Hur bokför man representation?

Vad är representation?

Representation är kostnader som företaget har i syfte att skapa eller behålla affärsrelationer. Det kan till exempel handla om att bjuda kunder, leverantörer eller samarbetspartners på lunch, middag, fika, enklare förtäring eller evenemang.

Representation delas ofta upp i två huvudtyper:

• Extern representation när du riktar dig mot personer utanför företaget, till exempel kunder eller leverantörer.
• Intern representation när du riktar dig mot dina egna anställda, till exempel personalfester, julbord, informationsmöten och liknande.

I den här artikeln fokuserar vi framför allt på de bokföringsmässiga reglerna kring beloppsgränser, avdragsrätt och moms för representation.

Grundregler för avdragsgill representation

För att en representationskostnad ska vara avdragsgill måste det finnas ett tydligt och omedelbart samband med företagets verksamhet. Det räcker inte att det är trevligt eller socialt, utan syftet ska kunna kopplas till affärsnytta.

Exempel på godtagbara syften:

• Affärsförhandlingar med kund eller leverantör
• Genomgång av avtal eller offert
• Presentation av nya produkter eller tjänster
• Företagsinformation till anställda vid intern representation

Det är alltid du som företagare som behöver kunna visa att det finns ett affärsmässigt syfte om Skatteverket frågar.

Skillnad mellan avdragsgill och ej avdragsgill representation

Representation kan vara:

• Avdragsgill där hela eller delar av kostnaden får dras av som kostnad i företaget och i vissa fall ger rätt till avdrag för ingående moms.
• Ej avdragsgill där kostnaden inte får minska företagets beskattningsbara resultat, men ändå kan bokföras i företaget.

Skillnaden påverkar hur du bokför kostnaden och hur du hanterar momsen.

Representation och moms

Momsreglerna för representation skiljer sig från de vanliga momsreglerna. Ofta får du bara göra avdrag för en del av momsen, eller ingen moms alls, beroende på vad representationen avser och hur stor kostnaden är per person.

Vanliga situationer vid representation:

• Restaurangbesök med mat och alkoholfri dryck
• Restaurangbesök där alkohol ingår
• Enklare förtäring, till exempel kaffe, smörgås, fika
• Biljetter till evenemang, teater, idrott eller liknande

För att kunna beräkna hur mycket av momsen som är avdragsgill behöver du ha koll på beloppet per person och om det rör sig om mat, dryck eller annan representation.

Exempel på bokföring av extern representation

Extern representation avser kostnader för att upprätthålla och skapa affärsförbindelser med personer utanför företaget. Här används ofta konto 6071 för avdragsgill representation och 6072 för ej avdragsgill representation.

Exempel 1: Kundlunch på restaurang

Företaget bjuder en kund på lunch på restaurang. Totalkostnaden är 1 000 kronor inklusive moms. Momsbeloppet är 12 procent för mat på restaurang.

Antag att endast en del av momsen är avdragsgill enligt gällande regler. Då bokför du:

• Avdragsgill del av kostnaden och moms på konto för avdragsgill representation och ingående moms
• Ej avdragsgill del på konto för ej avdragsgill representation

En möjlig kontering kan då se ut så här:

• Debet 6071 Representation, avdragsgill: avdragsgill del av kostnaden exklusive moms
• Debet 6072 Representation, ej avdragsgill: resterande del av kostnaden
• Debet 2641 Ingående moms: avdragsgill del av momsen
• Kredit 1930 Företagskonto: totalbeloppet som betalats

Exakta belopp beror på gällande skatteregler och hur stor del av kostnaden per person som är avdragsgill.

Exempel 2: Enklare fika med kund

Företaget köper kaffe och bullar till ett kundmöte på kontoret. Fikat kostar 300 kronor inklusive moms med 12 procent moms.

Enklare förtäring med tydlig koppling till ett affärsmöte räknas ofta som representation. Du bokför på liknande sätt:

• Debet 6071 Representation, avdragsgill: avdragsgill del
• Debet 6072 Representation, ej avdragsgill: icke avdragsgill del
• Debet 2641 Ingående moms: avdragsgill del av momsen
• Kredit 1930 Företagskonto: totalbeloppet

Exempel på bokföring av intern representation

Intern representation handlar om representation riktad till företagets egna anställda, till exempel personalfest, julbord, informationsmöte eller kick off.

Vanliga konton:

• 7631 Personalrepresentation, avdragsgill
• 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill

Exempel 3: Personaljulbord

Företaget bjuder de anställda på julbord. Total kostnad är 10 000 kronor inklusive moms. Viss del av kostnaden och momsen kan vara avdragsgill upp till fastställda gränser per person.

Bokföringen kan till exempel delas upp så här:

• Debet 7631 Personalrepresentation, avdragsgill: avdragsgill del av kostnaden exklusive moms
• Debet 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill: resterande del
• Debet 2641 Ingående moms: avdragsgill del av momsen
• Kredit 1930 Företagskonto: 10 000 kronor

Utöver avdragsrätten behöver du ta hänsyn till skatteregler för eventuella skattepliktiga förmåner om representationen är mycket omfattande eller lyxig.

Så dokumenterar du representation på rätt sätt

För att kunna bokföra och göra avdrag korrekt måste du dokumentera varje representationstillfälle noggrant. Underlaget ska göra det tydligt vad syftet var och vilka som deltog.

På kvittot eller i din verifikationsdokumentation bör du anteckna:

• Datum för representationen
• Plats, till exempel restaurangens namn
• Vilka personer som deltog och vilket företag de representerar
• Affärsmässigt syfte, till exempel offertgenomgång eller avtalsförhandling
• Vad som ingick i notan, till exempel mat, dryck, eventuella biljetter

En tydlig dokumentation minskar risken att Skatteverket ifrågasätter avdragsrätten och gör också bokföringen enklare, särskilt om du senare behöver dela upp kostnaden mellan avdragsgill och ej avdragsgill del.

Steg för steg: så bokför du representation

För att hantera representation systematiskt kan du följa dessa steg:

• 1. Kontrollera syftet
  Säkerställ att representationen har ett direkt samband med verksamheten, till exempel kundmöte, förhandling eller personalinformation.
• 2. Beräkna belopp per person
  Dela den totala kostnaden med antal deltagare för att se om beloppsgränserna för avdragsgill representation hålls.
• 3. Dela upp kostnaden
  Bestäm hur stor del som är avdragsgill respektive ej avdragsgill. Ta reda på hur mycket av momsen som får dras av.
• 4. Välj rätt konton
  Använd separata konton för avdragsgill och ej avdragsgill representation, till exempel 6071, 6072, 7631 och 7632 samt 2641 för ingående moms.
• 5. Dokumentera
  Skriv syfte, deltagare och annan information på kvittot eller i ditt bokföringssystem.

Vanliga misstag vid bokföring av representation

Det finns flera typiska misstag som företag ofta gör när det gäller representation:

• Alla restaurangbesök med kunder bokförs som fullt avdragsgill representation, utan att ta hänsyn till beloppsgränser och momsregler.
• Bristfällig dokumentation, till exempel utan information om syfte eller deltagare.
• Privat betald mat eller nöjen blandas ihop med företagsrepresentation.
• Alla kostnader vid en personalaktivitet behandlas som skattefri intern representation, även när delar kan bli förmån för de anställda.

Genom att skilja noggrant på privata kostnader, affärsmässig representation och personalförmåner minskar du risken för fel i bokföring och beskattning.

Representation i olika företagsformer

Grundreglerna för vad som är avdragsgill och ej avdragsgill representation gäller oavsett företagsform. Däremot kan effekten bli olika beroende på om du driver enskild firma, aktiebolag eller handelsbolag.

Exempel:

• I ett aktiebolag är företaget en egen juridisk person. Representationen är företagets kostnad, och påverkar bolagets resultat och bolagsskatten.
• I en enskild firma beskattas du som privatperson för företagets resultat. Ej avdragsgill representation påverkar därför det skattemässiga resultatet på ett annat sätt än i ett aktiebolag.

Om du funderar på hur representation påverkar dig i en viss bolagsform kan det vara bra att sätta detta i ett större sammanhang. Läs mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Hur Bolageriet kan hjälpa dig

Representation kan verka enkelt i vardagen men leder ofta till frågor när allt ska bokföras korrekt. Det handlar om att hålla isär avdragsgill och ej avdragsgill representation, göra rätt momsavdrag, dokumentera syfte och deltagare samt välja rätt bokföringskonton.

Bolageriet hjälper dig att sätta upp tydliga rutiner för hur du hanterar representation i ditt företag. Vi kan:

• Gå igenom dina underlag för representation och säkerställa korrekt bokföring
• Hjälpa dig att tolka reglerna för avdrag och moms utifrån din verksamhet
• Sätta upp kontoplan och konteringsmallar för olika typer av representation
• Stödja dig löpande i bokföringsfrågor kopplade till kund- och personalaktiviteter

På så sätt kan du känna dig trygg med att din representation är rätt hanterad, både skattemässigt och bokföringsmässigt, och i stället fokusera på att bygga starka relationer med kunder och medarbetare medan Bolageriet tar hand om siffrorna.