Förskottsfaktura, delbetalning och a conto – så fungerar det

Vad är förskottsfaktura, delbetalning och a conto?

Vid längre uppdrag, projekt och entreprenader räcker det sällan att skicka en enda faktura när allt är klart. För att få ett stabilt kassaflöde och minska risken för obetalda fordringar används ofta förskottsfakturor, delbetalningsfakturor och a conto fakturor. Dessa begrepp hänger ihop men betyder inte riktigt samma sak.

Översiktligt kan de beskrivas så här:

• Förskottsfaktura: Faktura som skickas och ska betalas innan arbete eller leverans påbörjas eller slutförs.
• Delbetalning: Kunden betalar projektet i flera delar enligt en uppgjord plan, ofta kopplad till milstolpar.
• A conto faktura: Delbetalning som inte är kopplad till exakt utfört arbete vid varje fakturering, utan mer som en löpande avräkning.

I den här artikeln går vi igenom hur varje variant fungerar, när de passar bäst, hur du skriver fakturorna och vilka bokföringsmässiga effekter de får.

Varför använda förskott, delbetalning och a conto?

Syftet med att dela upp betalningen i ett projekt är i första hand att skapa trygghet både för säljare och kund. Några vanliga skäl är:

• Att förbättra kassaflödet under längre projekt.
• Att minska kreditrisken om projektet är stort och löper över lång tid.
• Att tydliggöra vad som ingår i olika steg av leveransen.
• Att skapa incitament för båda parter att följa tidsplanen.

Val av faktureringsmodell påverkar både affärsrelationen, likviditeten och hur du bokför intäkterna. För mer övergripande frågor om hur du kan strukturera ditt företag kan du läsa mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Förskottsfaktura – betalning innan arbete eller leverans

Vad är en förskottsfaktura?

En förskottsfaktura innebär att kunden betalar helt eller delvis innan du utför arbetet eller levererar varan. Det är vanligt i branscher där leverantören behöver ta kostnader i förväg, eller där risken för utebliven betalning annars är hög.

Förskottet kan vara:

• En viss procent av den totala projektkostnaden, till exempel 30 procent vid beställning.
• Ett fast belopp som täcker startkostnader.
• Hela beloppet om projektet är litet eller kunden är ny.

När passar förskottsfakturor?

Förskottsbetalning är särskilt användbar när:

• Du måste köpa in material eller boka resurser i förväg.
• Det handlar om kundanpassade produkter som inte går att sälja vidare.
• Projektet har hög risk, till exempel vid nya eller osäkra kunder.
• Du har låg marginal och inte kan ligga ute med stora kostnader.

Vad ska stå på en förskottsfaktura?

För att undvika missförstånd är det viktigt att fakturan tydligt visar att det handlar om ett förskott och vad det avser. En förskottsfaktura bör bland annat innehålla:

• Text som klargör typen av faktura, till exempel ""Förskottsfaktura 30 procent av totalpris"".
• Referens till avtalet eller offerten som beskriver hela uppdraget.
• Beräknat totalpris och hur mycket som faktureras nu.
• Information om moms och hur det slutliga beloppet kommer att räknas av mot förskottet.

Bokföring av förskottsfakturor

I bokföringen räknas förskott från kund normalt inte som intäkt direkt, utan som en skuld till kunden tills du har levererat varan eller tjänsten. Rent praktiskt innebär det att du krediterar en intäktsrelaterad skuldpost och debiterar kundfordringar eller bank när betalningen kommer in. När du sedan levererar, omför du beloppet från skuld till intäkt.

Hur detta görs beror på ditt bokföringsprogram och kontoplan. Vid osäkerhet kan det vara klokt att stämma av med en redovisningskonsult, särskilt om det gäller större belopp eller många parallella projekt.

Delbetalning – dela upp fakturan i tydliga steg

Vad är delbetalning i ett projekt?

Delbetalning innebär att kunden betalar i flera steg enligt en överenskommen betalningsplan. Varje delbetalningsfaktura är då en egen faktura med koppling till bestämt arbete, till exempel projektets olika faser.

Delbetalningar kan till exempel vara kopplade till:

• Projektstart.
• Leverans av ett delmoment.
• Godkännande av en viss milstolpe.
• Slutleverans och godkännande av hela projektet.

Skillnaden mellan delbetalning och förskott

En förskottsfaktura skickas innan du har utfört arbetet, medan en delbetalning ofta är knuten till faktiskt utfört arbete. I praktiken kan dock den första delbetalningen ibland fungera som ett förskott om den ligger helt i början av projektet.

Den viktiga skillnaden är hur du definierar fakturan och vad den avser:

• Förskott: Kunden betalar i förväg för kommande arbete eller leverans.
• Delbetalning: Kunden betalar för en del av arbetet som redan är utfört eller exakt definierat.

Så gör du en tydlig betalningsplan

För att undvika missförstånd är det klokt att ta med en betalningsplan direkt i offerten eller avtalet. En betalningsplan kan till exempel se ut så här:

• 30 procent vid beställning.
• 40 procent vid leverans av första delmoment.
• 30 procent vid slutgodkännande.

I varje faktura anger du vilken delbetalning den avser, till exempel ""Delbetalning 2 av 3, enligt avtal daterat 2025 01 10"". På så sätt blir det tydligt för både kund, bokföring och eventuell revision vad varje faktura gäller.

Bokföring av delbetalningar

Vid delbetalning för utfört arbete bokförs beloppet normalt som intäkt direkt när fakturan skickas, eftersom du då har presterat motsvarande del av uppdraget. Moms redovisas enligt samma princip som vid vanliga fakturor, det vill säga vid fakturadatum eller betaldatum beroende på vilken momsredovisningsmetod du använder.

A conto – löpande avräkning utan exakt koppling per faktura

Vad betyder a conto?

A conto är ett uttryck som betyder ""på räkning"" och används vid löpande avräkning i projekt. En a conto faktura är en faktura där du tar betalt för en del av ett pågående uppdrag, men där du inte i detalj matchar varje faktura mot exakt utfört arbete eller levererade timmar vid faktureringstillfället.

När används a conto fakturor?

A conto fakturering är vanligt i till exempel bygg och entreprenad, större konsultuppdrag och längre utvecklingsprojekt. Det används ofta när:

• Projektet är komplext och sträcker sig över lång tid.
• Det är svårt att exakt beräkna timmar eller kostnader i förväg.
• Parterna vill ha jämnare betalningsflöde under projektets gång.

Hur fungerar a conto i praktiken?

Vid a conto fakturering enas parterna i avtalet om ett ungefärligt totalpris eller en modell för löpande ersättning. Under projektets gång skickar du a conto fakturor, till exempel varje månad, där ett överenskommet belopp debiteras.

På en a conto faktura är det viktigt att tydligt ange:

• Att fakturan är en ""A conto faktura"".
• Vilket projekt eller avtal den hör till.
• Den totala offererade summan eller ramen, om det finns.
• Hur mycket som hittills har fakturerats a conto.
• Hur mycket som återstår att fakturera enligt avtalet.

Vid slutreglering görs ofta en sammanställning där du visar:

• Totalt offererat eller överenskommet belopp.
• Summering av alla a conto fakturor som skickats.
• Eventuella avvikelser baserat på faktiska kostnader eller timmar.
• Slutfaktura eller kreditering beroende på om kunden ska betala mer eller få tillbaka.

Bokföring och moms vid a conto

A conto fakturor hanteras i regel som vanliga fakturor i bokföringen. När du skickar fakturan uppstår en kundfordran och en intäkt, och moms redovisas på samma sätt som för andra fakturor. Skillnaden ligger mer i hur du stämmer av projektet internt och hur du följer upp att de fakturerade beloppen stämmer mot slutlig kostnadsbild.

Hur undviker du missförstånd och kassaflödesproblem?

Tydliga avtal och offerter

För att fakturering i projekt ska fungera smidigt behöver grunden vara tydlig. Det betyder att offert och avtal bör beskriva:

• Totalt uppskattat pris eller prisstruktur.
• Vilken faktureringsmodell som ska användas: förskott, delbetalning, a conto eller en kombination.
• Tidsplan och betalningsvillkor, till exempel 30 dagar netto.
• Vad som händer vid förseningar, tilläggsarbeten eller förändringar i projektets omfattning.

Kommunikation med kunden

Förklara tidigt för kunden varför du använder förskott, delbetalning eller a conto. Om kunden förstår att syftet är ett stabilt projekt, där du kan planera resurser och leverera i tid, ökar ofta acceptansen för dessa faktureringssätt.

Planera kassaflödet

När du skapar din betalningsplan är det viktigt att se till att dina egna kostnader täcks i tid. Några praktiska råd:

• Låt inte materialinköp och underkonsulter ligga långt före dina egna inbetalningar.
• Se till att första delbetalning eller förskott täcker startkostnader.
• Anpassa fakturaintervallen till projektets längd, till exempel månadsvis vid långa uppdrag.
• Följ upp obetalda fakturor snabbt för att undvika att kreditrisken växer.

Exempel: kombinera förskott, delbetalning och a conto

Ofta kombineras olika faktureringsmodeller i ett och samma projekt. Ett vanligt upplägg kan se ut så här:

• Förskottsfaktura på 20 procent vid avtalsskrivning för att täcka uppstart.
• Löpande a conto fakturor varje månad baserat på en uppskattad kostnadsnivå.
• Slutfaktura där du stämmer av totalkostnad mot redan fakturerade a conto belopp.

På så sätt får du ett jämnt kassaflöde, kunden slipper överraskningar i slutet och båda parter har god överblick över projektets ekonomi under hela perioden.

Hur Bolageriet kan hjälpa dig

Val av faktureringsmodell påverkar både avtal, bokföring och relationen till dina kunder. Förskottsfakturor, delbetalningar och a conto fakturor ger stora möjligheter att skapa stabilitet i projekten, men kräver också genomtänkta rutiner och korrekt hantering i bokföringen.

Bolageriet kan hjälpa dig att sätta upp tydliga rutiner för fakturering i projekt, välja lämpliga betalningsmodeller för dina uppdrag och säkerställa att bokföringen blir korrekt från början. Vi kan också bistå med standardavtal och praktiska exempel på hur du formulerar betalningsplaner i offerter och avtal, så att du minskar risken för missförstånd och kassaflödesproblem.

Oavsett om du driver ett mindre konsultbolag eller hanterar större entreprenader kan Bolageriet vara din partner för en tryggare och mer förutsägbar ekonomisk hantering av projekten.