Varför blir ett inköp inte alltid en kostnad direkt?

Du köper kamerautrustning, nya kontorsmöbler eller en maskin till företaget. Pengarna dras från kontot, men inköpet ska kanske användas under flera år. Då kan kostnaden behöva fördelas över tid. Det betyder att bara en del av beloppet syns som kostnad i årets resultatrapport. Hur går det ihop?

För att förstå det behöver vi skilja på två saker: när företaget betalar och när inköpet räknas som en kostnad. Det är också ett bra sätt att förstå hur likviditet, tillgångar och eget kapital hänger ihop.

Vi börjar med ett exempel

Ditt företag har 150 000 kronor på banken och köper en maskin för 100 000 kronor. Maskinen ska användas i fem år.

För att göra exemplet enkelt bortser vi från moms, skatt och allt annat som händer i företaget. Vi fördelar hela inköpskostnaden jämnt över fem år.

I verkligheten finns det flera sätt att räkna avskrivningar. Hur länge kostnaden ska fördelas kan också variera. Vi hjälper dig att avgöra vad som gäller för ditt inköp.

1. Pengarna på kontot minskar och likviditeten påverkas direkt

När du betalar maskinen minskar pengarna på banken från 150 000 till 50 000 kronor.

Det påverkar företagets likviditet, alltså förmågan att betala räkningar och andra utgifter i tid. Du har nu mindre pengar till exempelvis hyra, löner och leverantörer.

Maskinen kan hjälpa företaget att tjäna pengar framöver. Men den går inte att betala nästa hyra med.

Därför behöver du inför ett större inköp kontrollera att pengarna räcker även till betalningarna som kommer efteråt.

2. Företaget har bytt en tillgång mot en annan

Pengarna har lämnat kontot, men företaget har fått något i utbyte: en maskin.

Både pengar på banken och maskiner är exempel på tillgångar, alltså sådant som företaget har och som har ett ekonomiskt värde.

Före köpet har företaget 150 000 kronor på banken och ingen maskin. Tillgångarna i vårt exempel är sammanlagt 150 000 kronor.

Efter köpet har företaget 50 000 kronor kvar på banken och en maskin med ett bokfört värde på 100 000 kronor. Tillsammans blir det fortfarande 150 000 kronor i tillgångar.

Tillgångarna är alltså lika stora direkt efter köpet. Däremot består en större del av dem av en maskin och en mindre del av pengar.

Företaget kan därför ha lika stora tillgångar som tidigare, men ändå ha sämre likviditet.

3. Kostnaden fördelas över åren genom avskrivning

Eftersom maskinen ska användas under flera år fördelas kostnaden över den tiden. Det kallas avskrivning.

I vårt förenklade exempel blir avskrivningen:

100 000 kronor ÷ 5 år = 20 000 kronor per år.

Varje helt år räknas då 20 000 kronor som en kostnad i resultatrapporten. Samtidigt minskar maskinens bokförda värde med samma belopp.

Efter det första hela årets avskrivning är maskinens bokförda värde 80 000 kronor.

Det bokförda värdet är det värde som finns kvar i redovisningen. Det behöver inte motsvara vad du skulle få om du sålde maskinen.

Avskrivningen innebär ingen ny betalning. Maskinen är redan betald.

4. Avskrivningen minskar vinsten

Företagets resultat är intäkter minus kostnader. Avskrivningen är en kostnad och minskar därför resultatet.

Om företaget annars skulle ha gjort en vinst på 70 000 kronor blir vinsten i vårt exempel i stället 50 000 kronor. Vi bortser fortfarande från skatt.

Det lägre resultatet innebär också att företagets egna kapital blir lägre än det annars skulle ha varit. Det sambandet gäller både i aktiebolag och i enskild firma.

Eget kapital är inte pengar på banken. Det är skillnaden mellan tillgångar och skulder, och tillgångarna kan lika gärna vara en maskin som pengar.

Behöver alla inköp skrivas av?

Nej. Inventarier av mindre värde (under 29 600 kronor exklusive moms under 2026, om företaget har full avdragsrätt för momsen) kan normalt dras av som kostnad direkt. Beloppsgränsen motsvarar ett halvt prisbasbelopp och justeras varje år.

Detsamma gäller inventarier med en bedömd ekonomisk livslängd på högst tre år, oavsett pris. Det betyder att de förväntas vara användbara i verksamheten i högst tre år, till exempel på grund av slitage eller att tekniken blir omodern. Det räcker inte att du själv planerar att byta ut dem efter tre år.

Flera saker som hör ihop kan behöva räknas som ett gemensamt inköp. Du kan alltså inte alltid bedöma varje del för sig.

Vi hjälper dig att avgöra vad som gäller för just ditt inköp.

Titta på både pengarna och resultatet

Inför ett större inköp är det bra att ställa två frågor:

• Har företaget råd att betala? Då tittar du på likviditeten och vilka andra betalningar som väntar.
• Hur påverkas företagets resultat? Då behöver du veta om inköpet blir en kostnad direkt eller fördelas genom avskrivningar.

Ett företag kan visa vinst men ändå ha ont om pengar efter ett stort inköp. Och en avskrivning kan minska vinsten utan att en enda krona lämnar kontot just då.

Planerar du en större investering? Hör av dig till oss innan du beställer, så hjälper vi dig att förstå hur den påverkar företagets ekonomi.

‍