Bokföring vid inköp och kvitton

Vad innebär bokföring av inköp och kvitton?

När företag gör inköp uppstår alltid en affärshändelse som ska bokföras. Underlaget för denna händelse är ofta ett kvitto eller en faktura. Korrekt hantering av kvitton är en grundläggande del av bokföringen och påverkar både resultat, momsredovisning och företagets dokumentation.

Bokföring av inköp handlar om att:

• säkerställa att det finns ett korrekt underlag, till exempel kvitto eller faktura
• klassificera kostnaden på rätt konto i bokföringen
• hantera moms på rätt sätt
• arkivera underlaget på ett säkert och spårbart sätt, ofta digitalt

I den här artikeln går vi igenom hur du hanterar kvitton, hur digital arkivering fungerar och vad du behöver tänka på kring moms vid inköp.

Vad räknas som ett giltigt kvitto eller verifikation?

Varje affärshändelse i ett företag ska ha en verifikation. Ett kvitto är en vanlig form av verifikation vid inköp. För att ett kvitto ska vara giltigt enligt bokföringslagen behöver vissa uppgifter finnas med.

Ett giltigt kvitto ska normalt innehålla:

• datum för köp
• vad som har köpts, tillräckligt tydligt specificerat
• belopp, inklusive moms
• momsbelopp eller momssats
• uppgift om säljaren, till exempel företagsnamn och organisationsnummer
• betalningssätt, till exempel kort eller kontant

För fakturor ställs fler formella krav än för kvitton. Skillnaden mellan faktura och kvitto är viktig framför allt vid större inköp, avdragsgill moms och vid köp mellan företag. Läs mer om formella krav på fakturor i vår artikel om fakturering och kundfordringar (slug: kunskapsbank/driva-bolag/fakturering).

Bokföringsskyldighet och kvittohantering

Alla företag som bedriver bokföringspliktig verksamhet måste löpande bokföra sina affärshändelser. Kvitton är en central del av detta, särskilt för mindre företag där många kostnader uppstår via kortköp eller kontanter.

Bokföringen ska upprättas så att det går att:

• följa varje affärshändelse från bokförd post till kvitto eller faktura
• se hur affärshändelsen har påverkat olika konton
• följa transaktioner via bankkonto, kortkonto eller kassa

Det innebär att varje kvitto ska vara kopplat till en verifikation i bokföringen, med ett verifikationsnummer och uppgift om datum, konto, belopp och eventuell moms.

Så bokför du ett inköp med kvitto

När du bokför ett inköp utifrån ett kvitto behöver du fundera över tre saker:

• Vilken typ av kostnad är det, och vilket konto ska användas?
• Hur betalades köpet, till exempel företagskort, privat kort eller kontant?
• Vilken momssats gäller och hur fördelas beloppet mellan kostnad och moms?

Steg för steg vid ett vanligt inköp

Exempel: Ditt aktiebolag köper kontorsmaterial för 1 000 kronor inklusive 25 procent moms med företagskort.

Så här kan bokföringen se ut i ett vanligt BAS-kontoplansexempel:

• Debet 6110 Kontorsmaterial: 800 kronor
• Debet 2641 Ingående moms: 200 kronor
• Kredit 1930 Företagskonto: 1 000 kronor

I verifikationen anger du:

• datum enligt kvittot
• konteringen enligt ovan
• en kort text, till exempel “Inköp kontorsmaterial ICA”
• bilaganummer eller verifikationsnummer kopplat till inskannat kvitto

Inköp med privat kort eller kontanter

Om du som ägare eller anställd betalar ett företagsinköp med privata pengar behöver du också bokföra detta, men mot ett annat konto.

Exempel: En enskild näringsidkare köper drivmedel till företagsbil för 500 kronor inklusive 25 procent moms med privat kort.

I bokföringen kan det då se ut så här:

• Debet 5611 Drivmedel: 400 kronor
• Debet 2641 Ingående moms: 100 kronor
• Kredit 2018 Egna insättningar: 500 kronor

För aktiebolag används ofta konto 2893 Skulder till närstående person istället för konto för eget kapital. Då blir företaget skyldigt den person som lagt ut pengar privat.

Moms vid inköp och kvitton

Moms vid inköp är en viktig del av kvittohanteringen eftersom felaktig momsredovisning kan leda till kostsamma rättelser och skattesmällar.

Vad är ingående moms?

Ingående moms är den moms som företaget betalar på sina inköp. Om företaget är momsregistrerat får den ingående momsen normalt dras av i momsdeklarationen, så länge inköpet hör till den momspliktiga verksamheten.

På kvittot ska det framgå:

• momssats, till exempel 25, 12 eller 6 procent
• momsbelopp i kronor, eller information som gör det möjligt att räkna ut beloppet

Olika momssatser vid inköp

I Sverige används främst tre momssatser:

• 25 procent moms, till exempel de flesta varor, kontorsmaterial, datorer
• 12 procent moms, till exempel livsmedel, hotell
• 6 procent moms, till exempel böcker, vissa kultur- och sportevenemang

I bokföringen är det viktigt att skilja mellan dessa eftersom olika momskonton används, till exempel:

• 2641 Ingående moms 25 procent
• 2642 Ingående moms 12 procent
• 2643 Ingående moms 6 procent

När är moms inte avdragsgill?

Viss moms får inte dras av, till exempel vid:

• representation över vissa gränsbelopp
• inköp som inte hör till verksamheten
• köp till privat bruk

I sådana fall bokförs hela beloppet som kostnad, utan att bryta ut någon ingående moms.

Digital arkivering av kvitton

Digital kvittohantering har blivit standard för många företag. Det innebär att fysiska kvitton skannas eller fotograferas och lagras i ett bokföringssystem eller annat digitalt arkiv.

Grundprinciper för digital arkivering

Vid digital arkivering av kvitton är det viktigt att:

• bilden av kvittot är tydlig och läsbar
• hela kvittot är med, inklusive baksida om relevant
• filen kopplas till rätt verifikation i bokföringen
• arkivet är ordnat så att det går att söka och följa verifikationerna

Bokföringslagen tillåter elektronisk lagring av verifikationer under förutsättning att materialet är skyddat mot förlust, ändring och obehörig åtkomst.

Kan man slänga papperskvitton efter skanning?

Om kvittot från början skapats i pappersform kan det finnas särskilda regler för hur och när originalet får förstöras. Många företag väljer att spara både digital kopia och pappersoriginal för att vara på den säkra sidan, särskilt vid större eller mer känsliga transaktioner.

Det viktigaste är att företaget har en konsekvent rutin för kvittohantering och arkivering och att materialet alltid går att ta fram vid behov, till exempel vid revision eller kontroll.

Vanliga typer av inköp och hur de bokförs

Olika typer av inköp bokförs på olika konton, men grundprincipen är densamma: kostnad i debet, moms i debet och betalning i kredit.

Exempel på vanliga inköp

• Kontorsmaterial
• Bokförs oftast på konto i klass 61, till exempel 6110 Kontorsmaterial. Momsen är normalt 25 procent.
• Telefon och internet
• Bokförs ofta på konto 6230 Datakommunikation eller liknande. Moms vanligtvis 25 procent.
• Resor och logi
• Resor bokförs på konton i klass 58, logi på 5830 eller liknande. Hotelldelen har oftast 12 procent moms, medan frukost kan ha 12 eller 25 procent beroende på upplägg.
• Programvaror och licenser
• Bokförs på konton i klass 65, till exempel 6540 IT-tjänster. Moms 25 procent om köpet görs i Sverige.

Vid inköp inom EU eller från länder utanför EU gäller särskilda momsregler med omvänd skattskyldighet och importmoms. Läs mer om detta i vår artikel om moms vid handel med utlandet (slug: kunskapsbank/driva-bolag/moms-handel-utlandet).

Rutiner för kvittohantering i företaget

För att bokföringen ska bli korrekt och effektiv behöver företaget ha tydliga rutiner för kvittohantering. Det minskar risken för borttappade kvitton, försenad bokföring och felaktig momsredovisning.

Exempel på bra rutiner

• Alla som gör inköp i tjänsten ska omedelbart fotografera eller skanna kvittot.
• Kvitton laddas upp i bokföringssystemet samma dag eller inom en bestämd tidsram.
• Varje kvitto får en kort beskrivning av syfte, till exempel “Lunchmöte kund X” eller “Inköp skrivarpapper”.
• Privata utlägg rapporteras separat och kopplas till rätt person.
• En ansvarig person kontrollerar konteringar och moms innan bokföringen låses.

Genomtänkta rutiner minskar också risken för att privat konsumtion felaktigt bokförs som företagskostnad.

Kvitton och bokföring i olika företagsformer

Grundprinciperna för kvittohantering är liknande oavsett företagsform, men hur egna utlägg bokförs skiljer sig åt mellan till exempel enskild firma och aktiebolag.

I enskild firma bokförs egna utlägg ofta mot konto för eget kapital, till exempel 2018 Egna insättningar. I aktiebolag används i stället balanskonton för skulder till ägare eller anställda.

Vill du fördjupa dig i skillnaderna mellan företagsformer och hur detta påverkar bokföring och kvittohantering kan du läsa vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Hur Bolageriet kan hjälpa dig med kvitton och bokföring

Korrekt hantering av inköp, kvitton och moms är avgörande för att din bokföring ska bli rätt, begriplig och trygg inför Skatteverket. Samtidigt är det ofta här många entreprenörer fastnar, särskilt när verksamheten växer och antalet kvitton ökar.

Bolageriet kan hjälpa dig att:

• sätta upp tydliga och praktiska rutiner för kvittohantering
• välja och konfigurera ett bokföringssystem med smidig digital arkivering
• säkerställa korrekt kontering av vanliga inköp och utlägg
• reda ut frågor kring moms, både i Sverige och vid inköp från utlandet
• anpassa rutinerna efter din företagsform och bransch

Oavsett om du vill sköta det mesta själv och bara ha stöd vid uppstart, eller om du vill lämna över bokföringsarbetet till en trygg partner, kan Bolageriet hjälpa dig att få ordning på kvitton, inköp och moms så att du kan fokusera på att driva och utveckla ditt bolag.