Hur skriver man en korrekt faktura?

Vad är en faktura?

En faktura är ett skriftligt krav på betalning för en vara eller tjänst. Den fungerar som ett underlag både för köparen och säljaren i bokföringen och är ett bevis på att en affärshändelse har ägt rum. För företag är korrekt utställda fakturor avgörande för att uppfylla bokföringslagens krav, momsregler och för att få betalt i tid.

En korrekt faktura ska alltid uppfylla vissa lagkrav. Det gäller oavsett om du fakturerar som aktiebolag, enskild firma eller annan företagsform. Läs mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Lagkrav på fakturor

Regler för fakturor styrs framför allt av mervärdesskattelagen och bokföringslagen. Som företagare måste du se till att alla obligatoriska uppgifter finns med på fakturan. Om fakturan är bristfällig kan Skatteverket underkänna momsavdraget, både för dig och för din kund.

Det finns två huvudtyper av fakturor utifrån lagens krav:

• Fullständig faktura
• Förenklad faktura

De flesta företag använder fullständiga fakturor. Förenklad faktura får bara användas i vissa situationer, till exempel vid mindre belopp eller kontantförsäljning, vilket vi återkommer till längre ned.

Obligatoriska uppgifter på en faktura

En fullständig faktura måste innehålla ett antal uppgifter för att vara giltig. Nedan går vi igenom de viktigaste punkterna steg för steg.

1. Fakturanummer

Varje faktura ska ha ett unikt fakturanummer. Numren ska följa en löpande och obruten serie. Det innebär att du inte får hoppa över nummer eller använda samma fakturanummer två gånger.

Du kan använda både siffror och bokstäver, men det vanligaste är rena sifferserier, till exempel 2025001, 2025002 och så vidare.

2. Fakturadatum

Fakturadatum är den dag då fakturan skapas. Fakturadatumet styr bland annat:

• redovisningsperiod för moms
• vilken kundfordran du ska bokföra
• startpunkten för betalningsvillkoret

3. Säljarens uppgifter

Företaget som ställer ut fakturan ska tydligt framgå. På fakturan ska du ange:

• Företagsnamn enligt registrering
• Organisationsnummer eller personnummer (för enskild firma)
• Adress
• Kontaktuppgifter, till exempel e-post och telefonnummer
• Registrering för F-skatt, till exempel texten: Godkänd för F-skatt

För aktiebolag ska även bolagsform framgå i företagsnamnet eller tydligt anges på fakturan, exempelvis Bolageriet AB.

4. Köparens uppgifter

Fakturan måste innehålla uppgifter om kunden. Ange minst:

• Kundens namn eller företagsnamn
• Adress
• Eventuellt organisationsnummer vid företagskund

Vid fakturering till utlandet kan även kundens VAT-nummer vara nödvändigt, särskilt vid EU-handel.

5. Specifikation av varor eller tjänster

Du ska tydligt beskriva vad fakturan avser. Varje rad i fakturaspecifikationen bör innehålla:

• Vad som sålts, till exempel konsulttjänst, varans namn eller projekt
• Antal eller omfattning, till exempel timmar, styck eller paket
• Pris per enhet, exklusive moms
• Vilket datum eller vilken period tjänsten utförts eller varan levererats

Ju tydligare beskrivning, desto enklare blir det både för kunden och för din egen bokföring.

6. Belopp, moms och totalsumma

Fakturans belopp måste vara uppdelat så att det framgår:

• Netto belopp (summa exklusive moms)
• Momsbelopp i kronor
• Momsens skattesats, till exempel 25 procent, 12 procent eller 6 procent
• Totalsumma att betala (inklusive moms)

Om fakturan innehåller varor eller tjänster med olika momssatser ska du specificera detta per rad eller per momssats med summering.

7. Betalningsvillkor

Fakturans betalningsvillkor måste framgå tydligt. Det gäller till exempel:

• Förfallodatum, det vill säga sista betalningsdag
• Antal dagar kredit, till exempel 30 dagar netto
• Dröjsmålsränta vid sen betalning, till exempel referensränta + 8 procentenheter

Det är också vanligt att ange om eventuell påminnelseavgift kan tillkomma vid sen betalning.

8. Betalningsuppgifter

För att få betalt måste kunden veta hur betalning ska ske. Ange alltid:

• Bankgiro eller plusgiro
• Eventuellt kontonummer eller IBAN och BIC vid utlandsbetalning
• Vilken referens som ska anges vid betalning, till exempel fakturanummer

9. Övriga uppgifter vid behov

Beroende på typ av affär kan du behöva lägga till ytterligare information, till exempel:

• Referensperson hos kund
• Beställningsnummer eller projektkod
• Leveransvillkor
• Rabatter och kampanjer

Förenklad faktura

I vissa situationer räcker det med en förenklad faktura. Det gäller till exempel vid mindre belopp, normalt upp till ett visst belopp enligt Skatteverkets regler, eller vid kontantförsäljning där kunden betalar direkt.

En förenklad faktura ska ändå innehålla grundläggande information:

• Datum
• Uppgift om säljaren
• Vilka varor eller tjänster som sålts
• Momsbelopp eller uppgifter så att momsen kan räknas ut

Du får inte använda förenklad faktura vid till exempel distanshandel inom EU eller vid försäljning som överstiger beloppsgränsen. För de flesta företag är det säkraste att använda fullständig faktura även vid mindre belopp.

Vanliga misstag vid fakturering

Många företag gör återkommande misstag i sin fakturering. Dessa kan kosta både tid och pengar. Här är några vanliga fel att undvika.

Fel eller saknad moms

Ett av de vanligaste felen är felaktig moms, till exempel:

• Fel momssats
• Ej specificerad moms
• Ingen moms angiven alls när moms ska tas ut

Det kan leda till att din kund inte får göra avdrag för moms, och du kan behöva kreditera och skicka ny faktura.

Saknade obligatoriska uppgifter

Om fakturan saknar centrala uppgifter som fakturanummer, fakturadatum, köparens namn eller säljarens organisationsnummer kan den bedömas som ogiltig. Det försvårar både bokföring och momsredovisning.

Otydlig specifikation

En annan fälla är otydliga fakturor där kunden inte förstår vad som faktureras. Det kan ge upphov till:

• Försenade betalningar
• Tvister om leveransens omfattning
• Onödig administration med frågor och korrigeringar

Se därför alltid till att skriva tydliga beskrivningar och ange perioder, antal och priser på ett strukturerat sätt.

Felaktiga betalningsuppgifter

Om bankgiro, plusgiro eller kontonummer är felaktigt kan kundens betalning studsa eller hamna fel. Kontrollera alltid att dina betalningsuppgifter stämmer och att de är konsekventa på alla fakturor.

Steg för steg: Så skriver du en korrekt faktura

Nedan följer en enkel stegvis process för att skapa en korrekt faktura:

• Bestäm fakturadatum och säkerställ att du följer din numrering i löpande ordning.
• Fyll i dina företagsuppgifter: namn, adress, organisationsnummer och F-skatt.
• Lägg in kundens korrekta uppgifter enligt avtal eller beställning.
• Specificera varje vara eller tjänst med beskrivning, antal, pris och datum eller period.
• Beräkna netto belopp, moms per momssats och totalbelopp att betala.
• Ange fakturanummer tydligt samt eventuella referenser och beställningsnummer.
• Fyll i betalningsvillkor, förfallodatum, dröjsmålsränta och eventuella avgifter.
• Kontrollera att alla obligatoriska uppgifter finns med och att summor stämmer.
• Skicka fakturan i överenskommet format, till exempel e-faktura, PDF via e-post eller post.

Digital fakturering och e-faktura

Allt fler företag går över till digital fakturering. E-fakturor kan:

• minska risken för fel
• snabba upp betalningsprocessen
• underlätta bokföring och arkivering

Oavsett om du fakturerar digitalt eller på papper gäller samma lagkrav på innehåll. Skillnaden ligger främst i hur fakturan skickas och hanteras tekniskt.

Praktiska råd för effektiv fakturering

För att göra faktureringen så smidig och korrekt som möjligt kan du tänka på följande:

• Använd ett fakturaprogram som automatiskt skapar löpande fakturanummer.
• Skapa mallar med dina fasta uppgifter för att minska risken för misstag.
• Kom överens om betalningsvillkor med kunden redan i offerten eller avtalet.
• Fakturera så snart som möjligt efter utförd tjänst eller leverans.
• Följ upp förfallna fakturor regelbundet och skicka påminnelser vid behov.

Hur Bolageriet kan hjälpa dig

Bolageriet hjälper företagare att få struktur på hela sin ekonomiska administration, inklusive fakturering. Vi kan stötta dig med att:

• sätta upp korrekta fakturamallar utifrån gällande lagkrav
• välja och komma igång med rätt faktureringssystem
• säkerställa att moms, betalningsvillkor och företagsuppgifter alltid blir rätt
• integrera faktureringen med din bokföring för enklare uppföljning

Genom att låta Bolageriet hjälpa dig med fakturaflödet minskar du risken för fel, får betalt snabbare och frigör tid till att utveckla din kärnverksamhet.