När ska du fakturera?

Att veta när du ska fakturera är en av de viktigaste delarna i att driva företag med ett stabilt kassaflöde. Tidpunkten för faktureringen påverkar hur snabbt du får betalt, hur din likviditet ser ut och hur väl du kan planera företagets ekonomi. Med genomtänkta rutiner för fakturering kan du minska risken för sena betalningar och undvika onödiga likviditetsproblem.

Varför är faktureringstidpunkten så viktig?

Fakturering är kopplad till företagets kassaflöde. Kassaflöde betyder förenklat inbetalningar och utbetalningar över tid. När du skickar fakturan påverkar när pengarna faktiskt kommer in på kontot.

Skickar du fakturan sent kommer betalningen sent. Det kan göra att du får svårt att betala egna kostnader som löner, skatt och leverantörsfakturor. Skickar du fakturan direkt efter leverans eller enligt en tydlig plan ökar chansen att du får betalt i tid.

En tydlig faktureringsrutin ger också:

• bättre kontroll över likviditeten
• färre diskussioner med kunder om vad som ska betalas
• mindre administrativt krångel i efterhand
• professionellt intryck gentemot kunden

Grundprinciper: När ska du fakturera?

Det finns några huvudprinciper för när du normalt bör fakturera. Exakt vad som passar beror på typ av verksamhet, avtal och kundrelation.

Fakturera direkt efter leverans eller utförd tjänst

För de flesta företag är det bäst att fakturera så snart jobbet är klart eller varan är levererad. Ju närmare leverans du ligger, desto tydligare är allt i kundens minne, vilket minskar risken för invändningar.

Detta arbetssätt passar särskilt bra för:

• konsulttjänster där uppdraget är tydligt avgränsat
• hantverkstjänster efter avslutat arbete
• varuförsäljning där leveransen kan bekräftas
• projekt med tydliga delmoment som godkänns löpande

En tumregel är att fakturan bör skickas samma dag eller inom några få dagar efter att uppdraget är avslutat.

Fakturera i förskott vid längre eller riskfyllda uppdrag

Vid större uppdrag eller när du tar en ekonomisk risk är det ofta klokt att fakturera helt eller delvis i förskott. Förskottsfakturering minskar risken att du arbetar utan att få betalt.

Förskottsfakturering kan vara lämpligt när:

• du ska göra ett större arbete över längre tid
• du behöver köpa in material eller varor specifikt för kunden
• det är en ny kund där du inte vet hur betalningsvanorna ser ut
• du säljer digitala tjänster eller licenser där betalning normalt sker innan tillgång ges

En vanlig lösning är att dela upp betalningen i tre delar: en del i förskott, en del under projektet och en slutbetalning när allt är klart.

Löpande fakturering för återkommande tjänster

Om du levererar återkommande tjänster, till exempel abonnemang, support eller löpande konsulttimmar, är det ofta effektivt att fakturera enligt en återkommande plan.

Vanliga upplägg är:

• fakturering varje månad
• kvartalsvis fakturering
• årsfakturering för abonnemang eller licenser

Här är det viktigt att tydligt avtala om:

• om faktureringen sker i förskott eller efterskott
• vilken period fakturan avser
• hur prisjusteringar ska hanteras över tid

Vad ska du bestämma i avtal med kund?

En central del i frågan om när du ska fakturera är vad du har avtalat med kunden. För att undvika missförstånd ska tidpunkten för fakturering alltid finnas med i avtal eller offert.

Det är bra att skriftligt reglera:

• när faktura skickas, till exempel vid leverans, månadsvis eller i förskott
• betalningsvillkor, till exempel 10 dagar, 30 dagar eller annat
• eventuella delbetalningar och milstolpar i projekt
• hur ändringar i uppdraget påverkar faktureringen

När kunden vet i förväg när fakturor kommer får du färre överraskningar och en mer förutsägbar betalningsprocess.

Läs mer om hur du kan planera din företagsekonomi genom rätt bolagsform i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Hur påverkar betalningsvillkoren kassaflödet?

När du fakturerar hänger tätt ihop med vilka betalningsvillkor du använder. Betalningsvillkor är tiden kunden har på sig att betala fakturan.

Vanliga betalningsvillkor är:

• 10 dagar
• 15 dagar
• 30 dagar
• kontant vid leverans

Kortare betalningsvillkor ger snabbare inbetalningar och bättre kassaflöde, men kan ibland upplevas som tuffare av kunden. Längre betalningsvillkor kan underlätta för kunden men ger dig sämre likviditet.

För att hitta en balans kan du:

• ha kortare villkor för nya kunder
• erbjuda längre villkor till stabila kunder med god betalhistorik
• ta förskott vid större projekt och något längre villkor på slutfakturan

Praktiska rutiner för smart fakturering

För att få ut effekten av rätt faktureringstidpunkt behöver du ha tydliga rutiner. Fokus bör vara att göra faktureringen regelbunden, korrekt och så automatiserad som möjligt.

Bestäm fasta fakturadagar

En enkel metod är att bestämma fasta dagar då du alltid fakturerar, till exempel varje vecka eller två gånger i månaden. På så sätt blir faktureringen inte något som skjuts upp.

Exempel på upplägg:

• fakturera alla avslutade uppdrag varje fredag
• skicka återkommande abonnemangsfakturor den första varje månad
• gå igenom timmar och material en gång per vecka och fakturera direkt

Samla underlag löpande

För att kunna fakturera snabbt behöver du ha ordning på ditt underlag. Det kan till exempel vara tidrapporter, materiallistor eller leveransbekräftelser.

Se till att du har rutiner för att:

• registrera timmar direkt efter utfört arbete
• spara underlag digitalt så att allt finns samlat
• få kundens godkännande på delmoment i större projekt

När underlaget är klart blir det enkelt att skapa en korrekt faktura utan onödiga förseningar.

Använd digitala faktureringssystem

Med ett digitalt faktureringssystem sparar du tid och minskar risken för fel. Många system kan:

• skapa återkommande fakturor automatiskt
• påminna dig när det är dags att fakturera
• skicka fakturor både som e-faktura, pdf och brev
• kopplas ihop med bokföringsprogram

Ju enklare det är att fakturera, desto större är chansen att du gör det i tid.

Hur undviker du sena fakturor och betalningar?

Sena fakturor leder ofta till sena betalningar. Genom att ha tydliga rutiner och kommunicera med kunden kan du kraftigt minska problemen.

Var tydlig redan från start

Berätta för kunden hur du fakturerar, när fakturor skickas och vilka betalningsvillkor som gäller. Lägg med detta i offert, avtal och första fakturan.

När kunden förstår strukturen blir det lättare att planera betalningar och följa dina villkor.

Skicka påminnelser i tid

Om en faktura inte blir betald i tid är det viktigt att du agerar. Första steget är ofta att skicka en vänlig betalningspåminnelse kort efter förfallodagen.

En enkel rutin kan vara:

• kontrollera obetalda fakturor varje vecka
• skicka påminnelse några dagar efter förfallodatum
• vid fortsatt utebliven betalning, gå vidare enligt dina avtalsvillkor

Särskilda situationer: Projekt, delbetalningar och milstolpar

Vid större projekt är det sällan klokt att vänta med all fakturering till slutet. I stället är det vanligt att arbeta med delbetalningar kopplade till milstolpar i projektet.

Exempel på milstolpar kan vara:

• start av projekt
• leverans av första utkast eller delsystem
• slutleverans och godkännande

Du kan till exempel lägga upp betalningen så här:

• 30 procent i förskott vid start
• 40 procent vid leverans av huvuddel
• 30 procent vid slutleverans

På så sätt sprider du risken, förbättrar kassaflödet och säkerställer att du inte står utan betalning om projektet drar ut på tiden.

Sammanfattning: Så förbättrar du kassaflödet med smart fakturering

För att förbättra kassaflödet genom smart fakturering behöver du både tänka på när du fakturerar och hur dina rutiner ser ut i praktiken.

Nyckelpunkter är:

• fakturera så snart som möjligt efter leverans eller utfört arbete
• använd förskottsbetalning och delbetalning vid större eller riskfyllda uppdrag
• ha tydliga betalningsvillkor och avtala dem skriftligt
• bestäm fasta fakturadagar och följ dem konsekvent
• använd digitala verktyg för att förenkla och automatisera faktureringen
• följ upp obetalda fakturor och skicka påminnelser i tid

När du har kontroll över faktureringstidpunkten blir det lättare att planera företagets ekonomi, växa hållbart och undvika onödiga likviditetsproblem. Tillsammans med genomtänkt bolagsstruktur och bokföring skapar du en stabil grund för hela verksamheten.

Bolageriet kan hjälpa dig att skapa tydliga rutiner för fakturering, välja rätt betalningsvillkor och sätta upp effektiva system för din ekonomihantering. Vi stöttar dig från val av bolagsform till praktisk administration, så att du kan fokusera på att driva och utveckla ditt bolag med ett starkt och förutsägbart kassaflöde.