Sommarfest och sommarkonferens – vad får du egentligen dra av?
Ska du bjuda in till sommarfest, planera en sommarmiddag eller kanske kombinera det med en konferens? Det kan se likadant ut i kalendern, men skattemässigt behandlas det på helt olika sätt. Hur du lägger upp det avgör vad som blir avdragsgillt och vad som i praktiken blir en dyrare kostnad.
Det är alltså inte vad du kallar det som spelar roll, utan vad du faktiskt gör.
Först en repetition på avdragsgillt
En avdragsgill kostnad är en kostnad du får dra av i bokföringen. Det innebär att du minskar det beskattningsbara resultatet som du betalar skatt på.
Skattesatsen ändras inte, men eftersom det beskattningsbara resultatet blir lägre betalar du mindre skatt i kronor.
Är en kostnad inte avdragsgill får du inte minska det beskattningsbara resultatet med den. Du betalar då skatt som vanligt och betalar kostnaden ovanpå det, vilket gör den dyrare i praktiken.
Sommarfest och sommarmiddag
En klassisk sommarfest eller sommarmiddag för teamet räknas skattemässigt som en personalfest. Har du anställda, inklusive dig själv om du tar ut lön i ett aktiebolag, får du normalt anordna upp till två personalfester per år.
Mat och dryck
- Inte avdragsgill som kostnad, oavsett vad det kostar
- Du får däremot lyfta moms på underlag upp till 300 kr exkl. moms per person, förutsatt att momsen är specificerad på kvittot
- Är kostnaden högre får du bara lyfta moms på de första 300 kronorna
Kringkostnader (lokal, musik, underhållning)
- Avdragsgilla upp till 180 kr exkl. moms per person
Kort sagt: maten ger inget avdrag, medan delar runt omkring kan vara avdragsgilla.
Enskild firma och andra regler
Om du driver enskild firma kan du som ägare inte ha en skattefri sommarfest för dig själv på samma sätt som i ett aktiebolag. Har du däremot anställda gäller personalfestreglerna för dem, precis som i andra företagsformer.
Du kan däremot:
- Träffa kunder i ett affärssammanhang och följa reglerna för representation
- Arbeta strukturerat med planering, strategi eller utveckling av verksamheten
I de fallen gäller i stället reglerna för representation eller konferens, som vi går igenom nedan.
Familj och medföljande på festen
Det är möjligt, men påverkar hur kostnaderna bedöms.
- För de anställda räknas sommarfesten normalt som en skattefri personalvårdsförmån
- För medföljande räknas kostnaden normalt som en skattepliktig förmån för den relaterade anställde.
Det beror på upplägget, så det är viktigt att hålla kostnaderna rimliga och kunna skilja på anställda och medföljande.
Kunder på festen är inte samma som representation
En sommarfest räknas normalt inte som representation, även om kunder deltar. Anledningen är att det saknar ett tydligt affärsmässigt syfte, som till exempel ett möte eller en förhandling.
Då gäller samma grundprincip som för personalfest:
- Mat och dryck är inte avdragsgillt som kostnad
- Du får lyfta moms upp till 300 kr exkl. moms per person
Om du däremot träffar kunder i ett tydligt affärssammanhang, till exempel ett möte eller en separat lunch, kan det räknas som representation. Då gäller:
- Du får lyfta moms på mat och dryck upp till 300 kr exkl. moms per person
- Du får dra av lokal upp till 180 kr exkl. moms per person (dock inte andra kringkostnader)
- Enklare förtäring, till exempel kaffe och smörgås, är avdragsgill upp till 60 kr exkl. moms per person
En fest är en fest, även om kunder är där.
Sommarkonferens, det mest fördelaktiga alternativet
Vill du få bättre skatteeffekt behöver upplägget likna en konferens. För anställda i bolaget kan en konferens med ett tydligt affärsmässigt syfte innebära att kostnader för resa, logi, mat, lokal och aktiviteter är avdragsgilla. Även mat och dryck kan alltså bli avdragsgillt, till skillnad från en sommarfest.
Vad krävs?
- Ett tydligt program planerat i förväg
- Typiskt sett cirka 6 timmars arbete per dag
- En klar koppling till verksamheten, till exempel strategi, planering eller utbildning
När räknas det inte längre som konferens?
Det räcker inte att kalla det konferens. Om upplägget innehåller för lite arbete i förhållande till nöje kan det i stället bedömas som personalfest. Då gäller:
- Mat och dryck är inte avdragsgillt som kostnad
- Upplägget kan i vissa fall leda till förmånsbeskattning för deltagarna
Om externa personer som kunder eller partners deltar gäller reglerna för representation för den delen.
Ensam i bolaget
Om du driver enskild firma eller är ensam i ditt aktiebolag utan anställda gäller inte reglerna för personalfest. Du kan däremot arbeta strukturerat med planering, strategi eller utveckling av verksamheten, och ett sådant upplägg kan i vissa fall räknas som konferens skattemässigt.
För enskild firma ställs dock högre krav på att det finns ett tydligt och dokumenterat affärsmässigt syfte.
Snabbguide
Sommarfest eller sommarmiddag (personalfest)
- Mat och dryck: inte avdragsgillt som kostnad
- Moms: får lyftas upp till 300 kr exkl. moms per person
- Kringkostnader: avdragsgilla upp till 180 kr exkl. moms per person
Kunder på sommarfest
- Räknas normalt inte som representation
- Samma princip som personalfest gäller
Representation (kundmöte)
- Mat och dryck: inte avdragsgillt som kostnad
- Moms: får lyftas upp till 300 kr ex. moms per person
- Enklare förtäring: avdragsgill upp till 60 kr exkl. moms per person
- Lokal: avdragsgill upp till 180 kr exkl. moms per person
Sommarkonferens
- Med rätt upplägg för anställda: avdragsgill, inklusive mat och logi
- För externa deltagare gäller reglerna för representation
Kort sagt
En sommarfest, sommarmiddag och sommarkonferens kan se likadana ut på ytan, men skattemässigt är de helt olika. Det som avgör är syftet, innehållet och hur du lägger upp det. Små justeringar kan göra stor skillnad i vad som faktiskt blir avdragsgillt.
