Påminnelser och inkasso – vad gäller?

Översikt: från obetald faktura till inkasso

När en kund inte betalar i tid kan du som företagare använda påminnelser, dröjsmålsränta och i sista hand inkasso för att få betalt. För att göra detta korrekt behöver du känna till de grundläggande reglerna, vilka avgifter du får ta ut och hur själva inkassoprocessen fungerar.

Den här guiden går steg för steg igenom vad som gäller kring betalningspåminnelser, dröjsmålsränta, inkasso och vad som händer om skulden fortfarande inte betalas. Fokus ligger på enkla och praktiska förklaringar som hjälper dig att hantera sena betalningar på ett lagligt och strukturerat sätt.

Vad är en betalningspåminnelse?

En betalningspåminnelse är ett meddelande till kunden om att en faktura har förfallit till betalning och fortfarande är obetald. Påminnelsen är ofta det första steget efter förfallodagen för att få betalt.

Är du skyldig att skicka påminnelse?

Det finns ingen lag som säger att du måste skicka en betalningspåminnelse innan du går vidare till inkasso. Däremot är det praxis i många branscher att först skicka minst en påminnelse innan ärendet lämnas över till inkassobolag eller kronofogden.

Att skicka en eller två påminnelser kan:

• Förbättra kundrelationen
• Minska risken för missförstånd
• Öka chansen att få betalt utan konflikt

Vilken information ska en påminnelse innehålla?

För att påminnelsen ska vara tydlig bör den innehålla:

• Fakturanummer och fakturadatum
• Ursprungligt förfallodatum
• Obetalt belopp
• Uppgift om eventuella påminnelseavgifter och dröjsmålsränta
• Nytt sista betalningsdatum
• Information om att ärendet kan lämnas till inkasso om betalning uteblir

Påminnelseavgift – vad får du ta ut?

Påminnelseavgift får tas ut om det har avtalats i förväg, till exempel i allmänna villkor, avtal eller tydligt angivet på fakturan. För konsumenter finns det särskilda regler och praxis.

Den vanligaste påminnelseavgiften är 60 kronor per påminnelse vid fakturor till konsument, vilket följer av inkassolagens regelverk och god inkassosed. Du bör inte ta ut högre avgifter än vad som är skäligt enligt dessa riktlinjer.

Dröjsmålsränta – när och hur får du ta ut ränta?

Dröjsmålsränta är ränta som du som fordringsägare får ta ut när kunden inte betalar i tid. Syftet är att kompensera dig för att du inte får dina pengar på avtalad tid.

Dröjsmålsränta enligt avtal

Det bästa är att avtala om dröjsmålsränta i förväg, till exempel i:

• Allmänna villkor
• Offert eller avtal
• Fakturan, där villkoren tydligt framgår

Vanligt är att ange en viss räntesats per år, exempelvis 8 eller 10 procent, från fakturans förfallodatum tills full betalning sker.

Om ni inte har avtalat dröjsmålsränta

Om det inte finns något avtalat om dröjsmålsränta gäller räntelagens regler. Enligt räntelagen har du normalt rätt att ta ut:

• Referensräntan plus 8 procentenheter per år vid sena betalningar

Referensräntan fastställs av Riksbanken två gånger per år. Dröjsmålsränta kan börja tas ut 30 dagar efter det att du skickat en faktura, under förutsättning att kunden är näringsidkare eller offentlig verksamhet och betalningsvillkoren varit tydliga.

Information om dröjsmålsränta till kund

För att undvika tvister är det viktigt att:

• Tydligt ange när dröjsmålsränta börjar löpa
• Visa räntesatsen på fakturan eller i avtalet
• Specificera upplupen ränta på påminnelse eller separat underlag

Inkassoprocessen – steg för steg

Inkasso är nästa steg om kunden inte betalar trots påminnelse. Inkasso innebär att du eller ett inkassobolag vidtar åtgärder för att driva in skulden. Det regleras av inkassolagen och ska utföras enligt god inkassosed.

Steg 1: Sista påminnelse och kravbrev

Innan du går till inkasso skickas normalt ett tydligt kravbrev där det framgår att:

• Fakturan är förfallen och fortfarande obetald
• Påminnelseavgift och dröjsmålsränta har lagts till
• Du kommer att överlämna ärendet till inkasso om betalning inte sker
• En tydlig sista betalningsdag (vanligen 8 till 10 dagar framåt)

I vissa fall är detta kravbrev samma sak som det så kallade inkassokravet. I andra fall hanterar inkassobolaget det formella inkassokravet.

Steg 2: Inkassokrav

Ett inkassokrav är ett formellt kravbrev som skickas innan du eller inkassobolaget kan gå vidare till kronofogden. Inkassokravet ska uppfylla kraven i inkassolagen och ska bland annat:

• Var tydligt märkt som ett inkassokrav
• Innehålla information om ursprungsskuld, ränta och avgifter
• Uppge sista dag för betalning
• Informera om att nästa steg kan bli ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden

För inkassokrav får normalt en fast avgift tas ut, ofta 180 kronor vid krav mot konsument. Detta är en ersättning för det arbete som läggs ned på inkassohanteringen.

Steg 3: Ansökan till Kronofogden

Om inkassokravet inte betalas kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Det är Kronofogdens sätt att fastställa att skulden finns och ge kunden en sista chans att betala eller bestrida.

I processen hos Kronofogden:

• Skickas ett föreläggande till gäldenären (kunden)
• Har kunden möjlighet att betala eller invända
• Får du ett utslag om kunden inte bestrider och inte betalar

Utslaget fungerar som en exekutionstitel, vilket innebär att Kronofogden kan gå vidare med utmätning om skulden fortfarande inte regleras.

Vilka avgifter får tas ut i inkassoprocessen?

Vid sen betalning kan du normalt ta ut flera olika typer av avgifter och kostnader, under förutsättning att de följer lagstiftning och god inkassosed. De viktigaste är:

• Påminnelseavgift, vanligtvis upp till 60 kronor per påminnelse mot konsument
• Inkassoavgift för inkassokrav, ofta 180 kronor
• Dröjsmålsränta enligt avtal eller räntelagen
• Avgift för ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden

Det är viktigt att avgifterna är skäliga och korrekt beräknade. Vid oskäliga eller felaktiga avgifter finns risk för att kunden bestrider kravet och att din fordran fördröjs.

Vad gäller vid bestridande och tvister?

Om kunden inte håller med om skulden kan hen bestrida fakturan, inkassokravet eller betalningsföreläggandet. Ett bestridande kan gälla exempelvis:

• Felaktig vara eller tjänst
• Felaktigt pris eller omfattning
• Felaktiga avgifter eller ränta

När ett krav är bestridet kan du inte fortsätta normal inkassohantering på samma sätt. Istället kan tvisten behöva avgöras genom domstol om ni inte når en överenskommelse.

God inkassosed – vad innebär det?

All inkassoverksamhet ska följa god inkassosed enligt inkassolagen. Det betyder bland annat att:

• Kravbrev ska vara tydliga och korrekta
• Du inte får använda hotfullt eller otillbörligt språk
• Du inte får utsätta kunden för onödig skada eller integritetsintrång
• Endast lagliga avgifter och ränta får tas ut

Att följa god inkassosed är viktigt både för att undvika tillsynsproblem och för att behålla ett gott rykte gentemot dina kunder.

Förebygg sena betalningar med tydliga villkor

Det enklaste sättet att slippa påminnelser och inkasso är att förebygga sena betalningar. Några praktiska åtgärder är:

• Ha tydliga betalningsvillkor på offert, avtal och faktura
• Ange dröjsmålsränta och påminnelseavgift redan från början
• Skicka fakturan i nära anslutning till leverans
• Använd digital fakturering för snabbare hantering
• Följ upp sena betalningar systematiskt

Genom att ha ordning på fakturering och betalningsflöde minskar du risken för långa inkassoprocesser. Läs mer om hur du kan lägga upp faktureringen i din verksamhet i våra andra guider om fakturering och kundreskontra.

Om du står inför större strukturella frågor, till exempel att starta aktiebolag eller byta företagsform, kan du också ha nytta av översikter över olika bolagsformer. Läs mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Så kan Bolageriet hjälpa dig

Bolageriet hjälper företagare att få ordning på de juridiska och administrativa delarna av bolagsdriften, så att du kan fokusera på din kärnverksamhet. När det gäller påminnelser, dröjsmålsränta och inkasso kan vi bland annat:

• Hjälpa dig att ta fram tydliga och juridiskt hållbara betalningsvillkor
• Ge stöd i hur du utformar fakturor, påminnelser och kravbrev
• Se över dina rutiner för hantering av sena betalningar
• Vara bollplank när du funderar på om och när du ska gå vidare till inkasso

Med genomtänkta villkor och strukturerade rutiner blir processen kring påminnelser och inkasso både tryggare och mer förutsägbar. Bolageriet finns som partner när du vill skapa stabila administrativa och juridiska ramar för ditt bolag, från fakturering och avtalsvillkor till bolagsform och ägarstruktur.