Hur fungerar avskrivningar?

Avskrivningar är ett centralt begrepp i bokföring och redovisning. De påverkar både resultatet i resultaträkningen och värdet på tillgångar i balansräkningen. För att ha ordning på företagets ekonomi behöver du förstå vad avskrivningar är, vilka regler som gäller och hur du räknar ut dem steg för steg.

I denna artikel går vi igenom grunderna i avskrivningar, skillnaden mellan olika typer av tillgångar, vanliga avskrivningsmetoder samt praktiska räkneexempel. Artikeln utgår främst från mindre aktiebolag och enskilda firmor som följer Bokföringsnämndens regelverk, men principerna är generellt tillämpliga för de flesta företag.

Vad är avskrivningar?

Avskrivningar är en systematisk fördelning av en tillgångs anskaffningsvärde över dess ekonomiska livslängd. I stället för att kostnadsföra hela inköpet direkt fördelas kostnaden över flera år.

Syftet med avskrivningar är att matcha kostnaden för tillgången med de intäkter den hjälper till att skapa. På så sätt ger bokföringen en mer rättvisande bild av företagets resultat varje år.

Avskrivningar gäller för anläggningstillgångar, det vill säga tillgångar som ska användas i verksamheten under längre tid än ett år, till exempel maskiner, inventarier, datorer och byggnader.

Vilka tillgångar ska skrivas av?

Alla tillgångar skrivs inte av på samma sätt. En viktig utgångspunkt är skillnaden mellan omsättningstillgångar och anläggningstillgångar.

Anläggningstillgångar

Anläggningstillgångar är tillgångar som ska användas i verksamheten under en längre tid. Dessa ska som huvudregel skrivas av över sin ekonomiska livslängd. Exempel:

• Maskiner och andra tekniska anläggningar
• Inventarier, möbler och utrustning
• Datorer, telefoner och annan IT-utrustning
• Personbilar och lätta lastbilar
• Byggnader och markanläggningar
• Immateriella tillgångar som programvaror, patent och varumärken

Dessa tillgångar ska bokföras som anläggningstillgångar i balansräkningen och skrivas av år för år.

Omsättningstillgångar

Omsättningstillgångar är tillgångar som förbrukas eller säljs inom ett år, till exempel:

• Varulager
• Råvaror och förnödenheter
• Kortfristiga fordringar och likvida medel

Dessa skrivs normalt inte av utan kostnadsförs direkt när de förbrukas eller säljs.

Mindre inventarier och direktavdrag

Vissa inventarier får kostnadsföras direkt i stället för att skrivas av, trots att de ska användas längre än ett år. Det gäller till exempel:

• Inventarier med lågt värde
• Inventarier med kort ekonomisk livslängd

Gränsvärden och tolkning kan variera, men i praktiken räknas ofta mindre inköp som datorer eller kontorsutrustning med relativt lågt pris som förbrukningsinventarier. De kostnadsförs då direkt i resultaträkningen och behöver inte skrivas av över flera år.

Begrepp som är viktiga vid avskrivningar

För att kunna räkna på avskrivningar behöver du förstå några centrala begrepp.

Anskaffningsvärde

Anskaffningsvärdet är den totala kostnaden för att köpa och ta en tillgång i bruk. Det kan till exempel inkludera:

• Inköpspris exklusive avdragsgill moms
• Fraktkostnader
• Installationskostnader
• Eventuella tullar och skatter som inte är avdragsgilla

Avskrivningarna beräknas normalt på anskaffningsvärdet.

Ekonomisk livslängd

Ekonomisk livslängd är den tid som tillgången förväntas användas i verksamheten. Den behöver inte vara samma sak som teknisk livslängd. Exempel:

• Datorer: ofta 3 till 5 år
• Inventarier och maskiner: ofta 5 till 10 år
• Byggnader: ofta 20 till 50 år beroende på typ

Ekonomisk livslängd är en bedömning som ska vara rimlig och underbyggd utifrån hur tillgången används.

Restvärde

Restvärde är det bedömda värdet av tillgången efter den ekonomiska livslängden. I många fall sätts restvärdet till noll i bokföringen, men om du redan från början vet att tillgången kommer ha ett betydande värde efter avskrivningstiden kan du ta hänsyn till det.

Olika avskrivningsmetoder

Det finns flera sätt att skriva av en tillgång. De vanligaste metoderna i svensk redovisning är:

• Linjära avskrivningar
• Degressiva avskrivningar
• Produktionsbaserade avskrivningar

Linjära avskrivningar

Linjär avskrivning innebär att samma belopp skrivs av varje år under tillgångens ekonomiska livslängd. Det är den vanligaste och enklaste metoden.

Formeln är:

Årets avskrivning = (Anskaffningsvärde minus restvärde) dividerat med ekonomisk livslängd

För många mindre företag är linjär avskrivning standardmetoden, eftersom den är lätt att förstå, beräkna och följa upp.

Degressiva avskrivningar

Degressiv avskrivning innebär att avskrivningen är högre i början och minskar över tiden. Det kan användas när en tillgång tappar mer i värde initialt. Denna metod är mer ovanlig i vanlig bokföring och används främst i avancerade redovisningsmodeller eller för specifika tillgångsslag.

Produktionsbaserade avskrivningar

Produktionsbaserad avskrivning innebär att avskrivningen baseras på hur mycket tillgången används, till exempel antal producerade enheter eller antal körda timmar. Det kan vara relevant för vissa maskiner där slitaget är direkt kopplat till produktionen.

Räkneexempel: linjär avskrivning

Nedan följer några konkreta exempel på hur avskrivningar kan räknas ut i praktiken.

Exempel 1: Inventarie med fem års livslängd

Företaget köper en maskin med följande förutsättningar:

• Anskaffningsvärde: 100 000 kronor
• Beräknad ekonomisk livslängd: 5 år
• Restvärde: 0 kronor

Årets avskrivning blir då:

100 000 kronor dividerat med 5 år är lika med 20 000 kronor per år

I bokföringen innebär det att du varje år minskar värdet på maskinen i balansräkningen med 20 000 kronor och kostnadsför samma belopp som avskrivning i resultaträkningen.

Efter fem år ser värdet ut så här:

• År 1: Bokfört värde 80 000 kronor
• År 2: Bokfört värde 60 000 kronor
• År 3: Bokfört värde 40 000 kronor
• År 4: Bokfört värde 20 000 kronor
• År 5: Bokfört värde 0 kronor

Exempel 2: Dator med tre års livslängd

Ett företag köper en dator för 18 000 kronor exklusive moms. Företaget bedömer den ekonomiska livslängden till 3 år och inget restvärde.

Årets avskrivning blir:

18 000 kronor dividerat med 3 år är lika med 6 000 kronor per år

Varje år bokförs 6 000 kronor som avskrivningskostnad och datorns bokförda värde minskar i motsvarande grad.

Exempel 3: Restvärde beaktas

Ett företag köper en personbil för 250 000 kronor. Företaget bedömer att bilen kommer användas i 5 år och därefter ha ett restvärde på 50 000 kronor.

Underlaget för avskrivningar blir då:

250 000 kronor minus 50 000 kronor är lika med 200 000 kronor

Årlig avskrivning:

200 000 kronor dividerat med 5 år är lika med 40 000 kronor per år

Efter 5 år har då totalt 200 000 kronor skrivits av och det bokförda värdet är 50 000 kronor, vilket motsvarar det bedömda restvärdet.

Redovisningsmässiga och skattemässiga avskrivningar

I praktiken skiljer man ofta på redovisningsmässiga avskrivningar och skattemässiga avskrivningar.

Redovisningsmässiga avskrivningar

Redovisningsmässiga avskrivningar utgår från tillgångens verkliga ekonomiska livslängd och syftar till att ge en rättvisande bild av företagets resultat. Dessa styrs främst av bokföringsregler som Bokföringsnämndens allmänna råd.

Skattemässiga avskrivningar

Skattemässiga avskrivningar styrs av inkomstskattelagen och kan i vissa fall avvika från de redovisningsmässiga. Till exempel kan det finnas särskilda regler för hur snabbt du får skriva av inventarier i deklarationen.

För mindre företag sammanfaller ofta redovisningsmässiga och skattemässiga avskrivningar, men skillnader kan uppstå. Det kan leda till skattemässiga över- eller underavskrivningar som hanteras i deklarationen.

Hur påverkar avskrivningar resultatet?

Avskrivningar är en kostnad i resultaträkningen, men de innebär ingen direkt utbetalning under de år som avskrivningen görs. Själva betalningen skedde när tillgången köptes.

Effekten blir att:

• Årets resultat minskar med avskrivningsbeloppet
• Skatteunderlaget minskar eftersom resultatet blir lägre
• Balansräkningens tillgångsvärden minskar över tid

Avskrivningar påverkar alltså både balansräkning, resultaträkning och beskattning, men inte kassaflödet direkt det år avskrivningen bokförs.

Praktiskt arbetssätt för avskrivningar

För att arbeta strukturerat med avskrivningar kan du följa dessa steg:

• Identifiera vilka inköp som är anläggningstillgångar
• Beräkna anskaffningsvärdet för varje tillgång
• Bedöm ekonomisk livslängd och eventuellt restvärde
• Välj avskrivningsmetod, oftast linjär
• Upprätta en avskrivningsplan för varje tillgång eller tillgångsgrupp
• Bokför årets avskrivning enligt planen

För dig som precis startat företag kan det vara bra att läsa mer om olika företagsformer och hur de påverkar bokföringen. Läs mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Hur Bolageriet kan hjälpa till

Avskrivningar kan verka enkla i teorin, men i praktiken uppstår ofta frågor kring livslängder, restvärden, skatteeffekter och hur allt ska bokföras korrekt. Här kan Bolageriet vara ett stöd genom att:

• Hjälpa dig bedöma vilka inköp som ska aktiveras och skrivas av
• Ta fram avskrivningsplaner anpassade till din verksamhet
• Säkerställa att dina avskrivningar följer gällande regelverk
• Skapa tydliga underlag till bokslut och deklaration
• Ge råd om hur avskrivningar påverkar resultat, nyckeltal och skatt

Genom att låta Bolageriet hantera avskrivningar och annan bokföring kan du fokusera mer på din kärnverksamhet samtidigt som du får en trygg och professionell redovisning med korrekta tillgångsvärden och avskrivningar.