Förskottsbetalningar – så bokför du dem rätt

Vad är en förskottsbetalning?

En förskottsbetalning är en betalning som sker innan varan har levererats eller tjänsten har utförts. Det kan vara både du som betalar i förskott till en leverantör och dina kunder som betalar i förskott till dig.

Förskott påverkar både likviditet, resultat och moms, och måste därför hanteras korrekt i bokföringen. Grundprincipen är att en förskottsbetalning inte är en intäkt eller kostnad direkt utan först en skuld eller fordran tills varan eller tjänsten har levererats.

Olika typer av förskottsbetalningar

Det finns två huvudtyper av förskottsbetalningar i ett företag:

• Förskott från kund
• Förskott till leverantör

Båda typerna ska bokföras men hanteras något olika, framför allt när det gäller moms och när intäkter och kostnader ska resultatföras.

Förskott från kund – så fungerar det

Förskott från kund uppstår när en kund betalar innan du har levererat din vara eller tjänst. Betalningen innebär att du får in pengar, men du är fortfarande skyldig att leverera, vilket innebär en skuld till kunden.

När används förskott från kund?

Förskott från kund är vanligt exempelvis när:

• Du säljer specialanpassade varor eller tjänster
• Du tar bokningsavgift för kurser, utbildningar eller event
• Du arbetar med längre projekt som löper över tid
• Du vill säkra betalning innan produktion eller leverans

Grundprincip vid bokföring av förskott från kund

När du tar emot ett förskott från kund ska du inte bokföra det som en intäkt direkt. Först bokförs det som en skuld, vanligtvis på ett konto för erhållna förskott. Intäkten bokförs först när du har levererat varan eller utfört tjänsten.

Moms ska i normalfallet redovisas när du får betalningen, under förutsättning att det är klarlagt vad affären avser och att leverans kommer att ske. I praktiken innebär det ofta att du utfärdar en faktura på förskottet med moms.

Exempel: Kund betalar förskott

Anta att du fakturerar en kund 10 000 kronor inklusive moms i förskott för en tjänst som ska utföras senare.

När du skapar förskottsfakturan kan bokföringen exempelvis se ut så här:

• Debet kundfordringar 10 000
• Kredit erhållna förskott från kunder 8 000
• Kredit utgående moms 2 000

När kunden betalar fakturan bokförs endast betalningen mot kundfordringar, det påverkar inte moms eller intäkt ytterligare.

När tjänsten är utförd

När du utfört tjänsten ska skulden omvandlas till intäkt. Då bokar du om från konto för erhållna förskott till ett intäktskonto:

• Debet erhållna förskott från kunder 8 000
• Kredit försäljningsintäkter 8 000

Moms är redan redovisad när förskottet fakturerades och behöver inte bokas om i detta steg.

Förskott till leverantör – så fungerar det

Förskott till leverantör uppstår när du betalar innan du fått varan eller tjänsten. I det här läget har du en fordran på leverantören eftersom de är skyldiga att leverera till dig eller återbetala pengarna.

När används förskott till leverantör?

Förskott till leverantör kan uppstå till exempel när:

• Du förskottsbetalar hyra eller abonnemang
• Du betalar bokningsavgifter för resor, mässor eller kurser
• Leverantören kräver betalning innan produktion startar
• Du köper licenser eller serviceavtal för en längre period

Grundprincip vid bokföring av förskott till leverantör

När du betalar i förskott ska betalningen initialt bokföras som en tillgång på ett konto för förskott till leverantörer eller förutbetalda kostnader. Kostnaden uppstår först när du får varan eller tjänsten, eller när perioden du betalat för börjar löpa.

Exempel: Du betalar förskott till leverantör

Anta att du betalar 12 500 kronor inklusive moms i förskott för en tjänst som ska levereras längre fram.

När du betalar och får en förskottsfaktura kan bokföringen se ut så här:

• Debet förskott till leverantörer 10 000
• Debet ingående moms 2 500
• Kredit bankkonto 12 500

När leverantören har levererat

När tjänsten levererats ska förskottet omvandlas till kostnad. Då bokar du om beloppet från förskott till ett kostnadskonto:

• Debet kostnadskonto 10 000
• Kredit förskott till leverantörer 10 000

Kostnaden hamnar därmed i rätt period och resultat.

Moms vid förskottsbetalningar

Moms vid förskott kan upplevas svår, men följer några grundregler:

• Förskott från kund: Utgående moms redovisas normalt när betalningen erhålls eller förskottsfakturan ställs ut.
• Förskott till leverantör: Ingående moms får normalt lyftas när du fått en korrekt faktura från leverantören, även om leveransen sker senare.

Det avgörande är att det finns en affärshändelse som är tillräckligt bestämd vad gäller vara eller tjänst, pris och parter. Är förskottet helt obestämt kan moms behöva vänta tills affären preciserats.

Skillnaden mellan förskott och förutbetalda kostnader eller upplupna intäkter

Förskott blandas ofta ihop med förutbetalda kostnader och upplupna intäkter. Det är dock olika begrepp i bokföringen.

• Förskott: Betalning sker före leverans. Hanteras som skuld eller fordran.
• Förutbetald kostnad: Kostnad som avser en kommande period, till exempel försäkring eller hyra som betalats i förskott. Periodiseras över rätt perioder.
• Upplupen intäkt: Intäkt som tjänats in men ännu inte fakturerats eller betalats.

I praktiken används ofta samma kontogrupper för förskott och förutbetalda kostnader, men det är viktigt att förstå den underliggande principen: betalningstidpunkt jämfört med när prestation sker.

Varför är korrekt bokföring av förskott viktigt?

Korrekt hantering av förskottsbetalningar är viktig av flera skäl:

• Rätt resultat: Intäkter och kostnader hamnar i rätt period.
• Korrekt balansräkning: Skulder och tillgångar visas korrekt.
• Rätt momsredovisning: Undviker felaktiga momsdeklarationer.
• Bättre analys: Du ser tydligt vilka förskott som finns från kunder och till leverantörer.

Detta är också viktigt vid dialog med revisor, bank eller vid eventuell företagsförsäljning, då tydligheten i balansräkningen spelar stor roll.

Steg för steg: så arbetar du strukturerat med förskott

1. Identifiera om det är ett förskott

Börja med att avgöra om betalningen gäller något som ännu inte har levererats. Om svaret är ja handlar det ofta om ett förskott eller en förutbetald kostnad.

2. Bestäm om det gäller kund eller leverantör

Fråga dig om det är du som fått pengar eller du som betalat:

• Du får pengar: Förskott från kund, skuld i bokföringen.
• Du betalar pengar: Förskott till leverantör, tillgång i bokföringen.

3. Använd rätt konton

Välj konton som tydligt visar att det rör sig om förskott. Många använder särskilda konton för:

• Erhållna förskott från kunder
• Förskott till leverantörer
• Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter

4. Följ upp och boka om när leverans sker

När du levererat varan eller tjänsten, eller när perioden börjar, ska förskottet bokas om till intäkt eller kostnad. Det är viktigt att ha rutiner för att stämma av dessa konton regelbundet så att inga förskott ligger kvar felaktigt.

Förskott i samband med olika företagsformer

Hur du formellt bokför förskott påverkas inte direkt av företagsformen, men konsekvenserna i deklaration och resultat kan variera beroende på om du driver enskild firma eller aktiebolag.

Om du funderar på hur bokföring av förskott ser ut i olika bolagsformer kan du läsa mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Vanliga misstag vid bokföring av förskott

Några återkommande fel vid hantering av förskottsbetalningar är:

• Att bokföra förskott som vanlig intäkt direkt när betalningen kommer.
• Att inte redovisa moms vid erhållna förskott när faktura finns.
• Att låta förskott ligga kvar på balanskonton utan att boka om när leverans skett.
• Att blanda ihop förskott med vanliga kundfordringar eller leverantörsskulder.

Genom tydliga rutiner och regelbundna avstämningar kan dessa problem undvikas.

Så kan Bolageriet hjälpa dig med förskottsbetalningar

Förskottsbetalningar påverkar både balansräkning, moms och resultat, och det kan vara svårt att hitta rätt hantering i alla situationer. Bolageriet hjälper företag att sätta upp tydliga rutiner och kontoplaner för förskott, så att varje förskottsfaktura, förutbetald kostnad och erhållet förskott bokförs korrekt från början.

Vi kan hjälpa dig med allt från val av rätt konton till praktisk löpande bokföring, avstämningar av balanskonton och förklaringar av hur förskott påverkar ditt resultat. Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag kan Bolageriet ge dig stöd så att bokföringen av förskottsbetalningar blir trygg, korrekt och enkel att följa upp.