Bokföring av bilkostnader

Bilkostnader är en vanlig och ofta betydande utgift i både små och stora företag. För att bokföringen ska bli korrekt behöver du förstå skillnaderna mellan tjänstebil, privat bil i tjänsten och milersättning, samt hur dessa olika typer av kostnader ska hanteras bokföringsmässigt och skattemässigt.

I den här guiden går vi igenom grunderna i bokföring av bilkostnader och hur du praktiskt bokför de vanligaste situationerna i ett aktiebolag eller enskild firma.

Grundläggande begrepp kring bil och bokföring

Innan du kan bokföra bilkostnader är det viktigt att förstå några centrala begrepp. Dessa används både i bokföringen och i skattereglerna.

Tjänstebil

En tjänstebil är en bil som ägs eller leasas av företaget. Bilen används för tjänsteresor, men kan även användas privat av ägare eller anställda. Om bilen används privat uppstår vanligtvis en bilförmån som ska beskattas.

Typiska kännetecken för en tjänstebil är:

• Bilen står bokförd som en tillgång i företaget eller hyrs via leasing
• Företaget betalar löpande kostnader som bränsle, försäkring, service och skatt
• Privat användning hanteras genom bilförmån eller milersättning beroende på upplägg

Privat bil i tjänsten

En privat bil är en bil som ägs av ägaren privat eller av en anställd, och som ibland används för tjänsteresor. Företaget äger inte bilen och bokför därför inte själva bilen som tillgång.

När en privat bil används i tjänsten kan företaget betala ersättning per körd mil enligt Skatteverkets schablon. Denna milersättning är i normala fall skattefri upp till ett visst belopp per mil.

Milersättning

Milersättning är ersättning per mil för tjänsteresor med privat bil. Syftet är att kompensera för bränsle, slitage och andra bilkostnader som uppstår när bilen används i tjänsten.

Vanliga typer av milersättning:

• Milersättning till anställda med privat bil
• Milersättning till företagsägare i enskild firma eller aktiebolag
• Extra ersättning vid tjänsteresor med förmånsbil där den anställde själv betalar bränslet

Läs mer om vad som gäller generellt när du startar företag i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Bokföring av bilkostnader för tjänstebil

När bilen ägs eller leasas av företaget ska alla kostnader för bilen normalt bokföras i företaget. Detta gäller både aktiebolag och enskild firma, men skatteeffekterna kan skilja sig åt.

Bil som ägs av företaget

Om företaget köper en bil bokförs den som en anläggningstillgång. Själva köpet bokförs på ett konto för inventarier eller bilar, ofta i kontogrupp 12xx.

Exempel på kostnader som sedan löpande bokförs:

• Bränsle
• Service och reparationer
• Försäkring
• Fordonsskatt
• Besiktning
• Däck och övriga tillbehör

Dessa kostnader bokförs vanligtvis i kontogrupp 56xx för bil- och transportkostnader.

Leasad bil i företaget

Vid leasing av bil bokförs inte bilen som tillgång, utan leasingavgifterna bokförs som en löpande kostnad, ofta i kontoklass 56xx.

Löpande bokför du:

• Leasingavgift
• Eventuell första förhöjd leasingavgift
• Bränsle och övriga driftkostnader

Första förhöjd leasingavgift periodiseras ofta över leasingperioden. Detta innebär att kostnaden fördelas jämnt över tiden istället för att tas direkt.

Bilförmån vid privat användning av tjänstebil

Om en tjänstebil används privat uppkommer en bilförmån som ska beskattas. Förmånen beräknas enligt Skatteverkets regler och läggs på som en skattepliktig förmån i lönen.

I bokföringen innebär detta normalt:

• En löneförmån bokförs som en kostnad och en motpost på ett förmånskonto
• Arbetsgivaravgifter beräknas även på värdet av bilförmånen

Företaget fortsätter samtidigt att bokföra alla bilkostnader som vanligt. Förmånen är endast ett sätt att beskatta den privata användningen.

Bokföring av bilkostnader för privat bil i tjänsten

Om bilen är privatägd bokförs normalt inte kostnader som försäkring, service eller skatt i företaget. I stället bokförs milersättning för de tjänsteresor som faktiskt görs.

Milersättning till anställda

När en anställd använder sin privata bil i tjänsten kan företaget betala skattefri milersättning upp till gällande schablonbelopp per mil. Den anställde lämnar då in en reseräkning eller körjournal.

I bokföringen hanteras detta som:

• Kostnad i företaget på ett konto för milersättning eller resekostnader
• Utbetalning till den anställde via lön eller som separat utläggsersättning

Om ersättningen överstiger Skatteverkets skattefria nivå blir den överskjutande delen skattepliktig lön, vilket påverkar både skatt och arbetsgivaravgifter.

Milersättning till företagsägare

För ägare i aktiebolag gäller liknande regler som för anställda. Ägaren räknas i detta sammanhang som anställd i bolaget. Milersättningen bokförs som en kostnad och utbetalning sker oftast via lön eller som utläggsersättning.

I en enskild firma ser det något annorlunda ut. Här ersätter du dig själv för bilkostnader, men själva ersättningen är inte lön på samma sätt som i ett aktiebolag. Du bokför milersättningen som en kostnad i firman och tar ut pengarna till ditt privata konto.

Körjournal och underlag

För att milersättningen ska vara skattemässigt korrekt behöver du ha underlag som visar:

• Datum för resan
• Syfte med resan
• Start- och slutadress, eller åtminstone ort
• Antal körda mil

Detta kan samlas i en körjournal, antingen digitalt eller på papper. Körjournalen är viktig både vid bokföringen och vid en eventuell kontroll.

Bokföring av bränsle och andra utlägg

Beroende på om bilen är privatägd eller ägs av företaget bokförs bränsle och övriga utlägg på olika sätt.

Bränsle vid tjänstebil

För en tjänstebil som företaget äger eller leasar bokförs bränsle som en kostnad i företaget. Betalning kan ske direkt med företagskort, faktura eller genom att någon gör ett utlägg och får ersättning.

Bokföringen blir normalt:

• Kostnad för bränsle i kontogrupp 56xx
• Eventuell moms på bränslet, beroende på bilens användning
• Betalning via bankkonto eller skuld till anställd vid utlägg

Bränsle vid privat bil med milersättning

Om bilen är privat och milersättning betalas ska du vanligtvis inte bokföra enskilda bränslekvitton i företaget. Kostnaden för bränsle ingår i milersättningen.

Den som äger bilen betalar bränslet privat och får sedan ersättning per mil för de resor som gjorts i tjänsten. Företaget bokför endast milersättningen.

Skillnader mellan aktiebolag och enskild firma

Grundprinciperna för bokföring av bilkostnader är liknande, men det finns några viktiga skillnader mellan aktiebolag och enskild firma.

Aktiebolag

I ett aktiebolag är både ägare och anställda skilda från bolaget som juridisk person. Detta innebär att:

• Tjänstebil räknas som bolagets tillgång och alla kostnader bokförs i bolaget
• Privata bilar ersätts via milersättning, som hanteras som kostnad i bolaget
• Bilförmån uppstår när tjänstebil används privat och beskattas via lön

Enskild firma

I en enskild firma är företagaren och företaget samma person. Här gäller ofta:

• Bilen är ofta privatägd, även om den används i verksamheten
• Milersättning används för att föra över bilkostnader till firman
• Vissa bilkostnader kan fördelas mellan privat användning och verksamhet, beroende på omfattning

Valet mellan att ha bilen i företaget eller privat beror på omfattningen av användning i tjänsten, bilens värde och skatteaspekter. Detta hänger också ihop med valet av företagsform. Läs mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Praktiska tips för korrekt bokföring av bilkostnader

För att förenkla bokföringen och minska risken för fel kan du tänka på följande:

• Bestäm tidigt om bilen ska vara tjänstebil eller privat bil i tjänsten
• För körjournal när bilen används i arbetet, även vid tjänstebil med privat användning
• Separera privata och företagsrelaterade kostnader så tydligt som möjligt
• Använd tydliga konton i bokföringen för olika typer av bilkostnader
• Spara alla kvitton och underlag kopplade till bilen och resorna

Ju tydligare struktur du har från början, desto enklare blir bokslut, deklaration och eventuell dialog med revisor eller Skatteverket.

Så kan Bolageriet hjälpa dig

Att avgöra om bilen ska ligga i företaget, hur milersättning ska hanteras och hur bilförmåner påverkar lön och skatt kan vara komplicerat, särskilt om du kombinerar olika företagsformer eller har både tjänstebil och privat bil.

Bolageriet hjälper dig att:

• Välja upplägg för bil i företaget utifrån din situation
• Sätta upp en tydlig struktur för bokföring av bilkostnader
• Förstå hur bilförmån, milersättning och moms hänger ihop
• Anpassa bokföringen efter om du driver aktiebolag eller enskild firma

Med rätt stöd blir hanteringen av bilkostnader både enkel och korrekt, så att du kan fokusera på att driva och utveckla din verksamhet. Bolageriet finns med som partner hela vägen, från uppstart av bolag till löpande bokföring och rådgivning kring bil och andra viktiga kostnader i företaget.