Vad räknas som en kostnad och hur ser ett korrekt underlag ut?
Vad du får ta på bolaget och vad du inte får är inte alltid helt självklart. Och även om något är okej att ta på bolaget behöver underlaget vara rätt, annars kan det bli fel ändå.
I den här artikeln går vi igenom både vad som räknas som en kostnad och vad som krävs för att underlaget ska vara korrekt från början.
Grunden är enkel. Kostnaden ska ha en tydlig koppling till verksamheten. Men i praktiken uppstår ofta frågor, särskilt i gränsfallen.
Vissa saker är tydliga medan andra kräver en bedömning.
Vad är en kostnad?
En kostnad ska ha en tydlig koppling till verksamheten.
Det innebär att den:
• behövs för att driva bolaget
• används i verksamheten
• inte är privat
Det är just den kopplingen som avgör om kostnaden är avdragsgill.
Vad betyder avdragsgill?
En avdragsgill kostnad är en kostnad som minskar det beskattningsbara resultatet i bolaget.
Det beskattningsbara resultatet är den vinst som bolaget betalar skatt på.
När en kostnad är avdragsgill räknas den av från intäkterna, vilket gör att vinsten blir lägre.
Och när vinsten blir lägre minskar också summan som bolaget betalar skatt på.
Kort sagt: Avdragsgilla kostnader sänker vinsten och därmed skatten.
Exempel:
Om bolaget har 100 000 kr i intäkter och 20 000 kr i avdragsgilla kostnader beskattas 80 000 kr.
En icke-avdragsgill kostnad sänker inte skatten.
Det innebär att kostnaden finns i bolaget och minskar pengarna i kassan,
men den minskar inte den vinst som bolaget beskattas på.
Exempel:
Om bolaget har 100 000 kr i intäkter och 20 000 kr i icke-avdragsgilla kostnader beskattas fortfarande 100 000 kr.
Kort sagt: du får mindre pengar kvar, men betalar lika mycket i skatt.
Vad är okej att ta på bolaget?
Exempel på kostnader där det sällan är några frågetecken:
• inköp kopplade till verksamheten
• programvaror och verktyg
• marknadsföring
• utrustning som används i bolaget
• resor i tjänsten
Vad är inte okej?
Det som är privat ska inte gå via bolaget.
Exempel:
• privata inköp
Till exempel möbler, kläder eller elektronik utan tydlig koppling till verksamheten
• kläder som kan användas privat
Vanliga kläder, även om de används i jobbet
• privata resor
Resor utan tydlig koppling till arbete
• levnadskostnader
Mat, hyra, abonnemang och andra personliga utgifter
Även om något kan vara “bra att ha” betyder det inte att det räknas som en kostnad i bolaget.
Gråzoner där många blir osäkra
Här handlar det inte om rätt eller fel, utan om hur något faktiskt används.
Mobil och abonnemang
• används i bolaget, helt okej
• blandad användning, kräver bedömning
Dator och utrustning
• för arbete, helt okej
• används privat, spelar roll hur den används
Resor
• tjänsteresor, okej
• resor till och från arbete räknas normalt som privata
men kan ersättas genom milersättning
Som kund hos oss görs det enkelt genom att ladda upp ett privat utlägg via en milersättningsmall. Du fyller i vilka resor du gjort med privat bil i tjänsten, så räknas ersättningen ut automatiskt.
På så sätt får du ersättning utan att riskera att ta kostnader som inte är okej i bolaget.
Kontor mot att jobba hemifrån
Har du ett separat kontor blir det ofta tydligare vad som hör till verksamheten.
• möbler till kontoret, rimligt
• skärm och skrivbord, rimligt
• internet till kontoret, rimligt
Jobbar du hemifrån krävs oftare en bedömning.
• skärm, oftast okej
• skrivbord, helst inte eftersom det ofta används privat
• soffa, nej
Här är det viktigt att kunna motivera kopplingen till verksamheten.
Samma sak kan vara okej eller inte beroende på hur den används.
Spelar det roll om du har anställda?
Ja, i vissa fall.
Vissa kostnader är kopplade till att du har anställda, och kan därför bedömas annorlunda jämfört med om du driver bolaget själv.
Exempel:
• kaffe, fika och enklare förtäring
Okej som personalförmån, men mer tveksamt om du är ensam
• friskvård
Gäller i aktiebolag om du är anställd i bolaget, vilket du oftast är om du tar lön även om du är ensam. Gäller däremot inte på samma sätt i enskild firma.
• personalaktiviteter
Kan vara rimligt med anställda, men inte om det bara gäller dig själv
Representation. En vanlig missuppfattning
Många tror att kundluncher är fullt avdragsgilla.
Så är det inte.
• en mindre del av momsen kan vara avdragsgill
• själva kostnaden är oftast inte det
Större inköp fungerar annorlunda
De flesta kostnader dras direkt.
Men större inköp, som datorer eller inventarier, hanteras ofta över tid genom avskrivningar.
Det innebär att kostnaden fördelas över flera år istället för att tas direkt.
Skillnad mellan aktiebolag och enskild firma
Det här är viktigt att förstå.
• i en enskild firma är du och bolaget samma person
• i ett aktiebolag är bolaget en egen juridisk person och du ses som anställd
Grundprincipen är densamma, kostnaden ska höra till verksamheten.
Hur ska ett korrekt underlag se ut?
Även om en kostnad är okej att ta på bolaget behöver underlaget vara korrekt för att det ska bli rätt i bokföringen.
För att allt ska bli rätt från början behöver underlaget vara tydligt. Saknas något kan det behöva kompletteras i efterhand.
Viktigt att ha koll på: 4 000-kronorsregeln
För att få dra av momsen finns krav på underlaget:
Inköp under 4 000 kr inklusive moms
Ett förenklat kvitto räcker oftast
Inköp över 4 000 kr inklusive moms
Kräver en fullständig faktura där företagets namn och adress framgår
Ett vanligt kvitto räcker alltså inte vid större inköp.
Ett korrekt underlag innehåller:
• vad som har köpts
• datum och belopp
• moms, belopp och procentsats
• vem köpet är gjort från
• vem köpet är gjort till vid större inköp
Vanliga orsaker till kompletteringar
• otydliga kvitton
• saknad information
• privata köp blandas in
• svårt att förstå vad köpet avser
Ju tydligare underlag från början, desto mindre administration i efterhand.
Kort sagt
En kostnad i bolaget ska vara kopplad till verksamheten.
Det mesta är ganska rakt fram.
Men det är i gråzonerna som frågorna uppstår.
Och är du osäker är det bara att höra av dig.
Det är exakt sånt här vi hjälper till med.
