Kan du köpa begagnat till företaget? Så fungerar det

Du hittar en bra kontorsstol på Blocket, en begagnad kamera till verksamheten eller en skärm som någon säljer för halva nypriset. Men kan företaget köpa av en privatperson? Och hur gör du med kvittot?

Ja, företaget kan köpa begagnat, även från privatpersoner. Det viktiga är att köpet hör till verksamheten och att det finns underlag som visar vad ni har köpt, av vem och till vilket pris.

Här går vi igenom vanliga köp av begagnad utrustning.

Säljaren behöver inte ha ett företag

En privatperson behöver inte ha ett faktureringsprogram för att sälja sin kontorsstol till ditt företag. Ni kan dokumentera köpet med ett enkelt kvitto eller köpeavtal.

Kom överens om det innan du betalar. Det är betydligt enklare att få med rätt uppgifter när ni gör affären än att försöka få tag i säljaren några veckor senare.

Vad behöver stå på underlaget?

Ett praktiskt sätt är att skriva ett köpekvitto med:

• Datum för köpet och datum när kvittot skrivs, om det är en annan dag.
• Säljarens namn och kontaktuppgifter.
• Företagets namn och organisationsnummer som köpare.
• Vad du köper, gärna med märke, modell och serienummer om det finns.
• Priset och hur betalningen har gjorts.
• Att säljaren säljer varan som privatperson och att ingen moms debiteras.

Be gärna säljaren att skriva under eller bekräfta uppgifterna via mejl. Spara också annonsen och betalningsbekräftelsen tillsammans med underlaget. Uppgifterna behöver sammantaget göra det möjligt att förstå och följa köpet.

Räcker det att visa betalningen i Swish?

En Swish-betalning visar att du har betalat, men normalt inte tillräckligt om själva köpet.

Det behöver också framgå vad företaget har köpt. Spara därför betalningsbekräftelsen tillsammans med kvittot eller köpeavtalet.

Säljarens gamla butikskvitto kan vara bra att få med, men det ersätter inte dokumentationen av ert köp. Det gamla kvittot visar säljarens tidigare affär, inte vad ditt företag nu har betalat.

Hur blir det med momsen?

När du köper en privatpersons egna begagnade saker finns ingen moms att dra av. Du ska alltså inte själv räkna fram en momsdel ur priset.

Köper företaget en kontorsstol för 2 000 kronor av en privatperson är hela beloppet företagets inköpspris.

Ingen avdragsgill moms betyder däremot inte att köpet saknar avdragsrätt som företagskostnad. Det är två olika frågor. Utrustning som behövs i verksamheten kan normalt ge avdrag, direkt eller fördelat över flera år beroende på vad du köper, värdet och livslängden.

Om du köper begagnat från ett företag

Då kan det finnas moms på fakturan, precis som vid ett nyköp. Men vissa begagnathandlare använder vinstmarginalbeskattning, ofta förkortat VMB. Då redovisas ingen moms separat som du kan dra av.

Utgå därför från fakturan, inte från att begagnade varor alltid säljs med eller utan avdragsgill moms.

Jämför det faktiska priset

Säg att du hittar två likvärdiga skärmar:

• En privatperson vill ha 4 000 kronor, utan moms.
• En butik vill ha 5 000 kronor inklusive 25 procent moms.

Om företaget är momsregistrerat och har rätt att dra av hela momsen blir butikens pris också 4 000 kronor efter momsavdrag. Företaget behöver fortfarande betala 5 000 kronor till butiken, men momsen hanteras sedan i momsredovisningen.

Är företaget momsbefriat på grund av låg omsättning får det inte dra av momsen, och då är privatpersonens skärm 1 000 kronor billigare.

Det lägre annonspriset behöver alltså inte innebära en billigare affär. Jämför även skick, tillbehör och eventuella garantier.

Kontrollera skicket innan du köper

När du köper för företagets räkning gäller inte konsumentköplagens skydd. Vid vanliga varuköp gäller i stället köplagen och det ni har avtalat. Undersök därför varan och skriv ned vad säljaren lovar om skick och funktion.

För en dator kan det vara att den fungerar, är återställd och inte är låst till någon annans konto. För en kamera kan det vara vilka objektiv och tillbehör som ingår.

Det här behöver du skicka till oss

Som kund hos Bolageriet lämnar du köpeunderlaget och betalningsbekräftelsen till oss. Skriv gärna en kort rad om hur utrustningen ska användas i verksamheten om det inte framgår.

Har du betalat med privata pengar, ange det också så att vi kan hantera köpet som ett privat utlägg för företagets räkning.

Du behöver inte själv avgöra hur inköpet ska bokföras. Din viktigaste uppgift är att få med underlaget medan du fortfarande har kontakt med säljaren.

‍