Bokföring av företagets mobil och dator

Översikt: så bokför du mobil och dator i företaget

När företaget köper mobiltelefon, dator eller surfplatta behöver dessa hanteras korrekt i bokföringen. Det påverkar både resultat, skatt och balansräkning. Hur du bokför beror främst på:

• Om det är en inventarie eller en förbrukningsinventarie
• Om du får göra direktavdrag eller måste göra avskrivningar
• Vilken inköpskostnad utrustningen har
• Hur länge utrustningen förväntas användas i verksamheten

I den här artikeln går vi igenom grunderna för bokföring av mobil och dator, hur du klassificerar tillgången, hur direktavdrag fungerar och hur du gör avskrivningar steg för steg.

Vad är en inventarie?

En inventarie är en tillgång som ska användas i verksamheten under en längre tid, normalt mer än tre år. Exempel är datorer, mobiltelefoner, maskiner, möbler och annan kontorsutrustning.

För att en tillgång ska klassas som inventarie ska följande normalt vara uppfyllt:

• Den ägs av företaget
• Den används i den löpande verksamheten
• Den har en ekonomisk livslängd på minst tre år
• Anskaffningsvärdet är över ett visst belopp (mer om detta nedan)

Inventarier bokförs i balansräkningen som en tillgång och kostnaden fördelas över flera år genom avskrivningar.

Vad är en förbrukningsinventarie?

En förbrukningsinventarie är en enklare tillgång som antingen har:

• En kort ekonomisk livslängd, oftast högst tre år, eller
• Ett lågt anskaffningsvärde

Förbrukningsinventarier kostnadsförs direkt i resultaträkningen det år de köps in. De tas då inte upp i balansräkningen som en separat tillgång.

Mobil och dator kan i vissa fall räknas som förbrukningsinventarie och i andra fall som inventarie. Det beror på inköpspris och beräknad användningstid.

Gräns för direktavdrag och lågt värde

Skattereglerna medger att du får göra direktavdrag för:

• Inventarier av mindre värde eller
• Inventarier med kort ekonomisk livslängd

Med mindre värde menas att inköpspriset understiger ett visst belopp exklusive moms. Den exakta beloppsgränsen kan ändras över tid, men principen är att enklare utrustning med lågt pris får kostnadsföras direkt. Kontrollera aktuella beloppsgränser hos Skatteverket.

Mobiltelefoner och enklare datorer hamnar ofta runt denna gräns. Då kan det vara möjligt att bokföra köpet som en direkt kostnad i stället för som en anläggningstillgång.

När ska mobil och dator bokföras som inventarie?

Du bör normalt bokföra mobil eller dator som inventarie om:

• Inköpsvärdet är relativt högt och över gränsen för mindre värde
• Utrustningen förväntas användas under flera år
• Den är viktig för verksamheten och inte av engångskaraktär

I bokföringen används då vanligtvis kontogrupp 12 för inventarier, till exempel:

• 1210 Maskiner och andra tekniska anläggningar
• 1220 Inventarier och verktyg
• 1250 Datorer

Exakt kontoval kan skilja sig beroende på företagets kontoplan och hur detaljerad uppdelning du vill ha.

När kan mobil och dator bokföras som förbrukningsinventarie?

Du kan ofta behandla mobil och dator som förbrukningsinventarie om:

• Inköpsvärdet är förhållandevis lågt
• Utrustningen väntas bytas ut inom kort, exempelvis inom tre år
• Det rör sig om enklare eller mindre betydelsefulla enheter

Då används normalt kontogrupper som:

• 5410 Förbrukningsinventarier
• 5420 Programvaror

Hela kostnaden tas direkt det år köpet görs. Några avskrivningar behövs då inte.

Direktavdrag: vad innebär det?

Direktavdrag innebär att du kostnadsför hela inköpet samma år som det görs. Detta minskar resultatet det året, men innebär ingen framtida avskrivningskostnad.

Direktavdrag är tillåtet för:

• Förbrukningsinventarier
• Inventarier av mindre värde
• Inventarier med kort ekonomisk livslängd

I praktiken bokförs då mobil eller dator direkt mot ett kostnadskonto, ofta 5410 eller 6110 beroende på kontoplan, och moms bokas separat.

Läs mer om skattemässiga effekter av olika kostnader i vår genomgång av företagskostnader och avdrag i artikeln om bokföringsfrågor för småföretagare (slug: kunskapsbank/bokforingsfragor).

Avskrivningar: när kostnaden ska fördelas över tid

Om mobil eller dator bokförs som en inventarie i balansräkningen ska kostnaden normalt fördelas över tillgångens ekonomiska livslängd. Detta görs genom avskrivningar.

Planenlig avskrivning

Vid planenlig avskrivning bestämmer du en beräknad livslängd, till exempel:

• 3 år för en mobiltelefon
• 3 till 5 år för en dator

Du skriver sedan av anskaffningsvärdet med lika stora belopp varje år. Det kallas linjär avskrivning.

Exempel: En dator köps för 15 000 kronor exklusive moms och förväntas användas i tre år. Då blir den årliga avskrivningen 5 000 kronor.

Bokföringskonton för avskrivningar

Typisk kontering vid avskrivning av inventarie:

• Debet 7830 Avskrivning på maskiner och inventarier
• Kredit 12xx Ackumulerade avskrivningar

På så sätt syns både ursprungligt anskaffningsvärde och hur mycket som skrivits av hittills.

Exempel på bokföring av mobiltelefon

Exempel 1: Mobil som förbrukningsinventarie

Företaget köper en mobiltelefon för 5 000 kronor exklusive moms. Beloppet är under gränsen för mindre värde och telefonen bedöms användas i cirka två år.

Möjlig kontering:

• Debet 5410 Förbrukningsinventarier: 5 000
• Debet 2641 Ingående moms: 1 250
• Kredit 1930 Företagskonto: 6 250

Här görs direktavdrag. Ingen avskrivning behövs framöver.

Exempel 2: Mobil som inventarie med avskrivning

Företaget köper en mer avancerad mobiltelefon för 12 000 kronor exklusive moms, som bedöms användas i tre år.

Vid inköp:

• Debet 1220 Inventarier: 12 000
• Debet 2641 Ingående moms: 3 000
• Kredit 1930 Företagskonto: 15 000

Vid årets slut, med tre års avskrivningstid, blir avskrivningen 4 000 kronor:

• Debet 7830 Avskrivning på maskiner och inventarier: 4 000
• Kredit 1229 Ackumulerade avskrivningar: 4 000

Exempel på bokföring av dator

Exempel 3: Dator som förbrukningsinventarie

Företaget köper en enkel bärbar dator för 8 000 kronor exklusive moms. Datorn bedöms ha kort livslängd och hamnar under företagets gräns för större inventarier.

Kontering vid inköp:

• Debet 5410 Förbrukningsinventarier: 8 000
• Debet 2641 Ingående moms: 2 000
• Kredit 1930 Företagskonto: 10 000

Exempel 4: Dator som anläggningstillgång med avskrivning

Företaget köper en arbetsstation för 24 000 kronor exklusive moms. Datorn ska användas i fem år.

Vid inköp:

• Debet 1250 Datorer: 24 000
• Debet 2641 Ingående moms: 6 000
• Kredit 1930 Företagskonto: 30 000

Om avskrivningstiden sätts till fyra år blir den årliga avskrivningen 6 000 kronor:

• Debet 7830 Avskrivning på maskiner och inventarier: 6 000
• Kredit 1259 Ackumulerade avskrivningar: 6 000

Mobil och dator vid olika företagsformer

Hur du bokför själva inköpet påverkas inte direkt av företagsform, men beskattning och privata uttag kan skilja sig åt mellan enskild firma och aktiebolag.

I en enskild firma kan privat användning av mobil och dator påverka avdragsrätten. I ett aktiebolag är det normalt företaget som äger utrustningen och den anställde kan användare den. Privat användning av mobil och dator kan ibland vara en skattefri förmån om vissa villkor är uppfyllda.

För mer om detta, se vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer) och hur ägare och anställda beskattas i olika strukturer.

Leasing eller köp av mobil och dator

Företag kan välja att antingen:

• Köpa mobil och dator direkt
• Leasa utrustningen via leasingavtal

Vid leasing blir kostnaden normalt en löpande leasingkostnad i resultaträkningen, istället för ett inköp som läggs som inventarie.

Det är viktigt att skilja på operationell leasing och finansiell leasing. Beroende på avtalets utformning kan det påverka om tillgången ska redovisas i balansräkningen eller inte.

Om du står inför valet mellan leasing och köp kan det vara bra att jämföra totalkostnad, kassaflöde och redovisningseffekt över tid.

Praktiska tips vid bokföring av mobil och dator

För att förenkla bokföringen av mobil och dator kan du tänka på följande:

• Sätt tydliga interna gränser för vad som räknas som inventarie respektive förbrukningsinventarie
• Samla alla inköpsunderlag, kvitton och avtal på ett och samma ställe
• Dokumentera beräknad livslängd för större inventarier
• Gör en årlig genomgång av inventarielistan för att se vilka tillgångar som finns kvar
• Var konsekvent från år till år med hur du klassificerar liknande inköp

En genomtänkt struktur gör det lättare att följa upp kostnader, göra korrekta avskrivningar och underlätta vid bokslut.

Så kan Bolageriet hjälpa dig

Bokföring av mobil, dator och annan teknisk utrustning behöver inte vara krångligt, men det kräver att reglerna följs och att klassificeringen blir rätt från början. Bolageriet kan hjälpa dig att:

• Bedöma om ett inköp ska vara inventarie eller förbrukningsinventarie
• Sätta upp rutiner för avskrivningar och inventarieförteckning
• Välja lämpliga konton och skapa tydliga konteringsmallar
• Analysera vad som är mest fördelaktigt för ditt företag, direktavdrag eller avskrivningar över tid
• Ge råd om köp eller leasing av mobil och dator i just din verksamhet

Med Bolageriet som partner får du struktur på bokföringen av företagets mobil och dator, minskar risken för fel och kan fokusera på att utveckla verksamheten i stället för att fastna i detaljer kring inventarier och avskrivningar.