Så fungerar grundläggande bokföring

Vad är bokföring?

Bokföring är ett system för att löpande registrera och dokumentera alla ekonomiska händelser i ett företag. Med ekonomiska händelser menas till exempel försäljning, inköp, löner, betalning av fakturor och insättningar eller uttag från företagskontot.

Syftet med bokföring är att ge en rättvisande bild av företagets ekonomi. Den ska visa vilka tillgångar, skulder, intäkter och kostnader företaget har, och göra det möjligt att ta fram rapporter som resultatrapport och balansrapport.

Alla som driver näringsverksamhet i Sverige är normalt skyldiga att bokföra enligt bokföringslagen. Bokföringen är också grunden för företagets deklaration, momsredovisning och andra rapporter till Skatteverket.

Dubbel bokföring och begreppen debet och kredit

I Sverige använder man dubbel bokföring. Det betyder att varje affärshändelse bokförs på minst två konton, en gång i debet och en gång i kredit. Summan i debet ska alltid vara lika stor som summan i kredit.

Vad är ett konto i bokföringen?

Alla händelser i bokföringen sorteras på olika konton. Ett konto är en kategori för en viss typ av tillgång, skuld, intäkt eller kostnad. Exempel på konton är kassa, bankkonto, kundfordringar, varuinköp, lokalhyra och försäljning.

Kontona är samlade i en kontoplan. Den vanligaste i Sverige är BAS-kontoplanen, där varje konto har ett fyrsiffrigt nummer. De olika kontoklasserna är till exempel:

• 1xxx Tillgångar, till exempel bankkonto och inventarier
• 2xxx Skulder och eget kapital
• 3xxx Intäkter
• 4xxx till 7xxx Kostnader
• 8xxx Finansiella intäkter och kostnader

Debet och kredit i praktiken

Debet och kredit beskriver två sidor av varje konto. De betyder inte plus och minus, utan fungerar olika beroende på kontotyp. Grundprincipen är:

• På tillgångskonton ökar belopp i debet och minskar belopp i kredit
• På skuldkonton och eget kapital ökar belopp i kredit och minskar belopp i debet
• På intäktskonton ökar belopp i kredit
• På kostnadskonton ökar belopp i debet

När du gör en verifikation väljer du vilka konton som ska påverkas och om de ska stå i debet eller kredit. Summan på debetsidan ska alltid vara lika stor som summan på kreditsidan.

Vad är en verifikation?

En verifikation är underlaget som visar att en affärshändelse har inträffat. Verifikationen ska göra det möjligt att förstå vad som har hänt, när det hände och hur det har bokförts.

Exempel på verifikationer

Vanliga typer av verifikationer är:

• Kvitton från inköp
• Leverantörsfakturor
• Kundfakturor
• Kontoutdrag från banken
• Löneunderlag
• Utskrifter från betaltjänster och korttjänster

Vad måste en verifikation innehålla?

En verifikation ska enligt bokföringsreglerna innehålla:

• Datum för affärshändelsen
• Belopp
• Uppgift om vad affärshändelsen avser, till exempel varuinköp, hyra eller försäljning
• Mottagare eller avsändare, till exempel kund eller leverantör
• Vilket betalningssätt som använts
• En unik verifikationsnummer eller beteckning

På verifikationen ska det också framgå hur affärshändelsen har bokförts, det vill säga vilka konton som har debiterats och krediterats. I många bokföringsprogram registrerar du detta direkt i systemet, som kopplar verifikationen till rätt bokföringsposter.

Bokföringscykeln steg för steg

Bokföringscykeln beskriver den återkommande processen från det att en affärshändelse uppstår till dess att årsredovisning eller årsbokslut är klart. Nedan följer en förenklad genomgång av stegen.

1. Affärshändelse uppstår

En affärshändelse kan vara:

• Du säljer en vara eller tjänst
• Du köper in material eller tjänster
• Du betalar lön eller sociala avgifter
• Du tar ett lån eller amorterar ett lån
• Du gör en insättning på företagskontot

Så fort en sådan händelse inträffar behöver det finnas ett underlag som senare kan bli en verifikation.

2. Insamling av verifikationer

Nästa steg är att samla alla underlag som hör till affärshändelserna. Det är viktigt att inget kvitto eller dokument tappas bort, eftersom varje händelse måste kunna styrkas.

Verifikationerna kan sparas på papper eller digitalt. Många bokföringsprogram låter dig ladda upp bilder eller pdf-filer av kvitton och fakturor och koppla dem direkt till respektive bokföringspost.

3. Registrering i bokföringen

När verifikationerna är samlade ska de registreras i bokföringen. Detta innebär att du väljer rätt konton, anger debet och kredit samt ser till att datum och belopp stämmer.

När du bokför följer du alltid principen om dubbel bokföring. Ett enkelt exempel är ett kontant inköp av varor:

• Konto för varuinköp debiteras
• Konto för kassa eller bank krediteras

På så sätt visar bokföringen både att företaget har haft en kostnad och att pengar har lämnat företaget.

4. Löpande uppföljning med rapporter

När du har bokfört ett antal händelser kan du ta ut rapporter, till exempel:

• Resultatrapport, som visar företagets intäkter och kostnader under en period
• Balansrapport, som visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt

Dessa rapporter används för att följa upp hur företaget går och ligger till grund för beslut om investeringar, kostnadsbesparingar och andra åtgärder. De är också viktiga i samband med deklaration och momsredovisning.

5. Periodisering och bokslut

I slutet av ett räkenskapsår görs ett bokslut. Då ser du till att alla intäkter och kostnader hamnar på rätt period. Detta kallas periodisering.

Exempel på periodiseringar är:

• Förutbetalda kostnader, till exempel hyra som avser nästa år men är betald i år
• Upplupna kostnader, till exempel tjänster du har fått men ännu inte fått faktura på
• Upplupna intäkter, till exempel arbete du utfört men inte fakturerat

När alla periodiseringar och justeringar är gjorda kan du ta fram ett årsbokslut eller en årsredovisning beroende på företagsform. Läs mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Bokföring av vanliga affärshändelser

För att förstå grundläggande bokföring är det bra att se hur några vanliga affärshändelser bokförs i praktiken.

Exempel 1: Försäljning mot faktura

Anta att du säljer varor för 10 000 kronor plus 25 procent moms mot faktura. Då uppstår en kundfordran eftersom kunden ska betala senare.

Bokföringen vid fakturering kan till exempel bli:

• Debet: Kundfordringar 12 500 kronor
• Kredit: Försäljning 10 000 kronor
• Kredit: Utgående moms 2 500 kronor

När kunden betalar fakturan bokförs betalningen så att kundfordran minskar och bankkontot ökar.

Exempel 2: Inköp med kort

Du köper kontorsmaterial för 1 000 kronor plus 25 procent moms och betalar med företagskortet.

Då kan bokföringen se ut så här:

• Debet: Kontorsmaterial 1 000 kronor
• Debet: Ingående moms 250 kronor
• Kredit: Bankkonto 1 250 kronor

Kostnaden och momsen bokförs i debet, medan minskningen av bankkontot bokförs i kredit.

Exempel 3: Eget uttag i en enskild firma

I en enskild firma räknas inte ägarens uttag som lön utan som eget uttag. När du tar ut pengar för privat bruk minskar det det egna kapitalet.

Ett uttag på 5 000 kronor kan bokföras så här:

• Debet: Eget uttag 5 000 kronor
• Kredit: Bankkonto 5 000 kronor

Detta påverkar inte företagets resultat, utan bara fördelningen mellan eget kapital och likvida medel.

Löpande bokföring, verifikationsnummer och ordning

Bokföringen ska alltid göras löpande, vilket betyder att affärshändelser ska registreras inom viss tid från att de har inträffat. Tidsfristen beror på företagets storlek och verksamhet, men grundtanken är att bokföringen ska vara aktuell.

Varje verifikation ska få ett eget verifikationsnummer och registreras i en logisk ordning. Detta gör det möjligt att följa en affärshändelse från verifikationen till bokföringen och vidare till rapporterna. På samma sätt ska det gå att gå bakåt från rapporterna till de ursprungliga underlagen.

Grundläggande bokföring och moms

Moms, eller mervärdesskatt, är en viktig del av den löpande bokföringen. Företaget hanterar moms åt staten, både på försäljning och på inköp.

Vid försäljning lägger du på utgående moms som du senare ska betala in till Skatteverket. Vid inköp betalar du ingående moms som du får dra av mot den utgående momsen.

I bokföringen används särskilda momskonton, till exempel för utgående moms och ingående moms. Skillnaden mellan dessa konton blir den moms som ska betalas in eller fås tillbaka vid en momsredovisningsperiod.

Varför är korrekt grundläggande bokföring viktig?

En korrekt bokföring är viktig av flera skäl:

• Du får kontroll över företagets ekonomi
• Du kan ta fram korrekta rapporter och fatta bättre beslut
• Du uppfyller lagkraven och minskar risken för fel i deklarationen
• Du underlättar för revisorer, banker och andra som behöver granska företaget

God ordning i den grundläggande bokföringen gör det också mycket enklare att växa, ta in finansiering eller sälja företaget i framtiden.

Så kan Bolageriet hjälpa till

Om du tycker att debet, kredit, verifikationer och bokföringscykel känns krångligt är du långt ifrån ensam. Många företagare vill hellre lägga sin tid på kunder och affärer än på administration.

Bolageriet hjälper dig att få struktur på bokföringen från början. Vi kan stötta med val av kontoplan, upplägg av rutiner för verifikationer och löpande bokföring, och se till att dina rapporter blir tydliga och användbara. Oavsett om du precis har startat bolag eller vill få bättre ordning i ett befintligt företag kan vi hjälpa dig att bygga en trygg och effektiv ekonomifunktion.