När är det dags att ta nästa steg med bolaget?

Vad innebär att ta nästa steg med bolaget?

Att ta nästa steg med bolaget innebär att medvetet förändra hur företaget arbetar för att växa, bli mer lönsamt eller mer hållbart över tid. Det kan handla om att skala upp verksamheten, effektivisera interna processer, anställa personal, byta affärsmodell eller gå in på nya marknader.

För att fatta kloka beslut behöver du förstå vilka tecken som visar att det är dags att förändra, och vilken typ av förändring som är mest relevant: uppskalning, effektivisering eller omställning av arbetssätt.

Tre huvudtyper av nästa steg: skala upp, effektivisera eller förändra arbetssätt

De flesta bolag står förr eller senare inför tre övergripande typer av förändringar.

• Skala upp betyder att växa, till exempel genom fler kunder, större uppdrag, fler anställda eller nya marknader.
• Effektivisera betyder att göra samma eller mer med mindre resurser, till exempel genom bättre system, tydligare processer eller minskade kostnader.
• Förändra arbetssätt betyder att arbeta på ett nytt sätt, till exempel genom att byta affärsmodell, omorganisera roller eller digitalisera delar av verksamheten.

I praktiken hänger dessa ofta ihop. Du kanske behöver effektivisera för att kunna skala upp lönsamt, eller ändra arbetssätt för att kunna ta in fler kunder utan att tappa kvalitet.

Tecken på att det är dags att skala upp företaget

Skalning handlar om att ta vara på ett fungerande upplägg och göra det större. Följande tecken tyder på att din nuvarande nivå begränsar potentialen.

Efterfrågan är större än din kapacitet

Ett tydligt tecken på att det är dags att skala upp är att du kontinuerligt tackar nej till affärer eller skjuter upp uppdrag på grund av tidsbrist eller resursbrist. Om du gång på gång:

• har fullbokad kalender flera månader framåt
• får förfrågningar du inte hinner svara på
• behöver säga nej till befintliga kunder som vill köpa mer

kan det vara mer lönsamt att växa än att fortsätta i nuvarande omfattning. I det läget kan nästa steg vara att anställa, ta in konsulter, automatisera delar av leveransen eller höja priserna.

Stabil och återkommande lönsamhet

Skalning bör bygga på en stabil grund. Om bolaget:

• har återkommande kunder och intäkter över tid
• visar vinst under flera perioder i rad
• har en tydlig produkt eller tjänst som marknaden uppskattar

har du en bra bas att skala vidare från. Om lönsamheten däremot är svajig kan det vara bättre att först effektivisera och tydliggöra affärsmodellen.

Du är flaskhalsen i verksamheten

I många mindre bolag är grundaren eller vd en tydlig flaskhals. Allt passerar genom en person, vilket gör att kapaciteten tar stopp. Tecken på detta kan vara att:

• ingen annan kan ta beslut utan dig
• kunderna bara vill ha kontakt med dig personligen
• du jobbar väldigt mycket operativt och hinner inte leda bolaget

Om din kalender är fullt upptagen med operativa uppgifter kan nästa steg bli att bygga ett team, delegera ansvar och skapa skalbara processer. På så sätt kan bolaget växa bortom din personliga arbetstid.

Tecken på att det är dags att effektivisera

Effektivisering innebär att skapa mer värde med mindre ansträngning eller lägre kostnad. Ofta behövs det innan eller parallellt med uppskalning.

Hög omsättning men svag vinst

Om bolaget omsätter mycket pengar men vinsten är låg eller obefintlig är det ett tydligt varningstecken. Detta kan bero på:

• för höga kostnader i förhållande till prisnivå
• ineffektiva arbetsprocesser
• för mycket tid som inte går att fakturera

Här kan nästa steg vara att se över prissättning, kostnadsstruktur och hur arbetet organiseras. I många fall går det att frigöra lönsamhet utan att öka omsättningen.

Mycket manuellt arbete och dubbelarbete

Många bolag växer organiskt och bygger rutiner allteftersom. Efter några år kan detta leda till en komplex vardag med mycket manuellt arbete. Tecken på att det är dags att effektivisera är om:

• information skrivs in flera gånger i olika system
• uppgifter lätt faller mellan stolarna
• kommunikation med kunder sprids över mejl, sms och muntliga löften

Då kan nästa steg vara att:

• införa ett gemensamt affärssystem eller CRM
• digitalisera delar av processen, till exempel avtal eller fakturering
• tydliggöra vem som ansvarar för vad i varje steg

Stressigt tempo och återkommande brandkårsutryckningar

Om vardagen präglas av ständiga akuta problem är det ofta ett tecken på att strukturen inte räcker till. Exempel kan vara:

• kunden får fel leverans eller fel information
• projekt blir sena på grund av missförstånd
• medarbetare blir ofta avbrutna och omprioriterade

Effektivisering handlar då om att skapa tydliga rutiner, standarder och checklistor, så att vardagen blir mer förutsägbar och mindre sårbar.

Tecken på att du behöver förändra arbetssätt eller affärsmodell

Ibland räcker det inte att göra mer av samma. Då behöver själva sättet ni arbetar på förändras, eller i vissa fall hela affärsmodellen.

Marknaden förändras snabbare än ni gör

Om kundernas beteende, teknik eller konkurrensläge förändras snabbt kan ett stillastående bolag snabbt tappa mark. Tecken på detta är till exempel att:

• kunder börjar efterfråga andra typer av lösningar
• nya konkurrenter erbjuder digitala eller mer skalbara tjänster
• era traditionella produkter säljer sämre trots aktiva säljinsatser

Nästa steg kan då vara att utveckla nya tjänster, paketera om befintliga erbjudanden eller flytta mer av verksamheten till digitala kanaler.

Svårt att växa med nuvarande modell

Vissa affärsmodeller är svåra att skala. Om omsättningen bara kan växa i samma takt som antalet arbetade timmar, eller om varje ny kund kräver mycket handpåläggning, kan tillväxten stanna upp. Typiska tecken:

• du säljer huvudsakligen din egen tid
• allt måste skräddarsys för varje kund
• marginalerna minskar när volymen ökar

I det läget kan nästa steg vara att skapa mer standardiserade erbjudanden, abonnemang eller produktiserade tjänster. På så sätt blir det möjligt att växa utan att kostnaderna ökar i samma takt. Läs mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer) om du funderar på hur din bolagsform påverkar möjligheten att växa.

Medarbetare och kunder efterfrågar förändring

Ett annat tydligt tecken är när både personal och kunder signalerar att nuvarande sätt att arbeta inte fungerar optimalt. Det kan handla om:

• önskemål om mer flexibelt arbetssätt
• behov av kortare beslutsvägar
• feedback om att kommunikationen är otydlig eller långsam

När sådana signaler återkommer är det ofta klokt att ta ett steg tillbaka och se över organisation, roller och processer.

Steg för steg: så kan du analysera om det är dags att ta nästa steg

För att undvika spontana beslut är det bra att analysera situationen strukturerat innan du skalar upp, effektiviserar eller ändrar arbetssätt. En enkel modell är att gå igenom följande steg.

1. Kartlägg nuläget

Börja med att få en tydlig bild av var bolaget står i dag:

• hur ser intäkter, kostnader och vinst ut de senaste 12 månaderna
• vilka kunder eller tjänster står för största delen av intäkterna
• vilka är de vanligaste problemen i vardagen

En sådan genomgång visar ofta om huvudutmaningen ligger i volym, lönsamhet eller struktur.

2. Identifiera flaskhalsar och möjligheter

Nästa steg är att peka ut de största hindren och möjligheterna:

• Vad stoppar tillväxten just nu
• Var lägger ni mest tid utan att skapa motsvarande värde
• Vilka delar går redan bra och skulle kunna skalas upp

På så sätt kan du avgöra om fokus bör ligga på skalning, effektivisering eller förändrade arbetssätt.

3. Sätt tydliga mål för nästa steg

Att ta nästa steg blir enklare om du vet vart du vill. Exempel på tydliga mål kan vara:

• öka vinsten med en viss procent utan att öka omsättningen
• frigöra ett visst antal timmar per vecka från administrativt arbete
• nå ett bestämt antal nya kunder inom en viss nisch

Tydliga mål gör det enklare att välja rätt åtgärder och att följa upp om förändringen fungerat.

4. Prioritera insatser i rätt ordning

Ofta finns många idéer om vad som borde göras. Försök att rangordna insatserna:

• vilka åtgärder ger störst effekt på lönsamhet eller arbetsbelastning
• vilka är enklast att genomföra
• vilka kräver mest resurser eller risk

Ett vanligt angreppssätt är att först effektivisera det som är mest tids- och kostnadskrävande, och därefter skala upp det som fungerar bäst.

Vanliga misstag när företag tar nästa steg

Att växa eller förändra innebär alltid viss risk. Några vanliga misstag är återkommande hos många bolag.

Att skala upp en olönsam modell

Om du skalar upp innan du har en lönsam och fungerande affärsmodell riskerar du att förstora problemen. Fler kunder eller större organisation löser inte en grundläggande brist på marginaler eller struktur. Därför är det ofta klokt att först fokusera på effektivitet och lönsamhet.

Att underskatta behovet av struktur och ledarskap

När ett bolag växer från några få personer till ett större team behövs mer tydlighet i roller, ansvar och processer. Ett vanligt misstag är att tro att allt kan fungera som tidigare, bara i större skala. Det leder ofta till otydlighet, dubbelarbete och frustration.

Att vänta för länge med förändring

Det motsatta misstaget är att hålla fast vid nuvarande arbetssätt för länge trots tydliga signaler på att något inte fungerar. Om marknaden förändras, medarbetare slutar eller kunder väljer konkurrenter är det ofta dyrare att vänta än att börja förändra i tid.

Hur Bolageriet kan hjälpa dig ta nästa steg

När du står inför beslut om att skala upp, effektivisera eller förändra ditt arbetssätt är det värdefullt att ha rätt struktur runt själva bolaget. Bolageriet hjälper dig med bolagsrättsliga och administrativa delar så att du kan fokusera på kärnverksamheten. Det kan handla om att starta ett nytt bolag för en ny satsning, justera bolagsstruktur inför tillväxt, hantera ändringar av styrelse eller aktieägare, eller ta fram korrekta handlingar när du vill ta in nya delägare eller investerare.

Med Bolageriet som partner får du praktisk hjälp genom hela processen, från formalia och dokumentation till rådgivning kring hur du kan organisera ditt bolag på ett sätt som stödjer nästa steg i utvecklingen. På så sätt kan du driva förändringen framåt med trygghet, tydlighet och rätt juridisk grund.