Arbetsgivaravgifter för nybörjare

Vad är arbetsgivaravgifter?

Arbetsgivaravgifter är skatter som arbetsgivaren betalar till staten när lön betalas ut till en anställd. Avgiften beräknas som en procentandel av den bruttolön som den anställde får. Arbetsgivaravgifterna finansierar bland annat pensioner, sjukförsäkring, föräldraförsäkring och andra trygghetssystem.

Som företagare är det viktigt att förstå arbetsgivaravgifter redan från början. Det påverkar din budget, din prissättning och hur du planerar lönekostnader över tid. Om du planerar att anställa är arbetsgivaravgiften en obligatorisk kostnad utöver lönen.

Vem betalar arbetsgivaravgift och när?

Arbetsgivaravgift betalas av alla arbetsgivare i Sverige som betalar ut lön eller ersättning som är skattepliktig. Det gäller oavsett om du driver aktiebolag, handelsbolag eller enskild firma och har anställda.

Grundprincipen är:

• Arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgift till Skatteverket varje månad
• Avgiften beräknas på den bruttolön och de förmåner som den anställde får
• Uppgifterna redovisas i arbetsgivardeklaration på individnivå

Även en enskild firma kan behöva betala arbetsgivaravgifter om företaget har anställda. Däremot betalar enskilda näringsidkare i första hand egenavgifter på sin egen inkomst. Vill du förstå mer om hur olika bolagsformer påverkar skatt och avgifter kan du läsa mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Hur beräknas arbetsgivaravgifter?

Arbetsgivaravgifter beräknas som en procentsats på den anställdes bruttolön och skattepliktiga förmåner. Bruttolön är lönen innan skatt dras. Skattepliktiga förmåner kan till exempel vara bilförmån, kostförmån eller andra förmåner som ska beskattas.

Grundformeln är:

Arbetsgivaravgift = Underlag för avgift × aktuell procentsats

Underlaget för arbetsgivaravgift består oftast av:

• Månadslön eller timlön
• Semestertillägg och andra löneförmåner
• Bonus och provision
• Skattepliktiga förmåner

Vissa ersättningar ingår inte i underlaget, till exempel skattefria traktamenten inom gällande regler. Det är viktigt att du känner till vilka ersättningar som är underlag för arbetsgivaravgift när du planerar lönesättningen.

Vad används arbetsgivaravgifterna till?

Arbetsgivaravgifter är inte en enda avgift, utan består av flera delar som finansierar olika trygghetssystem i Sverige. När du betalar arbetsgivaravgift går pengarna bland annat till:

• Pensionssystemet
• Sjukförsäkringen
• Föräldraförsäkringen
• Arbetslöshetsförsäkringens grunddel
• Arbetsskadeförsäkring
• Sociala omkostnader för staten

Det innebär att arbetsgivaravgifterna bidrar till den anställdes framtida pension, ersättning vid sjukdom, ersättning vid föräldraledighet och skydd vid arbetsskada. Som arbetsgivare är du därför en viktig del av det svenska trygghetssystemet.

De olika delarna i arbetsgivaravgiften

Arbetsgivaravgiften är uppdelad i flera delförsäkringar. Procentsatserna kan ändras över tid, men strukturen är densamma. Vanliga delar i arbetsgivaravgiften är:

• Ålderspensionsavgift som finansierar den allmänna pensionen
• Sjukförsäkringsavgift som finansierar ersättning vid sjukdom
• Föräldraförsäkringsavgift som finansierar föräldrapenning
• Arbetsmarknadsavgift som delvis finansierar arbetslöshetsersättning
• Arbetsskadeavgift som ger skydd vid arbetsrelaterade skador
• Allmän löneavgift som är en ren skatt utan direkt koppling till en förmån

Som arbetsgivare behöver du normalt inte dela upp dessa delar själv. Skatteverket räknar ut och redovisar strukturen. För dig räcker det oftast att känna till den totala procentsatsen och förstå att den består av olika sociala avgifter.

Olika nivåer på arbetsgivaravgifter

Det finns olika nivåer på arbetsgivaravgifterna beroende på den anställdes ålder och situation. Några vanliga kategorier är:

Full arbetsgivaravgift

Full arbetsgivaravgift gäller normalt för anställda mellan 27 och 65 år. Denna nivå är standard för de flesta anställningar. Procentsatsen bestäms i lag och kan justeras av riksdagen.

Särskilda regler för unga

Under vissa perioder har det funnits nedsatta arbetsgivaravgifter för unga anställda. Syftet har varit att underlätta för unga att komma in på arbetsmarknaden. Reglerna kan variera över tid, så du behöver alltid kontrollera vilka åldersintervall och procentsatser som gäller för tillfället.

Äldre anställda

För äldre anställda kan arbetsgivaravgiften vara lägre eller utgå enligt särskilda regler. Det kan handla om att vissa delar av avgiften inte tas ut efter en viss ålder. Det är därför viktigt att ange rätt födelsedatum på anställda i lönesystemet så att rätt nivå används.

Forskare och experter

Det finns särskilda regler för utländska experter, forskare och nyckelpersoner som arbetar tillfälligt i Sverige. För dessa kan en särskild skattelagstiftning gälla, vilket kan påverka både inkomstskatt och arbetsgivaravgifter. Det här är mer avancerade regler och kräver ofta rådgivning.

Nedsättningar av arbetsgivaravgifter

I vissa fall kan arbetsgivare få sänkta arbetsgivaravgifter. Det kan till exempel gälla:

• Anställning av personer som står långt från arbetsmarknaden
• Forskning och utveckling i företaget
• Specifika stödinsatser som regeringen beslutat om

Vanliga former av nedsättning är:

• Regionalt stöd för företag i vissa geografiska områden
• Forskningsavdrag för personal som arbetar med forskning och utveckling
• Stöd för långtidsarbetslösa genom olika anställningsstöd

Nedsättningar kräver ofta att vissa villkor är uppfyllda. Det är därför viktigt att dokumentera anställningar, arbetsuppgifter och den anställdes bakgrund om du vill använda sådana stöd.

Arbetsgivaravgifter i praktiken

För att förstå hur arbetsgivaravgifter fungerar i vardagen kan vi gå igenom ett förenklat exempel.

Anta att du har en anställd med en bruttolön på 30 000 kronor per månad. Om den totala arbetsgivaravgiften exempelvis är runt 31 procent blir den ungefärliga arbetsgivaravgiften:

30 000 × 0,31 = 9 300 kronor

Din totala lönekostnad som arbetsgivare blir då:

30 000 kronor i lön + 9 300 kronor i arbetsgivaravgift = 39 300 kronor

Den anställde får sin nettolön efter att du dragit preliminär skatt, medan du som arbetsgivare betalar in både skatten och arbetsgivaravgifterna till Skatteverket.

Så redovisar du arbetsgivaravgifter

Processen för att redovisa arbetsgivaravgifter till Skatteverket sker i flera steg. En förenklad översikt:

• Beräkna den anställdes bruttolön och förmåner
• Beräkna arbetsgivaravgift på lön och skattepliktiga förmåner
• Dra preliminär skatt från den anställdes lön
• Betala ut nettolönen till den anställde
• Skicka in arbetsgivardeklaration på individnivå till Skatteverket
• Betala in skatt och arbetsgivaravgifter till Skatteverket samma månad

De flesta företag använder ett lönesystem eller en redovisningsbyrå för att sköta dessa beräkningar. Systemet kan automatiskt räkna ut arbetsgivaravgifter utifrån den anställdes uppgifter och gällande lagar.

Arbetsgivaravgifter och budgetering

När du planerar att anställa behöver du ta hänsyn till arbetsgivaravgifterna i din budget. En vanlig miss är att bara räkna på bruttolönen och glömma de sociala avgifterna. Det kan göra att företagets lönekostnader underskattas.

För enkel budgetplanering kan du göra så här:

• Bestäm önskad bruttolön för tjänsten
• Lägg på aktuell procentsats för arbetsgivaravgift
• Lägg till eventuella pensionsavsättningar och andra förmåner
• Räkna fram den totala lönekostnaden per månad och år

På så sätt ser du tydligt vilken kostnad en anställning faktiskt innebär för företaget. Detta är viktigt både vid prissättning av dina tjänster och när du gör likviditetsbudget.

Skillnad mellan arbetsgivaravgifter och egenavgifter

Om du driver enskild firma eller handelsbolag och tar ut ersättning till dig själv möter du ofta begreppet egenavgifter. Egenavgifter är motsvarigheten till arbetsgivaravgifter för egenföretagare. Skillnaden är:

• Arbetsgivaravgifter betalas på lön till anställda
• Egenavgifter betalas på din egen näringsinkomst

Både arbetsgivaravgifter och egenavgifter finansierar liknande trygghetssystem, men beräknas och redovisas på olika sätt. Om du funderar på vilken företagsform som passar dig kan du läsa mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Vanliga misstag kring arbetsgivaravgifter

Det är lätt att göra misstag kring arbetsgivaravgifter, särskilt i början. Några typiska fallgropar är:

• Att inte räkna med arbetsgivaravgifter när man planerar lönekostnader
• Att använda fel procentsats på grund av felaktiga åldersuppgifter
• Att missa att vissa förmåner är skattepliktiga och ska ingå i underlaget
• Att lämna arbetsgivardeklaration för sent

Genom att ha ett bra lönesystem, uppdaterad information om anställda och rutiner för deklaration kan du undvika de flesta problem.

Hur Bolageriet kan hjälpa dig

Arbetsgivaravgifter kan upplevas som komplicerade när du startar eller växer med ditt företag. Du behöver ta hänsyn till lagar, procentsatser, olika typer av anställningar och hur allt ska redovisas korrekt till Skatteverket. Samtidigt ska du ha koll på företagsform, ägarstruktur och övriga skatteregler.

Bolageriet hjälper dig att strukturera ditt bolag från början så att hanteringen av löner och arbetsgivaravgifter blir så enkel och trygg som möjligt. Vi kan stötta dig med:

• Val av företagsform och ägarupplägg
• Genomgång av kostnader för anställningar, inklusive arbetsgivaravgifter
• Kontakt med redovisningskonsult eller lönesystem som passar din verksamhet
• Rådgivning inför första anställningen och löpande tillväxt

Genom att ta hjälp av Bolageriet får du en stabil grund för din bolagsstruktur och bättre kontroll på hur arbetsgivaravgifter och andra avgifter påverkar ditt företag på kort och lång sikt. På så sätt kan du lägga mer tid på att driva och utveckla din verksamhet, och mindre tid på att oroa dig för formalia och administration.