Kassaflöde och likviditet – därför är det avgörande

Vad är kassaflöde och likviditet?

Kassaflöde och likviditet är två centrala begrepp för alla som driver företag. De påverkar om du kan betala löner, skatter och leverantörer i tid, oavsett om ditt företag visar vinst eller inte i bokföringen. För att förstå varför företag går i konkurs trots positivt resultat behöver du förstå hur pengar faktiskt rör sig in och ut ur verksamheten.

Kassaflöde beskriver hur kontanter och bankmedel rör sig in och ut ur företaget under en period. Likviditet beskriver företagets förmåga att betala sina kortfristiga skulder när de förfaller. Båda är avgörande för företagets överlevnad på kort sikt.

Skillnaden mellan resultat och likviditet

Många företagare fokuserar på resultatet i resultaträkningen, men blandar ihop resultat med likviditet. Det kan skapa farliga missförstånd.

Vad är resultat?

Resultatet visar om företaget har gått med vinst eller förlust under en viss period. Det mäts som:

Resultat = intäkter minus kostnader

Resultatet påverkas av:

• Intäkter, oavsett om de är betalda eller inte
• Kostnader, inklusive avskrivningar och periodiseringar
• Bokföringsmässiga justeringar som inte alltid innebär faktiska betalningar

Det betyder att du kan ha ett positivt resultat utan att ha fått in pengarna på banken ännu. Du kan också ha ett negativt resultat men ändå ha pengar på kontot, exempelvis om du fått inbetalningar i förskott.

Vad är likviditet?

Likviditet handlar om hur mycket likvida medel företaget har, samt hur lätt det är att snabbt frigöra pengar för att betala skulder. Vanliga likvida medel är:

• Kontanter
• Bankmedel
• Omedelbart tillgängliga krediter

Likviditet mäts ofta genom att jämföra omsättningstillgångar med kortfristiga skulder. Det ger en bild av om företaget klarar sina betalningar de närmaste månaderna.

Varför kan ett lönsamt företag ha dålig likviditet?

Ett företag kan göra vinst men ändå få likviditetsproblem, till exempel om:

• Kunder betalar sent eller får lång kredittid
• Stora investeringar genomförs utan extern finansiering
• Lager byggs upp och binder kapital
• Skatter och avgifter förfaller långt efter att intäkter bokförts

Omvänt kan ett företag under en kortare period visa förlust men klara likviditeten, till exempel med hjälp av lån, ägartillskott eller förskottsbetalningar från kunder.

Vad är kassaflöde?

Kassaflöde är förändringen av företagets likvida medel under en bestämd period, till exempel en månad, ett kvartal eller ett år. Kassaflödet visar hur mycket pengar som faktiskt har kommit in och hur mycket som har betalats ut.

Förenklat kan man säga:

Kassaflöde = inbetalningar minus utbetalningar

Ett positivt kassaflöde innebär att det kommer in mer pengar än vad som betalas ut. Ett negativt kassaflöde innebär att mer pengar lämnar företaget än vad som kommer in under perioden.

Olika typer av kassaflöde

I en kassaflödesanalys brukar kassaflödet delas upp i tre huvuddelar:

• Kassaflöde från den löpande verksamheten
  • Inbetalningar från kunder
  • Utbetalningar till leverantörer
  • Löner, hyror, löpande kostnader
  • Betald skatt och sociala avgifter
• Kassaflöde från investeringar
  • Köp och försäljning av maskiner, inventarier och utrustning
  • Köp och försäljning av aktier eller andra finansiella tillgångar
• Kassaflöde från finansiering
  • Nya lån och amorteringar
  • Ägartillskott och utdelning

Genom att analysera dessa delar ser du inte bara totalen, utan också vad som driver kassaflödet i ditt företag.

Varför är kassaflöde och likviditet avgörande?

Ett företag kan överleva länge med ett svagt resultat men god likviditet. Däremot är det mycket svårt att överleva ens kortsiktigt med dålig likviditet, även om resultatet på pappret ser bra ut. Det beror på att leverantörer, anställda och staten kräver betalning i riktiga pengar, inte i bokförda vinster.

Vanliga konsekvenser av dålig likviditet

Om likviditeten är svag kan följande problem snabbt uppstå:

• Försenade betalningar till leverantörer
• Påminnelseavgifter och dröjsmålsräntor
• Försämrade relationer med leverantörer och samarbetspartners
• Sänkta kreditgränser eller krav på förskottsbetalning
• Svårigheter att betala löner och skatter i tid
• Risk för betalningsanmärkningar och i värsta fall konkurs

God kontroll på kassaflödet ger dig möjlighet att planera, undvika krissituationer och fatta mer genomtänkta beslut om investeringar och tillväxt.

Hur hänger kassaflöde och likviditet ihop med budget och prognos?

För att styra kassaflödet behöver du mer än en traditionell resultatbudget. Du behöver också en likviditetsbudget. En resultatbudget visar förväntade intäkter och kostnader, medan en likviditetsbudget visar förväntade in- och utbetalningar månad för månad.

I en likviditetsbudget tar du hänsyn till:

• Betalningsvillkor till kunder och från leverantörer
• Löner och arbetsgivaravgifter
• Momsinbetalningar och andra skatter
• Planerade investeringar
• Lån, räntor och amorteringar

Genom att jämföra likviditetsbudgeten med ditt faktiska kassaflöde kan du snabbt upptäcka avvikelser och agera i tid.

Vill du fördjupa dig i hur du kan planera ekonomin i olika bolagsformer kan du läsa mer i vår guide om företagsformer (slug: kunskapsbank/starta-bolag/bolagsformer).

Praktiska exempel på skillnaden mellan resultat och kassaflöde

Exempel 1: Försäljning på faktura

Du säljer en tjänst för 100 000 kronor i december, med 30 dagars betalningsvillkor.

• Intäkten bokförs i december och förbättrar resultatet för året
• Pengarna kommer in först i januari när kunden betalar fakturan

Resultatet för året blir bättre, men kassaflödet påverkas först året efter när pengarna faktiskt kommer in. Om du samtidigt har stora utbetalningar i december kan likviditeten bli ansträngd trots ett starkt resultat.

Exempel 2: Investering i maskin

Du köper en maskin för 200 000 kronor i april.

• Maskinen skrivs av över flera år, vilket innebär att kostnaden i resultaträkningen fördelas över tiden
• Hela beloppet betalas ofta vid köptillfället, vilket påverkar kassaflödet direkt

Resultatet påverkas stegvis via avskrivningar, men likviditeten påverkas fullt ut när betalningen görs. Därför är det viktigt att planera investeringar utifrån kassaflödet, inte bara resultatet.

Så förbättrar du kassaflöde och likviditet

Det finns flera konkreta åtgärder du kan vidta för att stärka kassaflödet och därmed likviditeten i ditt företag.

Arbeta aktivt med kundfordringar

• Fakturera direkt när en tjänst eller vara levererats
• Använd tydliga betalningsvillkor, gärna kortare kredittid om det är möjligt
• Skicka påminnelser snabbt när betalningar är försenade
• Överväg förskottsbetalning eller delbetalning vid större uppdrag

Förhandla med leverantörer

• Försök få längre betalningstid hos leverantörer
• Samordna leveranser så att du inte beställer mer än nödvändigt
• Jämför priser och villkor regelbundet

Optimera lager och kostnader

• Undvik att bygga upp större lager än vad din försäljning motiverar
• Se över fasta kostnader som hyra, abonnemang och licenser
• Prioritera investeringar som snabbt ger intäkter eller kostnadsbesparingar

Planera skatter och avgifter

• Ha koll på datum för moms, arbetsgivaravgifter och preliminärskatt
• Sätt av pengar löpande på ett separat konto
• Gör likviditetsprognoser runt större skatteinbetalningar

Se över finansieringen

• Utred om vissa investeringar bör finansieras med lån i stället för egna medel
• Överväg checkkredit som buffert för tillfälliga likviditetstoppar
• För dialog med banken i god tid, innan problemen uppstår

Så följer du upp kassaflöde i vardagen

För att ha kontroll på kassaflödet räcker det inte med en årsrapport. Du behöver löpande uppföljning. Några praktiska rutiner är:

• Gå igenom bankkontot varje vecka
• Uppdatera en enkel likviditetsprognos regelbundet, till exempel månadsvis
• Följ upp kundfordringar och leverantörsskulder systematiskt
• Analysera större avvikelser mellan budget och utfall

En tydlig rutin för uppföljning ger dig snabbare varningssignaler och minskar risken för obehagliga överraskningar.

Bolageriet hjälper dig få kontroll på kassaflödet

Att förstå sambandet mellan resultat, kassaflöde och likviditet är en förutsättning för att kunna driva bolag tryggt och hållbart. Med rätt struktur kan du planera framtiden, undvika likviditetskriser och ta bättre beslut om investeringar och tillväxt.

Bolageriet kan hjälpa dig med hela processen, från att välja rätt bolagsform till att skapa fungerande rutiner för budget, kassaflödesanalys och ekonomisk uppföljning. Vi stöttar dig i att tolka siffrorna, bygga likviditetsprognoser och hitta finansieringslösningar som passar just ditt företag. På så sätt får du bättre kontroll på pengaflödet i verksamheten och mer tid över till att utveckla din affär.