Vanliga frågor om anställningsavtal

Ett anställningsavtal är grunden för relationen mellan arbetsgivare och anställd. I avtalet regleras lön, arbetstid, arbetsuppgifter, uppsägningstid och andra viktiga villkor. Ett tydligt avtal minskar risken för missförstånd och konflikter och gör det enklare att driva bolag på ett strukturerat och lagenligt sätt.

I den här artikeln går vi igenom vanliga frågor om anställningsavtal med fokus på lönevillkor, olika avtalstyper och vilka skyldigheter både arbetsgivare och arbetstagare har. Texten riktar sig främst till dig som är arbetsgivare eller driver bolag och vill få en praktisk och begriplig översikt.

Vad är ett anställningsavtal?

Ett anställningsavtal är en överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare om anställningens villkor. Avtalet kan vara muntligt eller skriftligt, men det är alltid arbetsgivaren som ansvarar för att villkoren dokumenteras på ett tydligt sätt.

Enligt lag måste arbetsgivaren lämna skriftlig information om anställningsvillkoren till den anställde inom en viss tid från att anställningen påbörjats. I praktiken är det bäst att ha ett skriftligt avtal på plats innan arbetet börjar.

Vilka uppgifter ska stå i ett anställningsavtal?

Ett bra anställningsavtal är tydligt, komplett och lätt att förstå. Följande delar bör finnas med:

• Arbetsgivarens namn och organisationsnummer
• Den anställdes namn och personnummer
• Anställningsform, till exempel tillsvidareanställning eller tidsbegränsad anställning
• Tillträdesdag och eventuell slutdag
• Arbetsplatsens adress eller huvudsaklig arbetsort
• Arbetsuppgifter och befattning
• Lön och andra ersättningar, till exempel bonus eller provision
• Utbetalningsperiod, till exempel månadslön med utbetalning den 25:e
• Arbetstid, till exempel heltid eller deltidsgrad
• Semester och hänvisning till semesterlag eller kollektivavtal
• Uppsägningstid för både arbetsgivare och anställd
• Hänvisning till eventuellt kollektivavtal
• Övriga villkor, till exempel konkurrensklausuler, sekretess eller förmåner

För dig som driver bolag är det viktigt att avtalen är konsekventa och följer både lagstiftning och eventuell intern policy. Det gör administrationen av lön och personal betydligt enklare på sikt.

Vilka typer av anställningsavtal finns?

I Sverige finns några vanliga huvudtyper av anställningar. Att välja rätt form är viktigt både juridiskt och praktiskt.

Tillsvidareanställning

Tillsvidareanställning är det som ofta kallas fast anställning. Den gäller utan slutdatum och pågår tills någon av parterna säger upp avtalet med gällande uppsägningstid.

För arbetsgivare är tillsvidareanställning normalt huvudregel. Tidsbegränsade anställningar måste ha stöd i lag eller kollektivavtal.

Tidsbegränsad anställning

En tidsbegränsad anställning har ett bestämt start- och slutdatum eller pågår under en viss projektperiod. Vanliga former är:

• Allmän visstidsanställning eller särskild visstidsanställning enligt lag
• Vikariat när någon ersätter en annan anställd
• Säsongsanställning vid arbete som bara finns under vissa delar av året
• Provanställning under en begränsad prövotid

Det är viktigt att tydligt ange grunden för den tidsbegränsade anställningen och vilket slutdatum eller vilken händelse som avslutar anställningen.

Provanställning

Provanställning är en anställningsform där både arbetsgivare och anställd får möjlighet att pröva samarbetet under en begränsad tid. Den får normalt pågå i högst sex månader.

I avtalet ska det stå att det rör sig om en provanställning, hur lång provtiden är och vad som händer när prövotiden är slut. Som huvudregel övergår en provanställning till en tillsvidareanställning om den inte avbryts i tid.

Hur fungerar lönevillkor i anställningsavtal?

Lönevillkoren är ofta den mest centrala delen av ett anställningsavtal. De ligger också till grund för företagets löneadministration, budget och personalplanering.

Fast lön, rörlig lön och förmåner

Lön kan bestå av flera delar:

• Fast lön, till exempel månadslön eller timlön
• Rörlig lön, till exempel provision, bonus eller ackord
• Förmåner, till exempel tjänstebil, friskvårdsbidrag eller mobiltelefon

I avtalet bör det framgå:

• Exakt lönebelopp före skatt
• Hur den rörliga delen beräknas
• När lönen betalas ut
• Vilka skattepliktiga och skattefria förmåner som ingår
• Om det finns möjlighet till övertidsersättning eller om den ingår i lönen

Som arbetsgivare måste du också ta hänsyn till arbetsgivaravgifter, semesterlön och pensionsavsättningar när du sätter lönen. Läs mer om hur lön påverkar ditt bolag i vår genomgång av bolagsformer och ansvar i artikeln om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Löneutveckling och lönerevision

Det är bra att reglera om och hur lön ska ses över, till exempel årligen vid lönerevision. Om företaget omfattas av kollektivavtal kan det finnas särskilda regler för lönerevision som också bör framgå i anställningsavtalet eller i en separat policy.

Vilka rättigheter och skyldigheter har arbetsgivaren?

Arbetsgivaren har både befogenheter och ansvar. I ett anställningsavtal blir arbetsgivarens åtaganden tydliga för båda parter.

Några centrala skyldigheter för arbetsgivaren är:

• Betala ut lön och ersättningar enligt avtal
• Följa arbetsrättsliga lagar och eventuella kollektivavtal
• Säkerställa en god arbetsmiljö enligt arbetsmiljölagen
• Registrera och rapportera lön och skatter korrekt till Skatteverket
• Ge den anställde rimliga instruktioner och tydliga arbetsuppgifter
• Hantera personuppgifter enligt dataskyddsregler

Arbetsgivaren har samtidigt rätt att leda och fördela arbetet, det vill säga bestämma hur arbetsuppgifter ska utföras inom ramen för avtalet.

Vilka rättigheter och skyldigheter har den anställde?

Den anställde har också både rättigheter och skyldigheter som följer av anställningsavtalet och lagstiftningen.

Vanliga skyldigheter är att:

• Utföra arbete enligt arbetsgivarens instruktioner
• Följa interna regler, policys och säkerhetsföreskrifter
• Vara lojal mot arbetsgivaren och inte skada verksamheten
• Skydda företagshemligheter och känslig information
• Meddela frånvaro, till exempel sjukdom, enligt rutiner

Rättigheter kan till exempel vara:

• Rätt till lön enligt avtal
• Rätt till semester enligt semesterlagen eller kollektivavtal
• Rätt till en säker arbetsmiljö
• Rätt till ledighet i vissa situationer, till exempel föräldraledighet

Hur fungerar uppsägning och avslut av anställning?

Reglerna för hur en anställning kan avslutas beror på anställningsform och vad som står i avtalet. Uppsägningstid ska alltid vara tydligt angiven i anställningsavtalet.

Uppsägning från arbetsgivarens sida

Om arbetsgivaren säger upp en tillsvidareanställning krävs normalt saklig grund enligt lag. Det kan till exempel handla om arbetsbrist eller personliga skäl. Uppsägningen ska vara skriftlig och den anställde har rätt att arbeta kvar under uppsägningstiden om inget annat avtalas.

Vid tidsbegränsade anställningar upphör anställningen normalt vid slutdatum utan uppsägning, om det inte står annat i avtalet.

Uppsägning från den anställdes sida

Den anställde kan säga upp sig med den uppsägningstid som gäller enligt lag, kollektivavtal eller anställningsavtal. Uppsägningen bör vara skriftlig för att undvika oklarheter.

Vanliga misstag i anställningsavtal

Många mindre bolag använder mallar utan att anpassa dem, eller skriver muntliga överenskommelser som senare blir svåra att bevisa. Några typiska misstag är:

• Otydliga formuleringar om lön och ersättningar
• Ingen angiven uppsägningstid
• Felaktig användning av provanställning eller tidsbegränsade avtal
• Saknad hänvisning till gällande kollektivavtal
• Avtal som strider mot tvingande lagregler

För att undvika problem är det klokt att arbeta med genomtänkta standardavtal och rutiner för hur anställningar hanteras i bolaget.

Hur du som bolagsägare kan arbeta strukturerat med anställningsavtal

Ett systematiskt arbetssätt kring anställningsavtal underlättar både vardag och tillväxt. Följande steg kan vara en bra grund:

• Ta fram en standardmall för anställningsavtal som utgår från ditt bolags behov
• Definiera vilka anställningsformer ni ska använda och i vilka situationer
• Beskriv rutiner för lönesättning, löneutbetalning och lönerevision
• Skapa interna policys för arbetsmiljö, distansarbete, sekretess och förmåner
• Se till att avtalen hänger ihop med bolagets övergripande strategi och budget

När du har tydliga avtal och rutiner blir det också enklare att förklara villkoren för nya medarbetare och att ha en professionell process vid rekrytering.

Så kan Bolageriet hjälpa till

Bolageriet stöttar företagare genom hela resan, från val av företagsform till praktisk hantering av anställningar, lön och avtal. Vi kan hjälpa dig att:

• Ta fram tydliga och juridiskt genomarbetade mallar för anställningsavtal
• Skapa rutiner för lönevillkor, förmåner och lönerevision anpassade till ditt bolag
• Samordna anställningsavtal med bolagets övriga styrdokument och policys
• Bygga en hållbar struktur för personaladministration när företaget växer

Med Bolageriet får du hjälp att utforma anställningsavtal som fungerar i praktiken, är lätta att förstå för både dig och dina anställda och som stödjer en trygg och professionell arbetsgivarroll. Det ger dig mer tid och trygghet att fokusera på att driva och utveckla ditt bolag.