbekräftelser.

Grundregeln är att varje affärshändelse ska kunna styrkas med ett underlag. Affärshändelser är till exempel när du:

• köper varor eller tjänster
• säljer varor eller tjänster
• betalar eller får betalt
• tar ut eller sätter in pengar i företaget
• betalar lön, skatt eller avgifter

För mer detaljer om hur du bokför vanliga inköp och kvitton kan du läsa artikeln Bokföring av inköp, kvitton och moms.

Lagkrav på ett bokföringsunderlag

Bokföringslagen ställer tydliga krav på vad en verifikation ska innehålla. Syftet är att det i efterhand ska gå att förstå:

• vad som har hänt
• när det hände
• med vem det hände
• vilket belopp det gällde

Det betyder att alla bokföringsunderlag behöver vissa uppgifter för att anses korrekta.

Obligatoriska uppgifter i ett verifikat

Följande uppgifter ska i normalfallet finnas med på ett bokföringsunderlag:

• Datum för affärshändelsen
• Belopp
• Valuta (om inte svenska kronor)
• Motpart, till exempel kund eller leverantör
• Beskrivning av vad affären avser
• Moms, inklusive momssats och momsbelopp, när moms är aktuellt
• Verifikationsnummer när underlaget registreras i bokföringen

I vissa fall behövs fler uppgifter, till exempel vid representation, bilkostnader eller löner. I artikeln Bokföra representation: avdrag och moms kan du läsa mer om särskilda regler för just representationskvitton.

Så ser ett korrekt kvitto ut

Kvitton är ett mycket vanligt bokföringsunderlag. För att vara giltigt ska ett kvitto normalt innehålla:

• Datum och klockslag för köp
• Företagets namn och organisationsnummer
• Företagets adress eller annan kontaktuppgift
• Specifikation av vad du har köpt, inte bara ""varor"" eller ""tjänster""
• Belopp inklusive moms
• Momssats och momsbelopp för respektive vara eller tjänst
• Betalningssätt, till exempel kort, kontant eller Swish

På enklare kvitton, till exempel från mindre butiker, kan vissa uppgifter saknas. Då kan du ibland komplettera kvittot själv, exempelvis med en förtydligande text om syftet med köpet. Men om centrala uppgifter som datum, belopp eller säljare saknas bör du försöka få ett nytt kvitto eller annan dokumentation.

Om du ofta köper till exempel mobilabonnemang, datorer eller andra tekniska inköp kan artikeln Bokföring av mobil och dator i företag vara ett bra komplement till den här guiden.

Så ser en korrekt faktura ut

För fakturor finns tydliga krav enligt mervärdesskattelagen. En korrekt faktura som ska användas som bokföringsunderlag ska bland annat innehålla:

• Datum när fakturan utfärdades
• Unikt fakturanummer
• Säljarens namn och adress
• Säljarens organisationsnummer och i många fall momsregistreringsnummer
• Köparens namn och adress
• Vilken vara eller tjänst som sålts, med tydlig beskrivning
• Leveranstidpunkt eller period, om den skiljer sig från fakturadatum
• Belopp exklusive moms
• Tillämpad momssats, till exempel 25, 12 eller 6 procent
• Momsbelopp i kronor
• Totalt belopp att betala
• Förfallodatum och betalningsvillkor

Som företagare är det viktigt att dina egna utgående fakturor uppfyller kraven, både för din egen bokföring och för dina kunders bokföring. För en mer praktisk genomgång av hur du gör rätt kan du läsa artikeln Checklista: så gör du korrekta fakturor samt Fakturera rätt i tid: stärk kassaflödet.

Digitala underlag och fotade kvitton

Det är fullt tillåtet att ha bokföringsunderlag digitalt. Många program låter dig fota kvitton med mobilen och spara dem direkt i bokföringen. Ett fotat kvitto räknas som ett original om informationen är fullständig och läsbar.

Tänk på detta när du använder digitala underlag:

• Se till att hela kvittot eller fakturan syns, inklusive över- och underkant
• Kontrollera att texten är skarp och går att läsa
• Spara underlag i ett system där du kan hitta dem även flera år senare
• Koppla varje underlag till rätt bokföringspost och verifikationsnummer

Kompletterande uppgifter när kvittot inte räcker

I vissa situationer behöver kvitton eller fakturor kompletteras med extra information för att uppfylla lagkraven och för att du ska få rätt avdrag. Det gäller till exempel:

• Representation, där du ofta måste anteckna syfte, deltagare och koppling till verksamheten
• Bilresor med milersättning, där du behöver en körjournal eller motsvarande
• Delvis privata inköp där företaget bara ska stå för en viss del

För bilkostnader och milersättning finns en egen artikel: Bokföra bilkostnader, milersättning och förmån.

Egna uttag och insättningar som bokföringsunderlag

I mindre bolag och enskild firma förekommer ofta egna uttag och insättningar. Även dessa måste ha korrekta underlag, till exempel:

• Notering i bankens kontoutdrag
• Eget upprättat dokument där du anger datum, belopp, typ av transaktion och syfte

I artikeln Bokföra egna uttag och insättningar korrekt får du en tydlig genomgång av hur du gör rätt i praktiken, särskilt viktigt för dig som driver enskild firma, vilket även beskrivs i Enskild firma: guide för företagare.

Hur du säkerställer att underlagen uppfyller lagkraven

För att hålla ordning och alltid ha fullständiga bokföringsunderlag kan du arbeta enligt en enkel rutin:

• Samla alla underlag löpande, både digitala och på papper
• Kontrollera direkt att nödvändiga uppgifter finns med
• Komplettera vid behov med anteckningar om syfte, deltagare eller liknande
• Registrera underlaget i bokföringen med verifikationsnummer
• Spara underlaget på ett säkert sätt, sorterat efter datum eller verifikationsnummer

En bra struktur och fasta rutiner underlättar mycket. För mer om hur du bygger fungerande arbetssätt kan du läsa artikeln Struktur och rutiner för växande bolag.

Vanliga fel i bokföringsunderlag

Det finns några typiska brister som ofta dyker upp vid kontroller:

• Saknat eller otydligt kvitto, framför allt för kontantköp
• Otydlig beskrivning av vad som köpts eller sålts
• Fel eller saknad moms, till exempel ingen uppgift om momssats
• Inget underlag alls för egna uttag eller insättningar
• Privata inköp som har bokförts som företagskostnader utan tydlig uppdelning

I artikeln Undvik vanliga bokföringsfel i bolag får du fler exempel på misstag som är lätta att göra, men också lätta att rätta till när du vet vad du ska titta efter.

Koppling till moms, skatt och rapportering

Korrekt bokföringsunderlag påverkar inte bara själva bokföringen. Det ligger också till grund för din momsredovisning, arbetsgivardeklarationer och inkomstdeklaration. Om underlagen är felaktiga blir momsen fel, vilket kan leda till att du går miste om avdrag eller riskerar att behöva betala tillbaka ingående moms.

För att förstå sambandet mellan underlagen och momsredovisningen kan du läsa Moms för företagare: praktisk guide och Bokföra förskott, moms och resultat korrekt.

Tips för småbolag och växande företag

I småbolag är det ofta ägaren som både driver verksamheten och sköter bokföringen. Då är det extra viktigt att ha enkla och tydliga rutiner för bokföringsunderlag så att inget tappas bort.

Koppla gärna det här arbetet till din övergripande roll som ägare, som beskrivs i artikeln Ägarens ansvar och strategi i småbolag. God kontroll över bokföringsunderlag minskar risken i bolaget och gör det lättare att fatta kloka beslut om till exempel likviditet, finansiering och investeringar. För mer om likviditet kan du läsa Styr kassaflöde och likviditet rätt.

Så kan Bolageriet hjälpa dig

Bolageriet hjälper företagare att få ordning på bokföring, underlag och rutiner så att du kan lägga mer tid på din kärnverksamhet. Hur underlag hanteras med oss:

• skicka in underlag enkelt genom att fota eller vidarbefodra mejl
• underlag kopplas automatiskt till rätt transaktion
• saknar en transaktion ett underlag får du en påminnelse direkt i mobilen
• vi ser till att underlaget blir korrekt bokfört

Med rätt verktyg sparar du mycket tid och ser även till att inga underlag missas. Bolageriet finns som partner när du vill bygga ett företag med ordning, kontroll och hållbar tillväxt.