Vad gör du när kunden inte betalar?
Du har levererat, skickat fakturan, och sen händer ingenting. När kunden är ett annat företag är det tyvärr vanligt: långa interna betalrutiner, en faktura som fastnat hos fel person, eller helt enkelt en kund som prioriterar sina egna utbetalningar först. Det är lätt att känna sig maktlös, men du har faktiskt en tydlig verktygslåda, och flera av stegen kostar lite eller inget att använda. Så här ser vägen ut, steg för steg.
Steg 1: Påminnelsen
Börja enkelt. En betalningspåminnelse räcker oftare än man tror. Hos ett företag ligger glömska, semestervikarier och stökiga inkorgar bakom fler sena betalningar än ren ovilja.
Som kund hos Bolageriet hjälper systemet dig automatiskt: fyra bankdagar efter förfallodagen går en första påminnelse iväg av sig själv, du behöver inte hålla koll på förfallodatum manuellt. Betalar kunden ändå inte går en andra påminnelse ut tio bankdagar senare, den här gången med besked om att ärendet kan gå vidare och med en påminnelseavgift på 60 kronor.
Två påminnelser är lagom. Skickar du påminnelse efter påminnelse lär du kunden att de första inte betyder något.
Tumregel: håll tonen saklig. Det här är fortfarande en affärsrelation du vill behålla, och de flesta sena betalningar beror inte på ovilja.
Steg 2: Dröjsmålsränta
När betalningen är sen har du rätt till dröjsmålsränta, även om ni inte avtalat om det. Om ni inte avtalat om någon annan ränta gäller räntelagens nivå: referensräntan plus 8 procentenheter, vilket under hela 2026 ger 10 procent. Det är inte något du hittar på, det är din lagstadgade rätt.
Räntan räknas på fakturabeloppet inklusive moms, men inte på påminnelse- eller inkassoavgifter, och inte på obetald ränta. Tänk också på att det är en årsränta. På en faktura som är några veckor sen blir beloppet litet, så poängen är lika mycket signalen som pengarna: du visar att du håller ordning på dina fordringar och att det inte är gratis att låta dig vänta.
Är kunden ett företag kan du dessutom ha rätt till en förseningsersättning på 450 kronor per faktura, utöver dröjsmålsräntan. Den förutsätter att du har rätt till dröjsmålsränta. En viktig sak att känna till: de 450 kronorna kan du normalt inte lägga ovanpå eventuella påminnelse- och inkassoavgifter. I praktiken är det alltså inte 450 + påminnelseavgift + inkassoavgift.
Steg 3: Inkassokrav
Hjälper inte påminnelsen är nästa steg ett inkassokrav. Där framgår vad kunden ska betala och inom vilken tid kunden behöver betala eller invända innan ärendet går vidare. Ett inkassokrav kan ge rätt till 180 kronor i ersättning. Det kräver inget avtal, men fakturan måste ha förfallit. Har du rätt till förseningsersättningen på 450 kronor kan du däremot normalt inte lägga de 180 kronorna ovanpå.
Ett korrekt utformat inkassokrav räcker ofta för att få fart på betalningen, det signalerar allvar. Med korrekt menas skriftligt, med tydlig grund för kravet, en betalningsfrist på minst åtta dagar och en upplysning om vad som händer om kunden inte betalar. Du får skicka ett inkassokrav per faktura, sedan är det dags att välja: gå vidare, eller skriva av.
Och här behöver du inte stå ensam. Som kund hos Bolageriet kan vi hjälpa dig med inkasso, uteblir betalningen kan ärendet lämnas vidare efter ditt godkännande, så du slipper driva det själv.
Tumregel: ju bättre ordning på underlaget, faktura, påminnelse och avtalsvillkor, desto smidigare går inkassosteget.
Steg 4: Kronofogden
Betalar kunden fortfarande inte kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Ansökningsavgiften är 300 kronor, och du kan begära upp till 380 kronor för ditt eget arbete med ansökan. Båda kan du normalt kräva tillbaka av kunden, men du måste begära dem redan i ansökan.
Bestrider kunden inte kravet meddelar Kronofogden ett utslag, och då är skulden fastställd. Utmätning sker då automatiskt om du inte angett annat i ansökan. Bestrider kunden kravet kan Kronofogden inte pröva om det stämmer. Då måste du själv begära att ärendet lämnas över till tingsrätten, det sker inte av sig självt.
För de flesta sena betalningar räcker det dock att det gått så här långt. För ett aktiebolag eller annan juridisk person kan redan en ansökan om betalningsföreläggande leda till en betalningsanmärkning, medan det för en enskild näringsidkare normalt krävs att Kronofogden först meddelar utslag.
Tumregel: spara all dokumentation, faktura, påminnelse, inkassokrav och eventuell mejlväxling. Det gör ärendet enklare om det når hit.
Skiljer det sig om kunden är en privatperson?
Ja, lite. Mellan företag finns några extra möjligheter, framför allt förseningsersättningen på 450 kronor, som inte gäller alls mot privatpersoner.
Mot en privatperson gäller också starkare konsumentskydd kring räntan: det måste ha framgått på fakturan eller betalningskravet att dröjsmålsränta tillkommer. Har du inte skrivit det har du ingen rätt att kräva ränta. Fakturerar du via Bolageriet står det redan i fakturans fot, så den biten har du täckt. Mellan företag löper räntan även utan den upplysningen. Tänk också på att en fordran mot en privatperson preskriberas efter tre år, mot ett företag efter tio. Kort sagt: se till att betalningsvillkoren är överenskomna redan från start när du fakturerar en privatkund.
Om fakturan aldrig blir betald
Ibland blir fakturan aldrig betald, kunden går i konkurs eller skulden visar sig i praktiken omöjlig att driva in. Om det står klart att kunden sannolikt inte kan betala, till exempel vid en konkurs där du inte kan räkna med någon utdelning, kan fordran hanteras som en konstaterad kundförlust. Då bokförs förlusten och, om du redan har redovisat momsen, får den justeras. Bokför du enligt kontantmetoden har du inte redovisat någon moms än, och då finns inget att justera.
Att en faktura varit obetald länge räcker sällan i sig, förlusten behöver vara konstaterad. Undantaget är små belopp: understiger fakturan 1 000 kronor och förföll för mer än åtta månader sedan, och du har skickat både påminnelse och inkassokrav, får den normalt hanteras som en konstaterad kundförlust.
Kort sammanfattat
Påminnelse först. Dröjsmålsränta när betalningen är sen, enligt avtal eller räntelagens nivå, som är 10 procent under 2026. Är kunden ett företag kan du dessutom ha rätt till 450 kronor i förseningsersättning, men den kan normalt inte läggas ovanpå påminnelse- och inkassoavgifterna. Hjälper det inte kan ärendet gå vidare till inkasso och därefter Kronofogden. Och visar det sig att kunden faktiskt inte kan betala, kan fordran ses som kundförlust.
Du är sällan så maktlös som det känns i stunden. Undrar du hur du ska hantera en specifik faktura som hängt sig, hör av dig till teamet, nåbara alla vardagar utan att det kostar extra.
