Varför du inte ska använda ditt namn på företagets underlag

Det här är en av de vanligaste sakerna som skapar onödigt extraarbete i mindre företag: en faktura eller ett kvitto är ställt på dig som privatperson, trots att köpet egentligen gäller företaget.

Det kan låta som en liten detalj. Men namnet på fakturan påverkar hur enkelt det blir att hantera underlaget, hur tydligt köpet kopplas till bolaget och om momsen kan hanteras på rätt sätt.

Det här gäller framför allt dig som har aktiebolag — i en enskild firma är du och firman samma juridiska person, så där är det mindre kritiskt.

Ju mer rätt underlaget är från början, desto mindre tid behöver du lägga på frågor, kompletteringar och gamla kvitton i efterhand.
‍

Du och bolaget är inte samma sak

Ett aktiebolag är en egen juridisk person. Det betyder att bolaget kan äga saker, ingå avtal och ha kostnader skilt från dig som privatperson.

När du köper något för företaget är det därför bolaget som ska vara köpare. Då bör också fakturan eller kvittot visa att köpet gäller bolaget, inte dig privat.

Det är inte bara en formalitet. Det kan påverka både moms, avdrag och vem som faktiskt är part i affären.
‍

Vad som kan hända när namnet blir fel

När en faktura är ställd på dig privat, även om köpet gäller bolaget, kan det skapa flera problem.

Momsen kan bli svårare att hantera

För att bolaget ska kunna lyfta moms behöver underlaget normalt visa att köpet hör till bolaget. Om fakturan är ställd till dig privat kan det bli svårare att visa – och i vissa fall kan momsen inte lyftas.

Det betyder att ett köp som egentligen är en vanlig företagskostnad ändå kan bli mer krångligt än det hade behövt vara.

Avdraget kan ifrågasättas

Vid en kontroll behöver det gå att visa att kostnaderna i bolaget faktiskt hör hemma där.

Om underlaget är ställt på en privatperson blir kopplingen till bolaget mindre tydlig. Det behöver inte automatiskt betyda att kostnaden är fel, men det kan skapa frågor som hade kunnat undvikas.

Det blir otydligt vem som är köpare

Det kan också bli otydligt vem som faktiskt har köpt varan eller tjänsten.

Om något går fel – till exempel vid reklamation, garantiärende eller tvist med leverantören – är det en fördel om det tydligt framgår att bolaget är köpare.
‍

Det här märks i vardagen

Det största problemet är ofta inte själva felet, utan allt extraarbete som följer efteråt.

När en faktura inte är ställd på bolaget kan det behöva utredas innan den kan hanteras:

• Vad gäller köpet?
• Var det privat eller för företaget?
• Finns det något orderunderlag?
• Går det att få fakturan ändrad?
• Kan momsen hanteras eller behöver den lämnas bort?

För dig som kund hos Bolageriet märks det här direkt. Ju bättre underlagen är från början, desto färre frågor och kompletteringar behöver du lägga tid på.

Det är en enkel sak som gör bokföringen smidigare – utan att du själv behöver förstå exakt hur allt bokförs.
‍

Extra viktigt vid köp från utlandet

Det här blir särskilt viktigt när du köper tjänster från utländska leverantörer, till exempel Google, Meta, Notion, Slack eller liknande.

Vid många köp av tjänster från företag i andra EU-länder gäller något som kallas omvänd skattskyldighet. Det betyder förenklat att säljaren fakturerar utan moms, och att momsen istället hanteras i Sverige.

För att det ska bli rätt behöver leverantören förstå att de säljer till ett företag – inte till dig som privatperson.

Det gör de vanligtvis genom att företagets namn och VAT-nummer finns inlagt på kontot. VAT-numret är organisationsnumret med SE före och 01 efter.

Exempel:

SE556677889901

Om kontot är registrerat på dig privat, eller om VAT-numret saknas, kan det till exempel hända att:

• leverantören lägger på utländsk moms
• fakturan ställs ut i ditt privata namn
• fakturan saknar information om omvänd skattskyldighet

Det gör inte alltid situationen omöjlig att hantera, men den blir ofta mer krånglig än nödvändigt.

Du behöver inte kunna reglerna för omvänd skattskyldighet i detalj. Det viktiga att känna till är att företagsnamn och VAT-nummer ofta gör stor skillnad vid utländska köp.
‍

Varför det här händer så ofta

Det här beror sällan på slarv. Ofta händer det bara för att det går snabbt i stunden.

Vanliga situationer är att:

• du skapar ett konto hos en ny tjänst och skriver ditt eget namn
• du startar en prenumeration “tillfälligt” och glömmer ändra
• du är inloggad med ett privat Google-, Apple- eller Microsoft-konto
• leverantören automatiskt fyller i ditt namn
• du köper något för företaget men använder ett privat konto

Det är vanligt, särskilt i små företag där du som ägare själv beställer mycket.

Men det är värt att rätta till, särskilt om det gäller återkommande kostnader.
‍

Bra saker att kontrollera på fakturan

Du behöver inte granska varje faktura som en redovisningskonsult. Men det finns några enkla saker som är bra att hålla koll på.

När du köper något till företaget är det bra om underlaget visar:

• företagets namn som köpare
• gärna företagets adress eller organisationsnummer
• vad köpet gäller
• datum för köpet
• belopp och eventuell moms
• säljarens uppgifter
• vid utländska köp: företagets VAT-nummer

För mindre kvitton kan kraven vara enklare, men företagsnamn är nästan alltid att föredra när det är möjligt.

Tänk särskilt på detta vid abonnemang och återkommande tjänster. Om första fakturan blir fel blir ofta alla kommande fakturor fel också.
‍

Så minskar du risken för krångel

Det enklaste är att göra rätt från början.

När du skapar konton hos leverantörer, ange företagets namn, adress och organisationsnummer direkt. Det gäller särskilt tjänster som Google, Meta, Microsoft, Notion, Slack, Adobe och andra abonnemang.

Lägg också in VAT-numret direkt om leverantören är utländsk. Det brukar finnas under inställningar som “Billing”, “Tax information” eller “Company details”.

Vid fysiska köp kan det räcka att be om kvitto eller faktura till företaget.

Och när du startar ett nytt abonnemang: kolla första fakturan. Står företagsnamnet där? Finns rätt uppgifter med? Om inte är det mycket enklare att ändra direkt än efter tio felaktiga fakturor.
‍

När det ändå blir fel

Det går ofta att lösa, men det beror på situationen.

Vid mindre belopp och tydligt företagsrelaterade köp går det många gånger att hantera ändå, även om underlaget inte är perfekt. Däremot kan momsen i vissa fall bli svårare att lyfta.

Vid större belopp eller återkommande kostnader är det ofta värt att kontakta leverantören och be dem ändra fakturan.

Vid privata utlägg kan kvittot ibland vara ställt på dig, men då behöver det fortfarande gå att visa att köpet gjordes för bolagets räkning.

Det viktigaste är inte att allt alltid blir perfekt. Det viktigaste är att förstå varför rätt namn på fakturan gör saker enklare.
‍

Sammanfattning

Namnet på fakturan kan verka som en liten detalj, men det gör stor skillnad i praktiken.

Det här är värt att komma ihåg:

• du och bolaget är inte samma sak
• fakturor för företagsköp bör stå på företaget  
• fel namn kan göra moms och avdrag svårare att hantera
• vid utländska köp är VAT-numret extra viktigt  
• rätt underlag från början betyder färre frågor och mindre komplettering
• återkommande abonnemang är särskilt viktiga att få rätt direkt

‍