Vanliga bokföringsfel – och hur du undviker dem

Vad är bokföringsfel och varför spelar de roll?

Bokföringsfel är avvikelser eller misstag i företagets redovisning. Det kan handla om allt från en felaktig kontering eller ett borttappat kvitto till att en hel affärshändelse aldrig bokförs. För ett mindre företag kan även små fel bli problem på sikt, till exempel vid deklaration, momsredovisning eller om Skatteverket gör en kontroll.

Korrekt bokföring är grunden för att kunna följa företagets ekonomi, ta rätt beslut och uppfylla lagkraven. Felaktig bokföring kan leda till:

• missvisande resultat och balansräkning
• felaktig skatt och moms
• onödiga kostnader i form av räntor, skattetillägg och tid för rättelser
• bristande förtroende från banker, investerare och samarbetspartners

Den goda nyheten är att de flesta bokföringsfel är återkommande och går att förebygga med tydliga rutiner. I den här guiden går vi igenom vanliga misstag, hur du upptäcker dem och enkla sätt att undvika dem i framtiden.

Vanligaste bokföringsfelen i små och medelstora företag

1. Fel datum på verifikationer

Ett av de vanligaste felen är att verifikationer får fel datum. Det kan verka oskyldigt, men påverkar både periodisering, momsredovisning och resultat.

Vanliga exempel är:

• fakturor bokförs på betalningsdatum i stället för fakturadatum
• inköp bokförs månaden efter när kvittot registreras i systemet
• årsvis återkommande kostnader hamnar i fel räkenskapsår

För att undvika detta bör du alltid utgå från affärshändelsens datum, till exempel fakturadatum eller inköpsdatum, när du bokför.

Om du upptäcker fel datum i efterhand rättar du genom en omföring: du bokar bort den felaktiga posten och bokar in den på rätt datum med en ny verifikation.

2. Felaktig moms eller missad moms

Momsfel är mycket vanliga och kan få direkta konsekvenser vid momsredovisningen. Typiska misstag är:

• moms bokförs på inköp som egentligen är momsbefriade
• omvänd skattskyldighet hanteras felaktigt
• utländska köp och försäljning bokförs som vanliga inrikesaffärer
• momspliktiga intäkter bokförs utan moms

För att undvika fel i momsen behöver du:

• kontrollera om varan eller tjänsten är momspliktig och med vilken momsats
• ha fasta konton och rutiner för inköp inom EU, utanför EU och omvänd skattskyldighet
• stämma av momskonton mot momsdeklarationen varje period

Upptäckta moms­fel rättas normalt genom att du:

• gör korrigeringsverifikationer i bokföringen
• lämnar en rättelse av tidigare momsdeklaration om felet avser en avslutad period

3. Intäkter och kostnader bokförs i fel period

Periodiseringsfel uppstår när intäkter och kostnader hamnar i fel räkenskapsår eller fel månad. Det ger ett missvisande resultat för perioden.

Vanliga situationer är:

• försäkringar och abonnemang som betalas i förskott men avser flera månader
• fakturor som skickas före årsskiftet men avser arbete som utförs nästa år
• leverantörsfakturor som kommer efter årsskiftet för kostnader som avser föregående år

Lösningen är att arbeta med periodiseringar. Grundprincipen är att:

• intäkter ska tas upp det år de tjänas in
• kostnader ska tas upp det år de förbrukas

I praktiken görs det genom att du bokar en del av beloppet på särskilda interimskonton och flyttar det till rätt period. Detta görs ofta i samband med bokslut.

Läs mer om hur du kan arbeta strukturerat med årsbokslut i vår genomgång av bokslutsarbete för mindre bolag, i avsnittet om checklista för bokslut.

4. Fel konton i kontoplanen

Ett annat vanligt misstag är att bokföra på fel konto i kontoplanen. Effekten blir att rapporter som resultatrapport och balansrapport blir svårare att tolka och kan bli missvisande.

Exempel på typiska fel är:

• representationskostnader bokförs som vanliga kundmöten
• inventarier bokförs som förbrukningsmaterial
• lön och arvode blandas ihop
• ägartillskott och lån från ägare bokförs som intäkter

För att undvika detta behöver du:

• en genomtänkt kontoplan som är anpassad till din verksamhet
• tydliga interna instruktioner om vilka konton som ska användas när
• regelbunden översyn av konton med ovanliga eller stora saldon

Om du upptäcker att en kostnad eller intäkt hamnat på fel konto rättar du genom en ombokning i samma period, där du flyttar beloppet från fel konto till rätt konto.

5. Saknade eller bristfälliga underlag

Varje affärshändelse ska ha en verifikation, till exempel ett kvitto, en faktura eller ett avtal. Ett av de vanligaste felen är att bokföra utan fullständiga underlag, eller att underlag försvinner.

Riskerna är:

• att kostnader inte godkänns vid en kontroll
• att du saknar bevis för att en intäkt eller kostnad verkligen har uppstått
• att bokföringen inte uppfyller lagens krav

För att undvika detta är det viktigt att:

• fotografera kvitton direkt vid köp och spara dem digitalt
• ha en tydlig rutin för hur leverantörsfakturor tas emot, registreras och arkiveras
• se till att alla verifikationer har datum, belopp, motpart och beskrivning av affären

Om ett underlag saknas kan du i sista hand skapa en bokföringsorder med en noggrann förklaring, men detta ska vara undantag och inte huvudregel.

6. Blandning av privata och företagsrelaterade transaktioner

Att blanda privata och företagsrelaterade utgifter är ett vanligt problem, särskilt i mindre bolag och enskilda firmor. Det gör bokföringen rörig och kan ge skattemässiga konsekvenser.

Exempel är:

• privata inköp med företagskortet
• företagets intäkter in på privat konto
• bristande dokumentation kring uttag och insättningar mellan ägare och bolag

För att undvika detta bör du:

• alltid ha separata konton och kort för företag och privat
• boka privata uttag och insättningar på särskilda ägarkonton
• dokumentera syftet med varje transaktion mellan ägare och bolag

Här är det också viktigt att välja rätt bolagsform och förstå skillnaden mellan lön, utdelning och egna uttag. Läs mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

7. Felaktig hantering av kvitton vid representation och resor

Representation och tjänsteresor skapar ofta problem i bokföringen. Det gäller både avdragsrätt, moms och hur kostnaden ska bokföras.

Vanliga fel är:

• bristande noteringar om vilka som deltog och syftet med representationen
• moms dras av på ett sätt som inte är tillåtet
• blandning av privata kostnader och företagets kostnader på samma kvitto

För att undvika fel behöver du:

• alltid skriva syfte och deltagare på representationskvitton
• känna till gällande beloppsgränser för avdrag
• se till att privata kostnader särredovisas och inte blir avdragsgilla

Hur du upptäcker bokföringsfel i tid

Löpande avstämningar

Det mest effektiva sättet att upptäcka bokföringsfel är att göra regelbundna avstämningar. Det innebär att du kontrollerar att saldon i bokföringen stämmer med verkligheten.

Exempel på avstämningar är:

• bankavstämning, där du stämmer av bokförda bankkonton mot kontoutdrag
• kontroll av kundfordringar mot kundreskontran
• kontroll av leverantörsskulder mot leverantörsreskontran
• avstämning av moms­konton mot momsdeklarationer

Om du gör dessa kontroller varje månad minskar risken för att fel hinner bli stora eller svåra att rätta.

Analys av resultat och balans

Genom att titta på utvecklingen över tid kan du upptäcka avvikelser som signalerar bokföringsfel. Några enkla kontrollfrågor är:

• Verkar kostnader eller intäkter ovanligt höga eller låga jämfört med tidigare månader?
• Finns det konton i balansräkningen med oväntat höga saldon?
• Stämmer saldon på skatt, moms och arbetsgivaravgifter med det du har deklarerat?

Ett oväntat resultat kan ofta härledas till periodiseringsfel, felaktiga konton eller missad bokföring av någon större affärshändelse.

Så rättar du bokföringsfel på rätt sätt

Korrigeringsverifikationer

När ett bokföringsfel upptäcks ska det rättas genom en korrigeringsverifikation. Grundprincipen är att den ursprungliga verifikationen inte får raderas utan rättas genom en ny verifikation.

En korrigeringsverifikation kan innebära:

• att du bokar om hela beloppet till rätt konto
• att du justerar delar av beloppet
• att du ändrar moms eller skatter genom kompletterande bokningar

Det är viktigt att tydligt hänvisa till vilken verifikation som rättas och varför rättelsen görs.

Rättelser i deklarationer och momsredovisning

Om felet påverkar redan inlämnade deklarationer, till exempel inkomstdeklaration eller momsdeklaration, behöver du även lämna en rättelse till Skatteverket.

Processen är i regel:

• identifiera vilket beskattningsår eller vilken momsperiod felet avser
• göra nödvändiga rättelser i bokföringen
• lämna in en rättad deklaration eller en särskild rättelse för den berörda perioden

Det är ofta klokt att ta hjälp av en redovisningskonsult vid större eller mer komplexa rättelser, särskilt om det rör flera år.

Bygg rutiner som förebygger bokföringsfel

Tydliga arbetsflöden och ansvar

Det effektivaste sättet att undvika bokföringsfel är att ha tydliga rutiner och ansvarsfördelning. Några grundstenar är:

• en dokumenterad rutin för hur underlag tas emot, kontrolleras och bokförs
• bestämda dagar för bokföring och avstämning
• tydlig rollfördelning, även om du är ensam företagare

Genom att arbeta strukturerat minskar risken att något glöms bort eller blir gjort på olika sätt vid olika tillfällen.

Rätt systemstöd

Ett bra bokföringssystem kan hjälpa dig att minska felen. Funktioner som är särskilt värdefulla är:

• automatisk import av bankhändelser
• inbyggda kontomallar för olika typer av verifikationer
• digital hantering av kvitton och fakturor
• varningar vid ovanliga eller ofullständiga bokningar

Ett genomtänkt systemstöd kombinerat med bra rutiner gör det både enklare och säkrare att sköta bokföringen.

Hur Bolageriet kan hjälpa dig undvika bokföringsfel

Bokföring behöver inte vara komplicerat, men den kräver noggrannhet, struktur och förståelse för regelverket. Många företagare vill fokusera på sin verksamhet i stället för att lägga tid på att jaga kvitton, rätta moms eller tolka regler.

Bolageriet hjälper dig att bygga upp fungerande rutiner från början och säkerställer att din bokföring sköts korrekt, löpande och i enlighet med gällande regler. Vi kan:

• ställa upp kontoplan och arbetsflöden anpassade till ditt bolag
• ta hand om löpande bokföring, avstämningar och momsredovisning
• hjälpa dig rätta tidigare bokföringsfel och minimera följdeffekter
• ge rådgivning om hur du som ägare ska hantera uttag, löner och utdelning

Oavsett om du vill sköta en del själv eller lämna över hela bokföringen kan Bolageriet bli din partner i ekonomifrågor. På så sätt minskar du risken för vanliga bokföringsfel och får en stabil ekonomisk grund för att driva och utveckla ditt bolag vidare.