Löpande bokföring

Vad är löpande bokföring?

Löpande bokföring är när ett företag registrerar alla sina affärshändelser under året, till exempel försäljning, inköp, löner och betalningar. Ibland kallas det även löpande redovisning. Alla bokföringsskyldiga företag måste bokföra löpande enligt bokföringslagen. Bokföringen är sedan grunden för momsdeklarationer, bokslut och årsredovisning.

Vad räknas som en affärshändelse?

En affärshändelse är allt som förändrar företagets ekonomi. Det gäller också pengar som ägaren sätter in eller tar ut. Vanliga exempel:

• Försäljning och kundfakturor
• Inköp och leverantörsfakturor
• Kvitton för utlägg
• Löner, skatter och arbetsgivaravgifter
• In- och utbetalningar på företagskontot
• Ägarens insättningar och uttag

Grundbokföring och huvudbokföring

Bokföringslagen kräver att affärshändelserna kan visas på två sätt:

• Grundbokföring: i den ordning de har skett, alltså i tidsordning.
• Huvudbokföring: sorterade per konto, så att du ser till exempel alla intäkter eller alla bankhändelser samlat. Läs mer om huvudbok.

Ett bokföringsprogram gör båda delarna automatiskt när du bokför.

Varje affärshändelse behöver en verifikation

För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation, till exempel ett kvitto eller en faktura. Enligt bokföringslagen ska den bland annat visa:

• När verifikationen sammanställdes
• När affärshändelsen inträffade
• Vad den avser
• Vilket belopp det gäller
• Vilken motpart den berör
• Ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken

Hur ofta måste du bokföra?

Bokföringslagen har två grundregler:

• Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag.
• Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Bokföringsnämnden (BFN) tillåter i sitt allmänna råd att bokföringen skjuts upp i vissa fall:

• Alla företag: till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade.
• Företag med en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor per år: till 50 dagar efter utgången av kvartalet.

Undantagen gäller inte kontanta betalningar. De ska fortfarande bokföras senast påföljande arbetsdag. I praktiken styr ofta momsen takten, eftersom bokföringen behöver vara klar innan du kan redovisa rätt moms.

Kontantmetoden eller fakturametoden

Du kan bokföra fakturor på två sätt:

• Fakturametoden (även kallad faktureringsmetoden): fakturor bokförs när de skickas eller tas emot, och sedan igen när de betalas.
• Kontantmetoden (även kallad bokslutsmetoden): fakturor bokförs först när de betalas. Metoden får bara användas om företagets nettoomsättning normalt är högst 3 miljoner kronor per år. Obetalda fakturor ska ändå bokföras vid räkenskapsårets slut.

Vilken metod passar dig?

Kontantmetoden är enklare, eftersom varje faktura bara bokförs en gång. Fakturametoden ger en mer aktuell bild under året av vad kunder är skyldiga dig och vad du är skyldig leverantörer. Omsätter företaget normalt mer än 3 miljoner kronor ska fakturametoden användas.

Löpande bokföring i enskild firma och aktiebolag

Reglerna för den löpande bokföringen är i grunden desamma. Skillnaderna syns framför allt här:

• Enskild firma: privata uttag och insättningar bokförs mot eget kapital. Året avslutas med ett årsbokslut, eller ett förenklat årsbokslut om nettoomsättningen normalt är högst 3 miljoner kronor.
• Aktiebolag: pengarna tillhör bolaget. Du tar ut pengar som lön eller utdelning. Året avslutas med en årsredovisning.

Så går löpande bokföring till, steg för steg

1. Samla underlag. Fota eller ladda upp kvitton och fakturor direkt.
2. Kontera. Välj rätt konto för varje händelse. De flesta använder BAS-kontoplanen. Läs mer om kontering.
3. Bokför i rätt period. Datumet avgör vilken månad och vilket år händelsen hör till.
4. Stäm av mot banken. Saldot i bokföringen ska stämma med saldot på företagskontot.
5. Redovisa moms. Underlaget för momsredovisningen hämtas ur bokföringen.
6. Följ upp. Resultat- och balansrapporten visar hur det går för företaget.

Hur länge ska underlagen sparas?

Räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan 1 juli 2024 får papperskvitton och pappersfakturor kastas så snart de har förts över till digital form, så länge överföringen inte riskerar att informationen ändras eller försvinner.

Vanliga misstag i den löpande bokföringen

• Underlag saknas eller är ofullständiga
• Privata köp på företagskortet
• Bokföringen görs i sista stund inför momsdeklarationen
• Banken stäms inte av
• Moms bokförs på fel konto eller med fel belopp

Göra själv eller lägga ut?

Det finns inget krav på att anlita någon, du får sköta bokföringen själv. Det kan fungera bra om du har få affärshändelser och tid att sätta dig in i reglerna. Ju fler transaktioner, anställda och momsperioder, desto mer tid tar det och desto större blir risken för fel. Många företagare lägger därför ut bokföringen och lägger tiden på verksamheten i stället.

Slipp bokföringen. Vi sköter den löpande. Bolageriet kombinerar en egen plattform med riktiga ekonomer, till fast månadspris. Årsredovisning och bokslut ingår. Från 1 590 kr/mån för aktiebolag. Se ditt pris

Vanliga frågor om löpande bokföring

Måste jag bokföra varje dag?

Nej. Kontanta betalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske, och BFN:s allmänna råd tillåter i vissa fall att de skjuts upp till 50 dagar efter månadens eller kvartalets slut.

Vad är skillnaden mellan löpande bokföring och bokslut?

Löpande bokföring görs under hela året. Bokslutet görs när räkenskapsåret är slut och sammanfattar årets bokföring.

Måste jag använda BAS-kontoplanen?

Nej, det är inget lagkrav. Men nästan alla företag och bokföringsprogram använder den.

Vad händer om man inte bokför?

Bristande bokföring kan räknas som bokföringsbrott. Skatteverket kan också göra en skönsbeskattning, alltså uppskatta din skatt, om underlaget saknas.

Kan jag bokföra själv?

Ja. Det finns inget krav på att anlita någon för den löpande bokföringen.