Smarta bokföringsrutiner som sparar tid och minskar risk

Varför bokföringsrutiner är avgörande för ditt bolag

Bokföring är mer än ett krav från Skatteverket. Med bra och genomtänkta rutiner blir bokföringen ett verktyg som hjälper dig styra företaget, fatta bättre beslut och undvika obehagliga överraskningar vid bokslut och deklaration.

Smarta bokföringsrutiner sparar tid, minskar risken för fel och gör att du slipper bokföringspanik när bokslut och årsredovisning närmar sig. I den här guiden går vi igenom praktiska förhållningssätt för:

• kvitton och underlag
• kontoplan och bokföringskonton
• löpande avstämningar
• förberedelser inför bokslut
• hur du gör bokföringen mindre stressande i vardagen

Grunden: tydliga och enkla bokföringsrutiner

En bra bokföringsrutin är tydlig, enkel att följa och upprepar sig på samma sätt varje vecka eller månad. Det minskar både stress och felrisk. Tänk på bokföring som ett återkommande arbetsflöde, inte som något du tar tag i en gång per år.

Det är ofta bättre med några få, konsekventa rutiner än många avancerade regler som ändå inte följs. Utgå från hur verksamheten faktiskt fungerar och bygg rutinerna kring det.

Smarta rutiner för kvitton och underlag

Kvitton och underlag är grunden i all bokföring. Om underlagen är sena, försvinner eller är ofullständiga blir resten av bokföringen svår och osäker. Därför lönar det sig att ha tydliga regler för hur kvitton och fakturor ska hanteras.

Så hanterar du kvitton effektivt

För att minska risken att kvitton tappas bort är det bra att ha en bestämd rutin som alltid används, till exempel:

• Fota alla kvitton direkt med app kopplad till bokföringsprogrammet.
• Skicka alla kvitton via mejl till en specifik bokföringsadress.
• Lägg fysiska kvitton i en märkt mapp eller låda samma dag som köpet.

Om du använder företagskort bör du koppla kortet till bokföringssystemet så att alla transaktioner importeras automatiskt. Då återstår bara att matcha varje transaktion mot rätt kvitto och konto.

Vilka uppgifter måste finnas på ett kvitto eller underlag

För att ett inköp ska vara korrekt underbyggt behöver kvittot eller fakturan tydligt visa:

• datum för köpet
• vad som har köpts
• belopp inklusive och exklusive moms
• momsens storlek
• säljarens namn och organisationsnummer

För representation, resor och liknande bör du även komplettera med:

• syftet med utgiften
• vilka som deltog eller mötets sammanhang

Digital lagring av underlag

De flesta företag tjänar på att spara underlag digitalt. Det ger bättre överblick och minskar risken att dokument förstörs eller försvinner.

En enkel rutin kan vara:

• Scanna eller fota alla kvitton och ladda upp i bokföringssystemet.
• Döp filer tydligt, till exempel med datum och leverantör.
• Sortera dokumenten i mappar per månad eller typ, om de lagras utanför systemet.

Kontoplan och konton som är lätta att använda

En genomtänkt kontoplan gör bokföringen snabbare och minskar antalet felkonteringar. I stället för att ha många liknande konton är det ofta klokt att ha ett begränsat antal tydliga konton som du använder konsekvent.

Läs mer om hur olika bolagsformer påverkar ekonomin och bokföringen i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Anpassa kontoplanen efter din verksamhet

Börja ofta med en standardkontoplan, till exempel BAS-kontoplanen, och anpassa den:

• Ta bort konton du inte kommer att använda.
• Markera favoritkonton i bokföringsprogrammet.
• Skapa ett fåtal egna konton där det verkligen behövs.

Målet är att den som bokför inte ska tveka varje gång en kostnad ska konteras. Ju mer självklara konton, desto snabbare går arbetet.

Skriv enkla konteringsregler

Det underlättar mycket att dokumentera enkla regler för återkommande händelser, till exempel:

• mobilabonnemang bokförs alltid på samma konto
• resor inrikes och utrikes har var sitt konto
• programvaror och abonnemang bokförs som IT-kostnader

Reglerna kan ligga i ett enkelt dokument som delas med alla som hanterar inköp och bokföring. På så sätt blir bokföringen mer konsekvent, även om flera personer hjälper till.

Avstämningar som minskar risken för fel

Avstämning innebär att du kontrollerar att bokföringen stämmer mot verkligheten. Med regelbundna avstämningar upptäcker du fel tidigt, i stället för vid bokslut när det är svårare och mer tidskrävande att rätta.

Viktiga konton att stämma av löpande

Följande områden bör stämmas av minst varje månad:

• Bankkonton: Saldo i bokföringen ska stämma med bankens saldo.
• Skattekonto: Kontrollera att inbetalningar och debiteringar stämmer mot Skatteverkets kontoutdrag.
• Kundfordringar: Jämför reskontra eller kundlista mot obetalda fakturor.
• Leverantörsskulder: Kontrollera att alla inkomna fakturor är bokförda och rätt förfallodatum är registrerade.
• Moms: Säkerställ att ingående och utgående moms är rimliga i förhållande till försäljning och inköp.

Enkel månadsrutin för avstämning

En praktisk månadsrutin kan se ut så här:

• Ladda ned kontoutdrag från banken för månaden.
• Stäm av mot bokförda transaktioner och rätta eventuella differenser.
• Stäm av skattekontot mot Skatteverkets kontoutdrag.
• Gå igenom listan över obetalda kund- och leverantörsfakturor.
• Kontrollera att alla stora inköp har underlag och är rätt konterade.

Genom att boka in denna rutin samma datum varje månad skapar du ett förutsägbart arbetsflöde och slipper stora överraskningar i slutet av året.

Planera bokföringen så att bokslutet blir enkelt

Ett stressigt bokslut är ofta resultatet av att bokföringen blivit eftersatt under året. Genom att arbeta proaktivt kan bokslutet i stället bli ett relativt lugnt avslut där du mest sammanställer och kontrollerar informationen.

Förberedelser under året

För att underlätta bokslutet är det bra att:

• säkerställa att alla kvitton är inne varje månad
• stäma av balanskonton regelbundet
• märka större investeringar tydligt i bokföringen
• se till att kund- och leverantörsfakturor är uppdaterade

När bokslutsarbetet börjar har du då en betydligt renare och mer pålitlig bokföring att utgå från.

Checklista inför bokslut

Inför bokslut kan det vara bra att ha en enkel checklista, till exempel:

• Är alla verifikationer för räkenskapsåret bokförda?
• Är bank, skattekonto och övriga balanskonton avstämda?
• Är lagersaldo, pågående arbeten och eventuella förutbetalda kostnader uppdaterade?
• Finns underlag för alla större avvikelser och engångsposter?

Med en tydlig lista blir det lättare att se vad som återstår och att inget viktigt missas.

Gör bokföringen mindre stressande i vardagen

För många företagare är bokföring förknippad med stress. Ofta beror det på att arbetet samlas på hög, att det saknas struktur eller att man är osäker på vad som gäller. Några enkla principer kan göra stor skillnad.

Avsätt fasta tider för bokföring

I stället för att skjuta upp bokföringen är det bättre att boka in fasta tider, till exempel:

• 30 till 60 minuter varje vecka för att bokföra kvitton och fakturor
• 1 halvdag per månad för avstämningar och genomgång

När bokföringen blir en återkommande del av schemat minskar både stress och risken att något faller mellan stolarna.

Använd digitala hjälpmedel

Moderna bokföringsprogram kan automatisera stora delar av arbetet, till exempel:

• automatiska bankflöden
• förslag på kontering baserat på tidigare verifikationer
• digital hantering av leverantörsfakturor
• påminnelser om momsdeklaration och arbetsgivardeklaration

Genom att använda dessa funktioner minskar du både manuellt arbete och risken för misstag.

Bestäm vem som gör vad

Om ni är flera i företaget är det viktigt att klargöra roller kring ekonomin:

• Vem ansvarar för att samla in kvitton?
• Vem godkänner leverantörsfakturor?
• Vem sköter den faktiska bokföringen?
• Vem har kontakt med redovisningskonsult eller revisor?

Tydlig ansvarsfördelning minskar förvirring och gör rutinerna mer hållbara över tid.

När ska du ta hjälp med bokföringen

Även med smarta rutiner kan det vara klokt att ta extern hjälp, helt eller delvis. Det gäller särskilt om:

• verksamheten växer snabbt
• du känner dig osäker på regelverket
• bokföring tar tid från kärnverksamheten
• du närmar dig bokslut och vill vara säker på att allt blir rätt

Du kan låta en redovisningskonsult ta hand om hela bokföringen eller bara de mer avancerade delarna, som bokslut och deklaration, medan du själv sköter löpande registrering med stöd av tydliga rutiner.

Så kan Bolageriet hjälpa dig

Bolageriet hjälper företagare att skapa strukturerade, effektiva och trygga bokföringsrutiner, från val av bokföringssystem och kontoplan till praktiska arbetsflöden för kvitton, underlag, avstämningar och bokslut. Vi kan sätta upp anpassade rutiner för just din verksamhet, utbilda dig eller din ekonomiansvarige och ta över delar eller hela bokföringen när det behövs. Med Bolageriet som partner får du mer tid till din kärnverksamhet och minskar risken att bokföringen blir ett stressmoment när bokslut och deklaration närmar sig.