Budget och startkostnader – så räknar du rätt

Varför en startbudget är så viktig

Att starta företag innebär alltid kostnader. En genomtänkt budget hjälper dig att se hur mycket pengar du behöver, när du behöver dem och om din affärsidé är lönsam. Utan en tydlig startbudget är det lätt att underskatta kostnader, ta för lite betalt eller få slut på kapital innan företaget hunnit komma igång.

I den här guiden går vi steg för steg igenom hur du räknar på startkostnader, löpande kostnader och intäkter. Målet är att du ska få en tydlig bild av företagets ekonomi före start, så att du kan fatta kloka beslut om finansiering, prisnivåer och tempo i uppbyggnaden.

Skillnaden mellan startbudget och resultatbudget

När du planerar företagets ekonomi är det bra att skilja på två typer av budgetar:

Startbudget

Startbudgeten visar vilka kostnader och investeringar du har innan företaget är igång och börjar generera ordentliga intäkter. Här tar du bland annat med:

• Registreringskostnader och avgifter
• Inköp av utrustning och inventarier
• Depositioner, förskottshyror och garantier
• Marknadsföring inför lansering
• Juridisk och ekonomisk rådgivning före start
• Kapital för de första månadernas löpande kostnader

Startbudgeten hjälper dig att räkna ut hur mycket startkapital du behöver och om du behöver ta in lån eller eget kapital.

Resultatbudget

Resultatbudgeten visar förväntade intäkter och kostnader under de första månaderna eller åren. Den används för att bedöma lönsamhet över tid. Här beräknar du:

• Försäljning per månad eller år
• Löpande kostnader, till exempel hyra, lön och försäkringar
• Bruttovinst och rörelseresultat
• Om och när verksamheten går med vinst

Startbudget och resultatbudget hänger ihop. En realistisk startbudget kräver att du också har en rimlig uppfattning om hur snabbt intäkterna kan växa.

Vanliga startkostnader när du startar företag

Startkostnaderna varierar beroende på bransch, företagsform och ambitionsnivå. Nedan följer de vanligaste typerna av startkostnader som de flesta företag behöver ta hänsyn till.

Registrering och bolagsbildning

När du startar bolag tillkommer ofta avgifter för registrering och administration. Exempel:

• Registreringsavgift hos Bolagsverket
• Eventuell avgift för registrering av varumärke eller domännamn
• Kostnad för hjälp med att bilda aktiebolag eller upprätta bolagsordning

Kostnadsnivån beror också på vilken företagsform du väljer. Läs mer om skillnader i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Utrustning, inventarier och programvara

De flesta verksamheter behöver någon form av utrustning från start. Det kan vara till exempel:

• Datorer, mobiltelefoner och skrivare
• Möbler till kontor, butik eller mottagning
• Verktyg och maskiner inom hantverk, produktion eller service
• Kassasystem och kortterminal
• Programvara, licenser och molntjänster

Fundera på vad som är nödvändigt från dag ett och vad som kan vänta. I många fall går det att börja med enklare utrustning för att hålla nere startkostnaden.

Lokal, hyra och deposition

Om företaget behöver en fysisk lokal tillkommer ofta:

• Deposition och förskottshyra
• Kostnader för anpassning och enklare renovering
• El, bredband och andra abonnemang

Glöm inte att ta höjd för uppsägningstid och bindningstid. Lokalhyran är ofta en av de större fasta kostnaderna i resultatbudgeten.

Marknadsföring och lansering

För att få de första kunderna behöver du synas. Vanliga startkostnader för marknadsföring är:

• Byggnation av webbplats och eventuell webbutik
• Logotyp, grafisk profil och enklare designmaterial
• Annonser i sociala medier och på nätet
• Trycksaker som visitkort, skyltar och broschyrer

Bestäm i förväg hur mycket du kan lägga på lanseringen och hur du följer upp effekten av marknadsföringen.

Rådgivning, avtal och försäkringar

Det kan vara klokt att ta professionell hjälp redan innan du startar. Vanliga kostnadsposter är:

• Rådgivning från redovisningskonsult eller revisor
• Juridisk hjälp med avtal, exempelvis hyresavtal eller kundavtal
• Företagsförsäkring, ansvarsförsäkring eller branschspecifika försäkringar

Dessa kostnader kan kännas tråkiga, men de minskar risken för dyra misstag längre fram.

Så gör du en enkel startbudget steg för steg

En startbudget kan göras i ett kalkylblad eller i ett bokföringsprogram. Det viktiga är att du är noggrann och skriver upp alla tänkbara kostnader. Nedan följer en enkel arbetsgång.

1. Lista alla engångskostnader

Börja med de kostnader som bara uppstår en gång, till exempel:

• Registreringsavgifter
• Inköp av datorer, möbler och maskiner
• Kostnad för webbplats och grafisk profil
• Eventuell renovering av lokal innan öppning

För varje post uppskattar du priset inklusive moms om du är osäker. Skriv hellre upp en kostnad för mycket än för lite.

2. Beräkna kapitalbehov för första perioden

Nästa steg är att räkna ut hur mycket pengar som behövs för att klara de första månadernas löpande kostnader innan intäkterna kommit igång. Tänk igenom:

• Hur lång tid det tar innan du har en stabil försäljning
• Hur mycket du behöver ta ut i lön eller eget uttag
• Vilka abonnemang och fasta kostnader du har från dag ett

Multiplicera månadskostnaderna med antalet månader du vill ha täckning för, ofta 3 till 12 månader beroende på bransch och risknivå.

3. Summera totalt kapitalbehov

Lägg ihop engångskostnader och kapitalbehov för de första månaderna. Resultatet visar ungefär hur mycket startkapital du behöver:

• Totala engångskostnader
• Plus kapital för löpande kostnader första perioden
• Likamed totalt kapitalbehov vid start

Detta tal är centralt när du planerar hur företaget ska finansieras.

Planera för löpande kostnader i resultatbudgeten

För att se om din affärsidé är hållbar på sikt behöver du också en resultatbudget. Den visar om företaget går med vinst när du väl kommit igång.

Fasta och rörliga kostnader

En tydlig uppdelning är att skilja på fasta och rörliga kostnader.

• Fasta kostnader är desamma oavsett hur mycket du säljer, till exempel hyra, försäkring och programlicenser.
• Rörliga kostnader ökar när du säljer mer, till exempel inköp av varor, material eller frakt.

Genom att ha kontroll på båda typerna kan du se vid vilken försäljningsnivå företaget börjar gå med vinst.

Intäkter och prissättning

I resultatbudgeten behöver du också uppskatta dina intäkter. Utgå från:

• Dina priser per produkt eller tjänst
• Hur många kunder eller uppdrag du realistiskt kan få per månad
• Säsongsvariationer om efterfrågan varierar över året

Jämför sedan dina uppskattade intäkter med de totala kostnaderna. Om resultatet visar förlust behöver du justera prisnivå, kostnader eller volym för att modellen ska bli hållbar.

Finansiering av startkostnader

När du vet hur stort kapitalbehovet är behöver du bestämma hur startkostnaderna ska finansieras. Vanliga alternativ är:

• Eget kapital från dig som ägare eller delägare
• Banklån eller företagslån
• Riskkapital eller investerare
• Bidrag eller stöd i vissa branscher och regioner

Valet av finansiering hänger ofta ihop med vilken bolagsform du väljer, hur stor risk du vill ta privat och vilken tillväxt du siktar på.

Vanliga misstag vid budgetering och hur du undviker dem

Det finns några typiska misstag som många nya företagare gör när de räknar på startkostnader och budget.

Att underskatta kostnader

Många glömmer småkostnader som tillsammans blir stora. Försök att:

• Ta in offerter och prisuppgifter i stället för att gissa
• Lägga på en säkerhetsmarginal på till exempel 10 till 20 procent
• Prata med andra i samma bransch om rimliga kostnadsnivåer

Att överskatta intäkter

Det tar ofta längre tid än man tror att få kunder. Var därför försiktig i dina antaganden:

• Börja med en försiktig prognos för försäljningen
• Räkna på ett sämre och ett bättre scenario
• Justera planen när du ser hur verkliga siffror utvecklas

Att inte ta höjd för egen lön

Du behöver också kunna leva på något. Sätt en realistisk nivå för din egen lön eller ditt privata behov och ta med det i både startbudget och resultatbudget. Om du måste leva på sparpengar under en period är även det en kostnad som påverkar hur länge verksamheten kan byggas upp i lugn takt.

Så kan Bolageriet hjälpa dig

En genomarbetad budget och tydlig bild av startkostnaderna gör det enklare att välja rätt bolagsform, hitta lämplig finansiering och undvika obehagliga överraskningar. Med rätt planering får du bättre kontroll över företagets ekonomi redan från första dagen.

Bolageriet hjälper dig genom hela processen att starta företag, från val av bolagsform och bolagsbildning till praktisk rådgivning kring budget, startkostnader och finansiering. Vi stöttar dig med tydliga kalkyler, strukturerade genomgångar av kostnader och smidiga lösningar för att komma igång snabbt och tryggt med ditt nya bolag.